Transformasi Digital dalam Alur Kerja Keuangan dengan Bantuan OCR AI
Transformasi digital telah menjadi faktor penting bagi institusi keuangan saat ini dalam rangka meningkatkan layanan pelanggan, menekan biaya operasional, dan meningkatkan keamanan data.
Demi memenuhi tuntutan pasar yang terus meningkat, banyak perusahaan keuangan terus mencari cara baru untuk menerapkan inovasi teknologi dalam operasi bisnis mereka.
Inovasi fintech merupakan salah satu contoh terbaik mengenai seberapa luas dan cepatnya perubahan yang terjadi di pasar.
Teknologi inovatif ini memungkinkan pengguna untuk mempercepat transaksi keuangan, mengurangi waktu dan biaya dalam pengiriman uang, dan menyediakan berbagai layanan keuangan melalui aplikasi seluler atau platform online.
Peran Transformasi Digital dalam Efisiensi di Perusahaan
Transformasi digital mencakup penerapan teknologi modern seperti Artificial Intelligence, Internet of Things (IoT), Cloud Computing, dan Data Analytic untuk mengubah cara kerja dan memperbaiki proses bisnis.
Ini bukan hanya tentang mengotomatisasi tugas-tugas rutin, tetapi juga tentang menciptakan nilai tambah melalui inovasi yang mendorong pertumbuhan bisnis.
Berdasarkan data terbaru, investasi global untuk transformasi digital sebesar $3,9 triliun pada tahun 2027.
Jumlah ini mencerminkan para investor dan organisasi bisnis yang semakin mempelajari dan terlibat dalam digitalisasi dan teknologi process automation.
Transformasi Digital kian menjadi pilihan utama dalam mewujudkan kemajuan dan peningkatan produktivitas bisnis, dan sangat dianggap sebagai bagian dari agenda strategis di perusahaan.
Selain efisiensi operasional, transformasi digital juga membawa manfaat finansial yang signifikan.
Dengan mengurangi biaya kesalahan dan meningkatkan produktivitas, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya mereka ke inovasi lebih lanjut atau ekspansi bisnis.
Ini tidak hanya meningkatkan daya saing mereka tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk menghadapi tantangan pasar yang berubah dengan lebih baik.
Dampak positif transformasi digital dalam alur kerja keuangan antara lain:
- Mengarahkan dokumen dengan tepat
- Mengurangi kesalahan manual
- Mengotomatisasi dan menyederhanakan alur kerja
- Mengintegrasikan sistem dan informasi data
- Meminimalkan atau menggantikan entri data manual yang redundan
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
- Meningkatkan kepuasan karyawan
- Mempercepat proses persetujuan
- Meningkatkan aksesibilitas
- Mendorong standarisasi dan kontrol internal
2 Contoh Transformasi Digital Dalam Alur Kerja Keuangan
Alur kerja keuangan di perusahaan membutuhkan manajemen dan pemrosesan dokumen yang akurat dan cepat, terutama jika perusahaan beroperasi dengan volume dokumen keuangan yang besar.
Misalnya, pemrosesan Invoice (faktur) dari vendor merupakan kegiatan yang memakan waktu bagi tim keuangan di perusahaan, terutama jika faktur yang diproses harus dilakukan secara manual.
Dalam beberapa kasus, proses manajemen faktur vendor secara manual mengakibatkan keterlambatan dalam pembayaran, dan kemungkinan terjadinya kesalahan saat input data karena human error.
1. Invoice Automation Menggunakan OCR AI
Pemrosesan invoice dari vendor secara manual tidak hanya dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran tetapi juga berdampak negatif bagi perusahaan, karena timbulnya denda keterlambatan pembayaran, atau bahkan hubungan yang buruk dengan vendor.
Dalam situasi ini, keterlambatan pembayaran faktur yang disebabkan oleh masalah tersebut dapat mempengaruhi relasi bisnis dengan vendor, serta dapat berdampak buruk pada reputasi perusahaan.
Untuk menghindari keterlambatan pembayaran faktur dan memudahkan proses manajemen invoice vendor, teknologi OCR AI dapat digunakan oleh perusahaan.
Dalam hal ini, teknologi OCR AI menghilangkan entri data manual dalam proses pengelolaan Invoice Vendor.
Tentu saja, implementasi OCR AI dalam alur kerja keuangan tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia karena prosesnya yang otomatis.
Dalam jangka panjang, otomasi alur kerja keuangan dapat membantu perusahaan melakukan penghematan, karena sumber daya manusia dapat fokus pada proses bisnis yang lebih strategis.
2. Transformasi Proses Account Payable Menggunakan OCR AI
Dalam proses konvensional, tim Account Payable di perusahaan membutuhkan waktu dan upaya yang cukup banyak untuk memeriksa dan memverifikasi invoice yang masuk.
Proses pemeriksaan biasanya dilakukan secara manual dan memerlukan koordinasi dengan berbagai departemen dan vendor.
Kendatipun begitu, teknologi OCR AI memungkinkan perusahaan melakukan otomatisasi invoice pada proses Account Payable.
Dalam hal ini, OCR AI memungkinkan komputer untuk mengenali angka dan huruf pada faktur. Selanjutnya, sistem memindahkan data pada invoice ke dalam sistem Account Payable tanpa perlu melibatkan pekerja manusia.
Dengan sistem faktur otomatis, perusahaan dapat mengetahui lebih cepat apabila terdapat Invoice Vendor yang belum dibayarkan atau bermasalah serta dapat menyelesaikan masalah tersebut lebih cepat.
Sejalan dengan ini, mengurangi resiko kehilangan atau tercecernya faktur pada saat pengiriman dan memastikan bahwa tidak ada faktur ganda yang diproses oleh perusahaan.
Tentu saja, perusahaan yang memaksimalkan teknologi Account Payable Automation menghemat 25.000 jam kerja
tambahan akibat kesalahan karena proses entri data manual.
Kesimpulan
Transformasi digital dalam alur kerja keuangan dengan bantuan OCR AI memberikan banyak manfaat bagi perusahaan dalam hal efisiensi dan efektivitas proses bisnis.
Implementasi teknologi ini dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan waktu pemrosesan, mengurangi biaya, dan menghilangkan resiko human error.