Mengenal Lebih Dekat Alur Kerja Account Payable
Account Payable (hutang dagang) merupakan salah satu proses yang sangat penting dalam ekosistem keuangan perusahaan.
Lantaran, proses tersebut melibatkan pengelolaan dan pelaksanaan kewajiban yang harus dibayar oleh perusahaan kepada vendor (pemasok).
Sejalan dengan ini, jika tidak diatur dengan baik dapat menjadi hambatan dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
Untuk tujuan itu, alur kerja account payable menjadi aspek penting yang perlu dipahami secara mendalam oleh tim keuangan.
Apa itu Alur Kerja Account Payable?
Alur Kerja Account Payable adalah serangkaian proses yang terstruktur dalam mengelola dan menyelesaikan kewajiban pembayaran kepada vendor (pemasok).
Alur kerja (workflow) ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap tahapan dalam proses pembayaran dilakukan dengan akurat, efisien, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Dalam dunia bisnis, mengelola Account Payable secara efisien sangat penting bagi manajemen kas perusahaan untuk kesuksesan jangka panjang.
Selain itu, AP yang efisien membantu perusahaan dalam membayar hutang secara tepat waktu dan menghindari penalti keterlambatan pembayaran.
Dalam jangka panjang, manajemen utang yang tepat memastikan bahwa perusahaan memiliki arus kas yang cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional pada saat dibutuhkan, memastikan kelangsungan bisnis yang lancar.
Proses Yang Umum Pada Alur Kerja Account Payable
Alur kerja Account Payable dalam manajemen kas perusahaan terdiri dari beberapa elemen kunci yang harus dipahami oleh setiap organisasi, antara lain:
1. Penerimaan Invoice
Pada tahap ini, perusahaan menerima Invoice dari vendor untuk barang atau layanan yang diberikan.
2. Pengecekan Invoice
Invoice yang diterima dari vendor akan dicocokkan dengan pesanan yang dilakukan dan pengiriman barang atau layanan yang diberikan, prosedur ini biasa dikenal dengan istilah PO Matching.
Proses ini terkadang membutuhkan banyak sumber daya manusia jika dilakukan secara manual, terutama dalam aktivitas bisnis yang berskala besar.
Langkah verifikasi ini penting untuk mencegah kesalahan dan meminimalkan risiko penipuan. Namun, dapat diotomatisasi menggunakan AP Automation atau perangkat lunak otomatisasi faktur.
3. Persetujuan Invoice
Setelah pengecekan Invoice dilakukan, faktur tersebut disetujui oleh manajer atau pihak yang berwenang sebelum diproses untuk pembayaran.
4. Pembayaran Invoice
Setelah persetujuan faktur, pihak AP akan memproses pembayaran faktur pada waktu yang sudah ditetapkan.
Dalam hal ini, proses pembayaran faktur ini dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan software Accounting yang membantu dalam proses pembayaran.
5. Pengarsipan Invoice
Setelah Invoice dibayarkan, faktur dan semua dokumen terkait akan diarsipkan seiring dengan kebijakan perusahaan dan persyaratan hukum.
6. Rekonsiliasi Pemasukan dan Pengeluaran
Proses rekonsiliasi dilakukan untuk memastikan bahwa total penerimaan dan pengeluaran yang dicatat sesuai dengan laporan keuangan perusahaan.
7. Pelaporan
Proses akhir dalam alur kerja AP adalah pelaporan. Tentu saja, pelaporan digunakan untuk menjelaskan posisi pembayaran utang perusahaan pada akhir periode.
Sejalan dengan itu, laporan tersebut juga memberikan gambaran mengenai status pembayaran, sumber hutang, dan bagaimana pembayaran dilakukan.
Metode Dalam Memproses Alur Kerja Account Payable
Terdapat dua pendekatan utama yang digunakan dalam proses Account Payable (AP) dalam pengelolaan pembayaran kewajiban perusahaan kepada vendor atau pemasok, yaitu manual dan otomatis.
A. Account Payable Manual
Account Payable Manual merupakan pengelolaan dan pelaksanaan setiap langkah dalam siklus pembayaran vendor secara tradisional dan menggunakan pekerjaan manusia secara langsung.
Pendekatan manual ini melibatkan banyak pekerjaan administratif yang membosankan, seperti entri data manual dengan resiko human error dan memerlukan waktu yang lama.
B. Account Payable Automation
Account Payable (AP) Automation merujuk pada penerapan teknologi seperti Optical Character Recognition (OCR), Artificial Intelligent (AI), Machine Learning (ML), dan Robotic Process Automation (RPA) yang digunakan dalam memproses alur kerja secara otomatis.
Dalam hal ini, AP Automation bertujuan untuk mengurangi keterlibatan manusia, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
Sejalan dengan itu, Pendekatan otomatis dalam proses AP memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan proses pembayaran, mengurangi kesalahan manusia yang mungkin terjadi dalam proses manual.
Kesimpulan
Alur Kerja Account Payable membantu perusahaan dalam mengelola kewajiban keuangan dengan baik, menjaga hubungan yang baik dengan pemasok, dan memastikan bahwa proses pembayaran dilakukan sesuai dengan standar dan kebijakan yang telah ditetapkan.