3 Peran Account Payable dalam Manajemen Kas Perusahaan
Manajemen kas dan pengelolaan arus kas merupakan kunci bagi keberlangsungan keuangan perusahaan.
Salah satu elemen yang memegang peranan sentral dalam dinamika ini adalah tim Account Payable (AP).
Tim Account Payable bertanggung jawab atas pengelolaan dan pembayaran Invoice Vendor.
Di sisi lain, AP merupakan gerbang utama masuknya uang ke dalam perusahaan, sehingga menjadi sangat penting untuk memastikan proses yang efektif dan efisien dalam pengelolaan arus kas.
1. Account Payable Untuk Menjaga Keseimbangan Kas
Dalam rangka meningkatkan kinerja manajemen kas, tim account payable harus memahami pentingnya tenggat waktu pembayaran invoice vendor dan penggunaan entri data otomatis pada dokumen.
Proses manajemen invoice yang efisien dapat memudahkan tim AP dalam merencanakan pembayaran yang sesuai dengan arus kas yang tersedia perusahaan.
Dengan memahami tenggat waktu pembayaran, tim AP dapat merencanakan pembayaran yang sesuai dengan arus kas yang tersedia perusahaan.
Tidak ada gunanya membayar invoice vendor sebelum tenggat waktu pembayaran. Hal tersebut hanya akan membebani kas perusahaan dan menimbulkan risiko kekurangan dana.
Sebaliknya, menyelesaikan pembayaran tepat waktu dapat membantu perusahaan mempertahankan hubungan bisnis dengan baik dengan vendor dan juga memperoleh diskon pembayaran yang ditawarkan.
Sebagai contoh, vendor mungkin menawarkan diskon jika perusahaan membayar tagihan dalam waktu 10 hari.
Dengan dukungan sistem Invoice Automation, tim AP dapat mengadopsi strategi pembayaran dengan memproses tagihan tersebut dalam waktu 3-5 hari setelah invoice vendor diterima oleh perusahaan.
Tentu saja, ini akan membantu perusahaan memanfaatkan diskon yang ditawarkan oleh vendor dan pada saat yang sama menjaga arus kas agar tetap stabil.
2. Menghilangkan Resiko Keterlambatan Pembayaran
Dengan peran yang proaktif, tim Account Payable dapat membantu meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran dan menghindari kelebihan biaya serta gangguan hubungan dengan pemasok.
Keterlambatan pembayaran dapat terjadi karena beberapa alasan, termasuk kesalahan manusia karena entri data manual atau masalah sistem.
Oleh karena itu, AP harus memiliki prosedur pengolahan tagihan yang baik, dalam rangka menghindari keterlambatan dan mengurangi resiko kehilangan diskon pembayaran diberikan oleh pemasok.
Dalam upaya untuk meminimalkan risiko keterlambatan pembayaran, Tim AP harus mengambil pendekatan proaktif.
Dalam hal ini, tim Account Payable harus memantau tenggat waktu pembayaran tagihan dengan seksama, dan bekerja sama dengan divisi lain dalam perusahaan untuk memastikan kecukupan dana untuk membayar tagihan tepat waktu.
Tentu saja, kemampuan AP untuk menghindari keterlambatan pembayaran dan mengelola kas dengan baik sangat penting bagi keberlangsungan dan pertumbuhan perusahaan.
3. Pemantauan Arus Kas Jangka Pendek dan Panjang
Pengelolaan yang baik dan terorganisir melalui sistem Invoice Automation merupakan kunci bagi AP dalam memastikan bahwa pembayaran tepat waktu dilakukan.
Dalam hal ini, AP harus dapat mengidentifikasi invoice yang memberikan dampak terhadap arus kas yang tersedia pada periode tertentu dan mengoptimalkan pembayaran faktur dalam jangka pendek dan panjang.
Melalui pemantauan jatuh tempo invoice, AP dapat mengoptimalkan perencanaan kas yang mempengaruhi keputusan bisnis seperti pada membuat rencana pengalokasian kas dan membuat keputusan terkait investasi untuk jangka pendek dan panjang.
Sejalan dengan itu, AP membantu pengelolaan arus kas jangka pendek dan panjang dengan memantau invoice yang akan jatuh tempo dan merencanakan pembayaran dengan baik.
Hal ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam mengelola kas dan menjaga keberlangsungan bisnis.
Kesimpulan
Account Payable memainkan peran yang penting dalam menciptakan landasan kuat untuk manajemen kas dan pengelolaan arus kas yang efektif.
Dengan penjadwalan pembayaran yang cerdas, negosiasi syarat pembayaran, dan pemantauan terhadap kesehatan keuangan, AP menjadi ujung tombak dalam menjaga keseimbangan keuangan perusahaan.