3 Contoh Implementasi Intelligent Document Processing Pada Bisnis

Perusahaan saat ini seringkali memproses sejumlah besar dokumen dalam berbagai format. Beberapa format yang paling umum digunakan seperti file PDF, CSV, XML, dan banyak format lainnya.

Namun, mengelola dokumen dalam format yang berbeda-beda dan memisahkan data untuk diolah secara digital pada dokumen tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan

Pemrosesan dokumen secara manual tidak hanya rentan terhadap human error namun juga memerlukan waktu yang lebih lama.

Salah satu solusi untuk mengatasi masalah tersebut yaitu dengan mengadopsi Intelligent Document Processing.

Dalam hal ini, Intelligent Document Processing (IDP) digunakan oleh berbagai bidang untuk efisiensi operasional dan mempercepat proses bisnis. Diantaranya sebagai berikut:

1. Departemen Keuangan

IDP membantu departemen keuangan mengotomasi fungsi Account Payable. IDP membaca dokumen seperti Invoice, kemudian mengekstrak informasi terkait jumlah tagihan, tanggal jatuh tempo, nama vendor, serta nomor invoice, untuk selanjutnya mengimpor data tersebut ke dalam sistem keuangan perusahaan.

Dengan Intelligent Document Processing, departemen keuangan dapat mempercepat waktu penyelesaian pembayaran, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Sejalan dengan itu, teknologi ini memudahkan proses pelacakan pekerjaan yang telah dilakukan. Untuk selanjutnya, melakukan analisis data yang membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.

2. Departemen Sumber Daya Manusia

Tidak seperti proses SDM tradisional yang menyeleksi Resume kandidat secara manual. Dengan menggunakan teknologi OCR AI, IDP membaca dokumen dan mengurai informasi seperti pengalaman kerja, keterampilan, dan latar belakang pendidikan.

Dalam hal ini, Intelligent Document Processing meringankan beban kerja departemen SDM dalam memproses Resume, menyaring karyawan, dan mengelola data SDM lainnya.

Dalam proses penyaringan, IDP melakukan pemindaian pada dokumen terkait kriteria tertentu seperti pengalaman kerja, keterampilan, atau label seperti sertifikasi tertentu.

Sejalan dengan itu, IDP bisa digunakan untuk mengelompokkan karyawan, menghitung gaji, serta memproses dokumen lain seperti kontrak kerja dan peraturan departemen.

Tentu saja, data yang diperoleh dari dokumen yang diproses menggunakan IDP akurat dan dapat diandalkan.

Dengan penggunaan Intelligent Document Processing, departemen SDM dapat meningkatkan efisiensi melalui pengurangan waktu dan biaya serta meningkatkan waktu penyelesaian pekerjaan.

3. Perusahaan Asuransi

Memeriksa dokumen klaim, memproses, dan menyetujuinya merupakan aktivitas memakan waktu dan membutuhkan banyak sumber daya manusia.

Sejalan dengan itu, proses klaim yang lambat dan tidak efisien dapat menyebabkan frustasi bagi pelanggan dan menambah biaya operasional.

Proses klaim asuransi seringkali memerlukan entri data manual seperti seperti nama pasien, nama dokter, tanggal rawat inap, diagnosis, dan prosedur medis.

Dengan Intelligent Document Processing, proses entri data manual tersebut dihilangkan. Sejalan dengan ini, perusahaan asuransi juga dapat menekan resiko human error menggunakan prosedur entri data otomatis dan menyederhanakan proses klaim bagi pelanggan.

Tentu saja, penggunaan IDP pada prosedur klaim asuransi dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional, serta mempercepat waktu penyelesaian klaim.

Kesimpulan

Implementasi IDP pada proses bisnis telah membawa perubahan signifikan dalam pengelolaan dokumen.

Dengan memahami manfaat dan tantangan implementasi IDP, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi ini secara efektif untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.