Mempercepat Proses Account Payable dengan Software AI
Invoice Vendor memegang peranan sentral dalam mengelola keuangan sebuah perusahaan.
Menurut beberapa studi, hampir 90% dari total pengeluaran perusahaan berasal kerjasama dengan vendor.
Tentu saja, dengan adanya proses yang terstruktur, perusahaan dapat menghindari risiko-risiko yang dapat muncul, seperti kelebihan pembayaran.
Bagaimanapun juga, proses faktur yang terstruktur tidak hanya membantu dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan, tetapi juga membangun kepercayaan dengan pemasok dan mitra bisnis.
Dengan Account Payable Automation Software, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan mempercepat proses persetujuan dan pembayaran faktur (invoice).
Bagaimana AI Menyederhanakan Prosedur Account Payable?
Prosedur Account Payable merupakan kumpulan langkah-langkah untuk mengelola dan membayar invoice dari vendor. Diantaranya, mempersiapkan faktur untuk diproses, disetujui, dan dibayar, hingga dan pencatatan data untuk audit selanjutnya.
Salah satu tahapan dalam proses Account Payable yaitu ketika tim AP menerima Invoice Vendor lalu mengetikkan rincian faktur ke dalam sistem akuntansi secara manual.
Tentu saja, entri data manual ke dalam sistem akuntansi memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan manusia (human error).
Dalam banyak kasus, human error diakibatkan oleh kesalahan pengetikan data secara manual.
Dengan teknologi OCR AI, rincian faktur dapat diunggah secara otomatis ke dalam sistem. Dalam hal ini, menghilangkan entri data manual ke sistem akuntansi perusahaan.
Data-data yang dibutuhkan seperti nama vendor, tanggal invoice, jumlah tagihan, dan deskripsi barang atau jasa bisa diambil langsung dari file gambar atau PDF dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi.
Dalam jangka panjang, penggunaan teknologi AI membantu perusahaan untuk mempercepat proses Account Payable dan mengurangi biaya operasional.
Cara Software AI Mengotomatiskan Account Payable (AP)
Pada fase awal otomatisasi AP, langkah pertama yang biasanya dilakukan yaitu dengan digitalisasi dokumen fisik (invoice, dokumen pajak, dll) yang diterima oleh tim AP.
Tentu saja, digitalisasi tersebut menggunakan OCR AI Nanonets, di mana teknologi ini dapat memindai dan membaca invoice yang awalnya dalam bentuk kertas (hard copy), lalu mengubahnya menjadi data digital yang dapat diproses oleh sistem.
Selanjutnya, tahap pencocokan dan verifikasi yang dilakukan secara otomatis. Dalam hal ini, Teknologi AI dan Machine Learning pada perangkat lunak AP Automation akan memvalidasi kecocokan informasi pada invoice, dokumen pajak, PO dan tanda terima pengiriman (goods receipt note).
Dengan mengotomatiskan proses pencocokan dan verifikasi, bisnis dapat mengidentifikasi perbedaan atau ketidaksesuaian, memastikan bahwa hanya faktur akurat yang lolos ke tahap berikutnya.
Demikian juga pada tahap ke 3 yaitu Approval Workflow. Tentu saja, berdasarkan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi. Sistem otomatisasi AP akan mengarahkan invoice vendor ke personel atau departemen terkait untuk disetujui.
Dengan nyata, pendekatan sistematis tersebut memastikan peninjauan tepat waktu, mencegah faktur terlewatkan, dan memelihara jejak audit yang jelas atas semua tindakan persetujuan.
Kesimpulan
Bagi sebagian orang, teknologi AI mungkin terdengar sangat teknis dan sulit untuk dimengerti.
Namun, dengan menggunakan AP Automation Software, perusahaan dapat mulai menerapkan kemampuan AI ke dalam proses bisnis mereka tanpa perlu melalui proses pembelajaran yang berat.