5 Manfaat Dokumen Digital Untuk Perusahaan
Meningkatnya efisiensi membantu organisasi tumbuh dan berkembang. Dalam hal ini, cara terbaik untuk efisiensi dalam organisasi yaitu dengan menghilangkan proses manual.
Dokumen bagian penting operasi harian organisasi, seringkali menghabiskan banyak waktu karena prosesnya yang manual. Oleh karena itu, dokumen digital merupakan solusi yang tepat dalam mencapai efisiensi.
Dalam situasi ini, teknologi menghadirkan solusi untuk masalah kehilangan dokumen dan mencari arsip.
Dengan mengkonversi dokumen fisik menjadi format digital, perusahaan dapat menyimpannya dalam sistem manajemen dokumen terpusat dan mudah diakses kapan saja.
Dokumen digital tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga memberikan manfaat bagi karyawan.
Sebagai contoh, karyawan mengakses dokumen secara jarak jauh melalui komputer atau perangkat seluler, membuat pekerjaan mereka lebih fleksibel.
Selain itu, dokumen digital juga memudahkan karyawan berkolaborasi dengan kolega mereka, meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
1. Dokumen Digital Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Banyak keuntungan dengan mengkonversi semua dokumen fisik menjadi format digital. Contohnya, memungkinkan anggota tim mengaksesnya dari kapan saja.
Sejalan dengan ini, karyawan yang dapat memproses dokumen dari tempat mana saja membantu produktivitas pekerjaan tim. Terutama dalam situasi kerja jarak jauh di mana anggota tim tidak berada pada satu lokasi.
Lebih lanjut, anggota tim bisa mengurus pekerjaan ketika sedang berada di luar daerah, bahkan di luar negeri sekalipun. Hal ini tentunya mengoptimalkan produktivitas pekerjaan tim.
2. Data Lebih Aman dalam Format Digital
Meskipun kertas masih banyak digunakan, namun penggunaan dokumen digital yang aman dan mudah diakses semakin diminati.
Berbeda dengan cara mengakses dokumen kertas, di mana seseorang harus pergi ke lokasi fisik dokumen tersebut.
Dengan dokumen digital, seseorang hanya perlu memberikan akses ke dokumen tersebut kepada orang yang membutuhkannya.
Meskipun terdapat risiko keamanan pada dokumen yang disimpan di perangkat, dokumen digital yang dilindungi oleh sandi atau enkripsi akan lebih sulit diakses oleh orang yang tidak berwenang.
Bahkan jika perangkat tersebut hilang atau dicuri, seseorang masih dapat mengakses data tersebut karena tersimpan di cloud dan hanya dapat diakses melalui akun yang terdaftar.
3. Dokumen Digital Baik untuk Lingkungan
Menurut penelitian yang dilakukan oleh Road Runner, kertas merupakan salah satu penyumbang terbesar limbah kotor.
Dalam penelitiannya, Road Runner menemukan bahwa kertas menyumbang sekitar 70% dari total limbah yang dihasilkan setiap hari.
Kertas yang dimaksud adalah setiap jenis kertas termasuk kertas koran, kertas printer, dan kertas bekas.
Hal ini menjadi perhatian bagi lingkungan karena pembuangan kertas yang tidak tepat menimbulkan dampak negatif pada lingkungan.
Adanya teknologi digital seperti dokumen digital, email, dan penggunaan alat seperti Google Docs dan Dropbox, memudahkan pembatasan penggunaan kertas dalam kegiatan sehari-hari.
4. Dokumen Digital Tidak Membutuhkan Ruang Fisik
Masalah dari penyimpanan file kertas karena membutuhkan banyak ruang fisik. Tentunya, semakin banyak kertas yang disimpan maka semakin banyak ruang fisik yang dibutuhkan.
Oleh karena ini, beralih ke sistem digital lebih disarankan. Karena sistem digital menghemat ruang fisik, dimana hanya diperlukan perangkat seperti laptop dan media penyimpanan online seperti cloud.
Dengan penyimpanan dokumen digital, seseorang dengan mudah memperbaiki dan mempertahankan dokumen tertentu tanpa harus mengganti dokumen kertas yang sudah ada, yang dapat menghemat waktu.
5. Dokumen Digital Memudahkan Akses Data Real Time
Data merupakan kunci pengambilan keputusan, terutama pada level atas seperti manajemen eksekutif dan dewan direksi.
Organisasi mengelola berbagai macam data, seperti laporan keuangan, laporan penjualan, informasi pelanggan, data industri, dan lainnya.
Dalam sistem penyimpanan digital, dokumen dapat diatur dan dikelompokkan secara rapi, sehingga dapat dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Dibandingkan dengan sistem kertas, dokumentasi digital memberikan efektivitas dalam rangkaian kerja yang efisien dan membantu tim lebih singkat dalam pemrosesan dan pengambilan keputusan.
