Mengapa Dokumen Digital Penting Untuk Bisnis Modern?
Teknologi tanpa kertas menjadi semakin populer di seluruh dunia, banyak organisasi beralih dari sistem konvensional menjadi sistem digital yang canggih.
Dalam konteks bisnis, penggunaan dokumen digital mempercepat alur kerja. Dalam hal ini, proses bisnis seperti invoice automation, tanda tangan, dan verifikasi dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat dengan bantuan teknologi digital
Sejalan dengan itu, dokumen dan data mudah diakses secara online, tanpa perlu mencari dokumen kertas secara manual.
Organisasi menikmati manfaat digitalisasi proses bisnis, seperti biaya lebih rendah, pemrosesan lebih cepat, dan kemampuan kerja jarak jauh. Oleh karena itu, penggunaan dokumen digital meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi.
Apa Itu Dokumen Digital?
Dokumen Digital adalah informasi tertulis atau grafis yang disimpan dalam format digital. Dalam hal ini, dokumen dapat berupa teks, gambar, audio, video, atau kombinasi dari berbagai jenis media tersebut.
Dokumen digital dapat diakses, dibaca, diedit, dan dibagikan melalui komputer atau perangkat elektronik lainnya yang mendukung teknologi digital.
Pada dasarnya, dokumen digital diciptakan dari awal dalam format digital atau hasil konversi dari dokumen fisik menggunakan perangkat pemindaian (misalnya, scanner).
Contoh dokumen digital termasuk file Microsoft Word (DOCX), file PDF (Portable Document Format), file Excel (XLSX), file PowerPoint (PPTX), email, JSON, XML dan banyak lagi.
Tentu saja, dokumen digital memainkan peran dalam mendukung efisiensi operasional, kolaborasi tim, dan inovasi.
3 Contoh Dokumen Digital Pada Proses Bisnis
1. Invoice
Dokumen permintaan pembayaran kepada pihak lain terkait transaksi bisnis. Dengan Invoice digital bentuk file PDF, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan mengurangi input data manual.
2. Formulir Online
Formulir online dapat berbentuk HTML atau PDF, tergantung pada tujuan formulir tersebut. Kegunaannya untuk mengumpulkan informasi dari internet secara terpusat, dan memudahkan proses pengumpulan dan pengolahan data.
3. Laporan Keuangan
Menyajikan informasi keuangan perusahaan yang umumnya berbentuk file PDF atau Excel serta dapat dibagikan dan diakses dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan, seperti investor, karyawan, dan mitra bisnis.
Kesimpulan
Dokumen digital menjadi bagian integral dari strategi digitalisasi di berbagai industri. Tidak hanya menggantikan dokumen fisik dalam kegiatan sehari-hari, tetapi juga membuka peluang untuk inovasi, kolaborasi dan pertumbuhan bisnis.