Definisi Account Payable Automation & Perannya Dalam Bisnis Modern

Account Payable manual memang memakan waktu dan bisa sangat membosankan. Tim keuangan bekerja melalui tumpukan kertas invoice dan menghubungi pemberi persetujuan yang relevan untuk memvalidasi setiap faktur.

Proses akuntansi pembayaran hutang manual tidak hanya meningkatkan risiko fraud tetapi juga membuat audit menjadi sulit.

Audit pada proses account payable biasanya dilakukan dengan cara melihat laporan fisik yang dihasilkan selama proses akuntansi tersebut. Hal ini dapat memakan waktu karena setiap laporan harus dikumpulkan dalam bentuk fisik yang berbeda.

Dalam hal modernisasi manajemen keuangan, Account Payable Automation Software menjadi alternatif yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Apa itu Account Payable Automation?

Account Payable (AP) Automation adalah penggunaan solusi perangkat lunak untuk mengotomatiskan entri data invoice, 4 Way Matching hingga pembayaran ke vendor tanpa mengubah sistem akuntansi perusahaan.

Dalam hal ini, AP Automation memungkinkan sistem mengambil alih tugas-tugas yang biasanya dilakukan secara manual, seperti input data hingga pencocokan invoice dengan bukti pengiriman (goods receipt note).

Pada dasarnya, otomatisasi account payable menjadi alternatif untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Dengan sistem invoice automation tersebut, proses akuntansi pembayaran hutang lebih efisien serta menghilangkan risiko kesalahan manusia yang terjadi saat proses manual.

Sejalan dengan itu, studi terbaru menunjukan pasar AP Automation bernilai USD 2,7 Miliar pada tahun 2021. Seperti diungkapkan oleh Allied Market Research yang dikutip dari website resminya.

Tingginya pertumbuhan pasar otomatisasi account payable ini terutama disebabkan oleh perusahaan semakin menyadari bahwa proses manual menyebabkan waktu yang lama, efisiensi yang rendah dan risiko kesalahan manusia yang tinggi.

Rupanya, AP Automation memungkinkan perusahaan memiliki skalabilitas yang lebih baik. Saat perusahaan tumbuh, jumlah tugas yang harus dilakukan oleh tim AP akan semakin meningkat.

Dengan AP Automation yang dilengkapi AI, perusahaan dengan mudah menangani peningkatan jumlah tugas, tanpa harus merekrut lebih banyak karyawan atau menambah jumlah jam kerja mereka.

AP Automation dalam Modernisasi Manajemen Keuangan

Account Payable Automation menjadi solusi yang banyak digunakan oleh bisnis modern untuk mengotomatisasi proses akuntansi pembayaran hutang.

Menurut studi Allied Market Research, Berikut faktor-faktor yang mendasari penggunaan AP Automation oleh bisnis modern:

A. Digitalisasi Proses Audit Keuangan

Seperti yang sudah dijelaskan, pertumbuhan teknologi dan digitalisasi telah mengubah cara pelanggan dan vendor terlibat dalam proses bisnis.

Penggunaan AP Automation memungkinkan bisnis untuk memiliki akses yang lebih mudah dan cepat terhadap informasi transaksi keuangan.

Jadi, seluruh dokumen dan rekaman transaksi terkait dengan pembayaran hutang akan tersedia secara digital dan terpusat dalam satu sistem, sehingga memudahkan pencarian dan pengambilan data untuk memudahkan proses audit.

Sejalan dengan itu, auditor dapat melihat bagaimana proses pembayaran hutang dikelola, termasuk persetujuan, validasi data, hingga pelacakan invoice.

Dalam situasi ini, membantu auditor mengidentifikasi potensi risiko dan menemukan solusi untuk masalah yang mungkin timbul pada proses tersebut.

Dalam sistem account payable manual, perusahaan mungkin memerlukan waktu yang lama untuk melacak dan memeriksa setiap transaksi.

B. Mempercepat Proses Pembayaran

Sistem AP Automation memungkinkan bisnis terintegrasi pada seluruh proses pembayaran hutang perusahaan. Mulai dari produksi faktur hingga pembuatan tanda terima (GRN), memastikan persetujuan yang benar, pembayaran cepat, dan manajemen pengeluaran yang lebih efisien.

Selain itu, sistem tersebut mudah dihubungkan dengan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sehingga meningkatkan fleksibilitas proses pembayaran.

Dalam hal ini, integrasi AP Automation dengan ERP memudahkan transfer data dalam jumlah besar dari akun pembayaran ke sistem ERP, yang membuat pencatatan jauh lebih efisien dan akurat.

Selain itu. proses pembayaran dapat dipantau secara real-time, dan mengurangi risiko kesalahan data dan pelanggaran kebijakan.

C. Menghemat Waktu Pemrosesan Invoice

Sistem AP Automation memberikan akses 24/7 dan tampilan status faktur secara real-time. Pada situasi ini, membantu perusahaan mengurangi jumlah pembayaran yang lewat jatuh tempo.

Dalam beberapa kasus, perusahaan bisa memilih opsi obrolan langsung atau dukungan teknis 24/7, yang menjamin bahwa masalah apa pun yang terkait dengan pembayaran secara otomatis akan ditangani oleh tim dukungan, setiap saat.

Pengguna sistem AP Automation juga mendapatkan gambaran real-time tentang status faktur. Semua informasi terkait dapat dilihat dalam satu tampilan, memberi perusahaan transparansi dan penghematan waktu dalam pemrosesan invoice.

Cara Kerja Account Payable Automation Pada Proses Bisnis

Dalam perusahaan, terdapat banyak faktur yang harus diproses dalam jangka waktu tertentu. AP Automation mempercepat proses pembayaran dengan cara mengotomatisasi pemrosesan invoice vendor sehingga membantu perusahaan dalam mengelola pembayaran dengan lebih terorganisir.

Pada dasarnya, cara kerja AP Automation melibatkan beberapa langkah utama:

1. Pengumpulan Invoice

Invoice Vendor dikumpulkan melalui berbagai saluran, seperti email, sistem elektronik, atau pemindaian manual.

2. Validasi dan Pengkodean

Setelah faktur dikumpulkan, sistem AP Automation akan memvalidasi setiap faktur untuk memastikan keaslian dan keakuratan informasi yang terkandung di dalamnya.

Proses ini sering melibatkan pencocokan informasi dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang atau jasa.

Alat-alat seperti OCR AI digunakan untuk membaca dan memahami teks dalam faktur secara otomatis.

3. Otorisasi dan Persetujuan

Setelah invoice divalidasi, langkah selanjutnya adalah mengirimnya ke pihak yang bertanggung jawab untuk persetujuan pembayaran.

Dalam sistem AP Automation, alur kerja (workflow) otomatis digunakan untuk mengarahkan faktur ke orang yang tepat berdasarkan aturan dan hierarki yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Pembayaran

Setelah mendapatkan persetujuan, sistem Account Payable Automation akan menginisiasi proses pembayaran.

Beberapa platform AP Automation bahkan terhubung langsung dengan sistem perbankan untuk memfasilitasi pembayaran secara otomatis.

Kesimpulan

Account Payable Automation memainkan peran dalam mengoptimalkan proses keuangan perusahaan.

Seperti yang sudah dijelaskan, AP Automation memungkinkan pengelolaan praktis akun pembayaran untuk akuntabilitas dan transparansi dalam transaksi keuangan operasional.