Cara Automated Procurement Systems Meningkatkan Efisiensi Pengadaan

Proses pengadaan yang efisien memegang peranan krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan.

Proses pengadaan yang tidak terkelola dengan baik dapat mempengaruhi produktivitas, efisiensi, dan bahkan citra perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan dan meningkatkan pengelolaan proses pengadaan dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.

Proses pengadaan dapat mencakup berbagai jenis kegiatan seperti pengadaan bahan baku, penyediaan jasa, atau pengadaan peralatan dan alat kerja.

Sama halnya dengan alur kerja Account Payable, di perusahaan besar dengan volume transaksi tinggi dan kompleksitas operasional yang signifikan, proses procurement membutuhkan manajemen yang ketat dan pengawasan yang baik untuk memastikan pengadaan yang andal dan efektif.

Prosedur-prosedur manajemen pengadaan yang formal dan dokumentasi yang cermat juga sangat dibutuhkan agar transaksi yang terkait dengan pengadaan dapat dipertanggungjawabkan dan dilacak dengan baik.

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, perusahaan besar dengan volume pengadaan tinggi menghadapi berbagai tantangan yang signifikan.

Berikut 7 tantangan utama yang mungkin dihadapi oleh perusahaan besar dalam konteks pengadaan:

1. Proses Manual yang Lambat

Proses pengadaan yang masih bergantung pada manual atau semi-manual dapat menjadi lambat dan memakan waktu, terutama ketika harus menangani volume yang besar dari permintaan, penawaran, dan evaluasi pemasok.

2. Kesulitan dalam Penilaian Pemasok

Memilih dan mengevaluasi pemasok dengan cara yang konsisten dan obyektif bisa menjadi rumit, terutama jika data yang diperlukan tersebar di berbagai sistem atau terdapat perbedaan prosedur antar departemen.

3. Biaya Administrasi yang Tinggi

Biaya administrasi yang tinggi akibat penggunaan sumber daya manusia untuk pekerjaan administratif berulang (repetitive task), seperti pengisian formulir, pengolahan pesanan, dan pelacakan pengiriman.

4. Ketidakpastian dalam Persediaan

Kesulitan dalam memprediksi kebutuhan persediaan karena kurangnya visibilitas dan informasi real-time mengenai inventaris yang ada dan permintaan yang akan datang.

5. Risiko Kepatuhan

Tantangan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan internal, baik dalam hal proses pengadaan maupun pemilihan pemasok, dapat menimbulkan risiko hukum yang serius.

6. Kurangnya Transparansi dan Pelacakan

Kurangnya transparansi dalam proses pengadaan dan kemampuan yang terbatas untuk melacak status pengadaan, permintaan, dan pembayaran dapat menghambat efisiensi operasional dan mengganggu koordinasi antar departemen.

7. Kesulitan dalam Analisis Data

Tantangan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menggunakan data procurement secara efektif untuk meningkatkan strategi pengadaan dan membuat keputusan yang lebih baik secara bisnis.

Alur Kerja Automated Procurement Systems dalam Tugas Pengadaan

Dengan mengotomatisasi alur kerja pengadaan menggunakan Automated Procurement Systems, bisnis dapat memastikan aliran data yang lancar di berbagai aplikasi, mengurangi kesalahan manual, menghemat biaya, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan dari siklus procurement.

Berikut penjelasan dari beberapa poin utama terkait otomatisasi pengadaan dapat terlihat dalam praktik sehari-hari dan bagaimana perangkat lunak procurement automation, dapat mengubah alur kerja pengadaan di perusahaan.

1. Pengajuan Permintaan Pembelian (Purchase Request)

Karyawan dapat dengan mudah mengajukan permintaan pembelian secara elektronik melalui portal procurement automation.

Dalam situasi ini, memudahkan karyawan untuk mengajukan permintaan pembelian, mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat proses permintaan.

2. Pembuatan Pesanan Pembelian (Purchase Order Creation)

Automated Procurement Systems menyederhanakan proses dengan secara otomatis membuat pesanan pembelian (PO) berdasarkan detail permintaan.

Sejalan dengan itu, mengurangi kesalahan manusia, mempercepat pembuatan pesanan, dan memastikan konsistensi dalam dokumen pembelian.

3. Persetujuan Pesanan Pembelian (Purchase Order Approval)

Dalam Automated Procurement Systems, PO melewati alur kerja persetujuan otomatis.

Pengguna dapat menetapkan aturan dan pemeriksaan kondisional yang telah ditentukan sebelumnya untuk memastikan konsistensi, mengurangi kesalahan, dan mencegah pengeluaran yang tidak sah.

Tentunya, memastikan bahwa setiap PO disetujui sesuai kebijakan perusahaan, mengurangi risiko pengeluaran yang tidak sah, dan meningkatkan transparansi proses persetujuan.

4. Pemberitahuan Persetujuan

Pemberitahuan persetujuan dapat dikelola dengan mudah di alat komunikasi populer seperti Slack dan Microsoft Teams. Pemberitahuan ini mencakup Tindakan Langsung (CTAs), mempermudah proses dan membantu membuat keputusan cepat.

5.Pengiriman Pesanan Pembelian (Purchase Order Dispatch)

Setelah disetujui, sistem secara otomatis mengirimkan PO ke pemasok melalui email terintegrasi atau portal pemasok seperti SAP Ariba atau Coupa.

Pada situasi ini, Automated Procurement Systems memastikan pengiriman PO yang cepat dan akurat, mengurangi keterlambatan komunikasi dengan pemasok.

6. Pengiriman Barang atau Jasa (Goods or Services Delivery)

Pemasok memproses pesanan dan memperbarui status pengiriman di portal mereka, yang kemudian disinkronkan dengan Automated Procurement Systems.

Memastikan informasi pengiriman selalu up-to-date, memungkinkan perusahaan melacak status pesanan secara real-time.

7. Pencocokan Data Faktur (Invoice Data Capture and Matching)

Automated Procurement Systems secara otomatis mengekstrak data dari invoice, PO, dan catatan pengiriman, mengurangi entri manual dan kesalahan. Untuk memastikan akurasi, dilakukan pencocokan tiga arah otomatis dengan membandingkan faktur, PO, dan catatan pengiriman sebelum memproses pembayaran.

8. Pemrosesan Pembayaran (Payment Processing)

Dengan Automated Procurement Systems, proses pembayaran berjalan lancar, memastikan semua transaksi diselesaikan dengan efisien dan tepat waktu.

9. Integrasi dengan ERP/Software Akuntansi (Integration with ERP/Accounting Software)

Automated Procurement Systems terintegrasi dengan berbagai sistem ERP dan akuntansi, memberikan pengalaman manajemen data pengadaan dan keuangan yang terpadu.

Secara signifikan memastikan aliran data yang lancar antar aplikasi, mengurangi kesalahan manual, menghemat uang, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan siklus pengadaan.

Manfaat Automated Procurement Systems di Departemen Procurement

Automated Procurement Systems merupakan solusi terintegrasi yang membantu perusahaan mengotomatiskan dan mengoptimalkan proses pengadaan. Dalam hal ini, Automated Procurement Systems dapat membantu perusahaan dalam berbagai aspek, seperti:

Identifikasi kebutuhan: membantu perusahaan mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa secara akurat dan tepat waktu.

Pencarian dan evaluasi pemasok: Automated Procurement Systems membantu perusahaan menemukan dan mengevaluasi pemasok yang tepat dengan mempertimbangkan berbagai faktor, seperti harga, kualitas, dan keandalan.

Negosiasi kontrak: Membantu perusahaan dalam negosiasi kontrak dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan kondisi yang menguntungkan.

Pemrosesan pesanan: Automated Procurement Systems membantu perusahaan dalam memproses pesanan secara efisien dan akurat.

Pelacakan dan pemantauan: Membantu perusahaan melacak dan memantau kinerja pemasok dan proses pengadaan.

Analisis data: Membantu perusahaan menganalisis data pengadaan untuk mendapatkan wawasan yang berharga dan membuat keputusan yang lebih baik.

Dengan mengadopsi solusi teknologi ini, perusahaan besar dapat mengatasi tantangan pengadaan mereka dan mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan.