Data Capture Services Solusi Pengambilan Data dari Dokumen

Apa itu Data Capture Services? Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan cepat, perusahaan menghadapi berbagai tantangan terkait pengelolaan dokumen.

Dalam hal ini, volume dokumen yang sangat tinggi yang harus dikelola oleh perusahaan setiap harinya.

Dokumen seperti invoice, purchase order, receipt, financial reports, dan surat jalan harus diproses dan diarsipkan secara cepat dan akurat.

Hal tersebut dapat mengganggu efisiensi operasional, meningkatkan biaya, dan menghambat pengambilan keputusan yang tepat waktu.

Oleh karena itu, Data Capture Services hadir sebagai solusi untuk mengatasi masalah ini dengan menawarkan cara yang efisien dan akurat dalam ekstraksi data dari dokumen.

Apa itu Data Capture Services?

Data Capture Services adalah solusi teknologi untuk mengotomasi ekstraksi data dari berbagai jenis dokumen, baik digital maupun fisik.

Tujuannya yaitu mengumpulkan data dengan cepat dan akurat, mengurangi ketergantungan pada proses manual, dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

Sejalan dengan itu, kebutuhan untuk mengumpulkan data secara cepat dan akurat menjadi sangat penting di era bisnis yang semakin digital.

Process Automation dalam pengambilan data ini tidak hanya mempercepat proses pengumpulan data dari dokumen, tetapi juga meningkatkan akurasi data yang diambil dari dokumen digital dan dokumen fisik tersebut.

Tentu saja, proses pengambilan data secara manual tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia.

Kesalahan dalam pengambilan data dapat berdampak signifikan pada operasional bisnis. Sebagai contoh, kesalahan entri data manual pada Account Payable hingga kesalahan dalam pelaporan keuangan.

Dengan adanya layanan Data Capture yang otomatis, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan ini dan memastikan bahwa data yang diperoleh adalah data yang akurat dan dapat diandalkan.

Data Capture Services memiliki keahlian dan teknologi yang diperlukan untuk memproses sejumlah besar dokumen dengan cepat dan akurat.

Dalam hal ini, menggunakan teknologi OCR AI, Artificial Intelligence (AI), dan teknik process automation lainnya untuk mengekstrak data dari dokumen secara efisien.

Teknologi-teknologi tersebut mampu memproses ribuan bahkan jutaan dokumen dalam waktu yang relatif singkat.

Data Capture Services sering kali menggunakan platform cloud untuk mengelola proses pengambilan data.

Penggunaan platform berbasis cloud tersebut memberikan beberapa keuntungan tambahan, seperti skalabilitas dan aksesibilitas.

Dengan platform cloud, perusahaan dapat dengan mudah menambah atau mengurangi kapasitas pemrosesan sesuai dengan kebutuhan mereka tanpa perlu investasi besar dalam infrastruktur teknologi.

Selain itu, data yang diambil dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, memberikan fleksibilitas yang lebih besar bagi perusahaan dalam mengelola dan menggunakan data mereka.

Teknologi Artificial Intelligence yang diterapkan dalam layanan Data Capture juga memungkinkan adanya Machine Learning, di mana sistem dapat belajar dan meningkatkan kinerjanya seiring waktu.

Ini berarti bahwa semakin lama layanan ini digunakan, semakin baik sistem dalam mengenali dan mengekstrak data dari berbagai jenis dokumen.

50 Jenis Dokumen yang Dapat Diekstraksi oleh Data Capture Services

50 jenis dokumen yang dapat diekstraksi oleh Data Capture Services
Pengelolaan dokumen manual membutuhkan sumber daya manusia dan waktu yang tidak sedikit, yang pada akhirnya meningkatkan biaya operasional perusahaan.

Selain itu, biaya untuk penyimpanan fisik dokumen juga cukup besar.

Dengan mengadopsi layanan Data Capture, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dengan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual dan mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan dengan beralih ke penyimpanan digital.

Sejalan dengan itu, Data Capture Services membantu perusahaan dengan menyediakan akses cepat dan mudah terhadap data yang diambil dari dokumen digital, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih efisien dan tepat waktu.

Berikut adalah 50 jenis dokumen yang dapat diekstraksi oleh Data Capture Services:

5 Manfaat Integrasi Data Capture Services ke Sistem Lain Seperti ERP

Integrasi Data Capture Services dengan sistem lain, seperti Enterprise Resource Planning (ERP), memberikan banyak manfaat bagi perusahaan dalam mengelola dan memanfaatkan data dengan lebih efisien.

Ketika diintegrasikan dengan Data Capture Services, sistem ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional pengelolaan berbagai proses bisnis, seperti keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, dan distribusi.

1. Mendukung Keputusan Strategis

Data yang tersedia dalam sistem ERP setelah diintegrasikan dengan Data Capture Services memberikan dasar yang kuat untuk analisis dan pengambilan keputusan strategis.

Manajemen dapat mengandalkan data yang akurat dan terperinci untuk merancang strategi pertumbuhan, mengidentifikasi peluang baru, atau mengoptimalkan operasi yang ada.

2. Otomatisasi Proses Pengambilan Data

Integrasi Data Capture Services dengan ERP mengotomatisasi proses pengambilan data dari berbagai dokumen, seperti faktur, pesanan pelanggan, dan laporan keuangan.

Teknologi seperti OCR (Optical Character Recognition) dan ICR (Intelligent Character Recognition) digunakan untuk mengekstraksi data secara otomatis dari dokumen digital maupun fisik.

Hal ini mengurangi ketergantungan pada proses manual yang lambat dan rentan terhadap kesalahan, mempercepat siklus pengolahan data dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

3. Peningkatan Akurasi Data

Dengan mengurangi intervensi manusia dalam pengambilan dan pemrosesan data, integrasi ini membantu meningkatkan akurasi data secara signifikan.

Data yang diekstraksi dengan menggunakan teknologi Data Capture lebih konsisten dan bebas dari kesalahan manusia, memastikan integritas data yang lebih tinggi dalam sistem ERP.

Hal ini penting untuk keputusan bisnis yang tepat dan untuk memenuhi kebutuhan audit dan kepatuhan.

4. Visibilitas dan Aksesibilitas Data yang Lebih Baik

Data yang diekstraksi oleh Data Capture Services dapat diintegrasikan secara langsung ke dalam modul-modul ERP yang relevan, seperti keuangan, inventaris, atau manufaktur.

Ini meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas data di seluruh organisasi, memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengakses informasi yang mereka butuhkan tanpa harus mencari melalui berbagai dokumen atau sistem terpisah.

5. Mempercepat Proses Bisnis

Integrasi ini juga mempercepat berbagai proses bisnis, seperti proses persetujuan, pengiriman barang, dan penagihan pelanggan.

Data yang tersedia secara real-time dan akurat memungkinkan perusahaan untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan pasar atau kebutuhan pelanggan, meningkatkan daya saing dan kepuasan pelanggan.