Otomatisasi Pengelolaan Bill of Lading di Perusahaan Logistik

Banyak perusahaan logistik dan manufaktur menangani ribuan pengiriman setiap hari, dan mengelola Bill of Lading (B/L) dalam jumlah besar dapat menjadi tugas yang berat.

Dalam situasi seperti itu, risiko kesalahan manusia (human error) meningkat secara signifikan, yang menyebabkan kesalahan pencatatan data yang berpotensi mengakibatkan keterlambatan pengiriman.

Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan dapat mengadopsi teknologi yang mendukung digital transformation di perusahaan, seperti intelligent document processing untuk efisiensi dan sistem yang mendukung Artificial intelligence (AI) yang dapat mengurangi intervensi manual dalam penanganan B/L.

Salah satu tantangan utama yang dihadapi perusahaan dalam mengelola Bill of Lading adalah penanganan manual formulir B/L berbasis kertas.

Penanganan B/L secara manual dapat menyebabkan keterlambatan dalam pencatatan, pelacakan, dan verifikasi data pengiriman.

Sejalan dengan itu, pengelolaan Bill of Lading secara manual dapat menyebabkan kesalahan entri data, yang dapat menyebabkan kesulitan logistik dan keuangan.

Untuk mengatasi tantangan ini, banyak perusahaan logistik dan manufaktur kini menggunakan teknologi otomatisasi pengelolaan Bill of Lading, seperti validasi data dan pembuatan faktur.

3 Tantangan dalam Proses Manual Bill of Lading

Tak berlebihan jika Bill of Lading Disebut Tulang Punggung Perdagangan Global, karena peran krusial dokumen tersebut dalam setiap pengiriman. Namun, pengolahan manual BoL menghadirkan berbagai tantangan signifikan yang dapat mempengaruhi efisiensi, akurasi, dan bahkan profitabilitas dalam proses pengiriman barang.

Berikut 3 masalah utama yang sering dihadapi dalam pengelolaan BoL secara manual

1. Proses Panjang yang Menghambat

Bill of Lading merupakan dokumen penting yang digunakan dalam pengiriman internasional untuk memastikan bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pengangkut dan akan dikirim ke penerima yang benar.

Dalam proses manual, dokumen ini harus diperiksa secara teliti untuk memastikan bahwa semua informasi yang tercantum sudah benar.

Selain itu, koordinasi antara berbagai departemen dan pihak terkait, seperti pengirim, pengangkut, dan penerima, juga memerlukan waktu tambahan, terutama jika ada perbedaan waktu atau hambatan komunikasi.

2. Dampak pada Rantai Pasok (Supply Chain)

Proses yang lambat dalam pembuatan dan pengolahan dokumen pabean dapat mengurangi efektivitas rantai pasok secara keseluruhan.

Ketika waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan Bill of Lading dan dokumen pabean lainnya bertambah, hal ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman barang.

Keterlambatan ini tidak hanya berdampak pada biaya penyimpanan dan transportasi, tetapi juga dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan dan waktu pengiriman.

3. Kesalahan Entri Data dan Akurasi Dokumen

Kesalahan dalam memasukkan data merupakan salah satu masalah terbesar dalam pengolahan manual B/L.

Proses manual memerlukan penginputan data secara individu, yang dapat meningkatkan risiko kesalahan manusia. 3 jenis kesalahan yang umum terjadi antara lain:

• Angka atau huruf yang salah ketik dapat mengubah informasi penting, seperti jumlah barang atau alamat tujuan.
• Informasi yang disalin dari satu dokumen ke dokumen lain secara manual dapat mengalami perubahan atau hilang.
• Informasi yang salah atau tidak lengkap dapat menyebabkan kebingungan dan penundaan dalam proses pengiriman.

Mengoptimalkan Pengolahan BoL dengan Process Automation

Dengan implementasi teknologi otomatisasi, pengolahan Bill of Lading (BoL) dapat dilakukan dengan lebih efisien dan akurat.

Dalam hal ini, Otomatisasi pengolahan Bill of Lading melibatkan penerapan berbagai teknologi canggih. Beberapa 4 teknologi utama yang digunakan dalam proses ini meliputi:

1. Optical Character Recognition AI (OCR AI)

Dengan menggunakan OCR AI, informasi dari Bill of Lading yang dipindai dapat diubah menjadi teks digital secara otomatis.

Dalam konteks B/L, OCR AI dapat digunakan untuk mengekstrak informasi penting seperti nama pengirim, penerima, deskripsi barang, dan jumlah dari dokumen B/L yang dipindai.

Teknologi ini mengurangi kebutuhan untuk penginputan data manual dan meminimalkan risiko kesalahan pengetikan.

2. Robotic Process Automation (RPA)

Salah satu tugas utama dalam pengolahan BoL adalah penginputan data dari dokumen fisik ke dalam sistem digital.

Dengan RPA (Robotic Process Automation), data dari BoL dapat diekstraksi secara otomatis dan diinput ke dalam sistem tanpa perlu intervensi manusia.

RPA dirancang untuk meniru interaksi manusia dengan aplikasi perangkat lunak dan sistem, menjalankan tugas-tugas seperti penginputan data, pemrosesan dokumen, dan verifikasi informasi dengan cepat dan akurat.

3. Document Management System (DMS)

Mengelola Bill of Lading (B/L) secara efisien sangat penting untuk memastikan kelancaran rantai pasok dan kepuasan pelanggan.

Namun, proses manual seringkali rentan terhadap kesalahan, keterlambatan, dan kesulitan pelacakan. Di sinilah, solusi otomatisasi berbasis Docuflo Document Management System (DMS) menjadi kunci transformasi.

Dengan Docuflo DMS, perusahaan dapat secara revolusioner menyimpan, mengakses, dan mengelola seluruh dokumen B/L secara elektronik dan terpusat.

Selain itu, sistem ini menyediakan fitur pencarian canggih dan pelacakan dokumen secara real-time. Hal ini mempermudah akses dan pengelolaan ribuan dokumen B/L hanya dalam hitungan detik, menghilangkan risiko kehilangan atau duplikasi.

Lebih lanjut, otomatisasi alur kerja (workflow) dalam Docuflo memastikan B/L dikirim, ditinjau, disetujui, dan disimpan sesuai prosedur yang telah ditentukan, mempercepat siklus pengiriman secara signifikan.pengelolaan dokumen B/L dalam jumlah besar.

4. Intelligent Document Processing (IDP)

Intelligent Document Processing tidak hanya mengekstrak data dari dokumen tetapi juga memahami konteks, memverifikasi informasi, dan membuat keputusan berdasarkan analisis data.

Sejalan dengan itu, teknologi IDP dapat memeriksa dokumen terhadap standar dan regulasi yang berlaku, dan mengarahkan dokumen untuk persetujuan atau koreksi jika diperlukan.

Untuk tujuan ini, mengotomatiskan proses verifikasi dan persetujuan BoL dengan mengintegrasikan alur kerja otomatis.

Untuk selanjutnya, BoL dapat disimpan secara elektronik dalam sistem manajemen dokumen (DMS) yang terintegrasi.

Tentu saja, hal tersebut mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan mempermudah pengelolaan dan akses informasi penting.

Cara Otomatisasi Pengelolaan Bill of Lading

1. Pengumpulan dan Ekstraksi Data

Salah satu tantangan utama dalam pengumpulan dan ekstraksi data di perusahaan logistik adalah menangani data yang tidak terstruktur.

Misalnya, Invoice mungkin berisi berbagai format, bahasa, dan tata letak, sehingga sulit untuk mengekstrak informasi yang relevan secara manual.

Dalam skenario seperti itu, perusahaan dapat menggunakan teknologi OCR AI untuk mengekstrak data yang relevan dari berbagai jenis dokumen.

Selanjutnya, teknologi OCR AI menyediakan representasi terstruktur dari teks pada dokumen, yang dapat diproses atau dianalisis lebih lanjut.

2. Pembuatan Bill of Lading (BoL) Secara Otomatis

Proses pembuatan BoL melibatkan pencatatan detail pengiriman penting, seperti nama pengirim, nama penerima barang, dan detail pengiriman, yang dapat membosankan dan rentan terhadap kesalahan manual.

Dalam hal ini, pembuatan BoL otomatis memastikan bahwa ada formulir standar yang digunakan di seluruh organisasi, yang menghasilkan pengiriman yang konsisten dengan dokumentasi yang benar.

Sejalan dengan itu, pembuatan Bill of Lading otomatis dapat digunakan bersama dengan solusi otomatisasi lain seperti OCR AI dan NLP, yang dapat meningkatkan keakuratan ekstraksi dan pengaturan data.

Dengan menggabungkan teknologi ini, perusahaan dapat menyederhanakan operasi mereka dari titik ekstraksi data hingga pembuatan BoL.

3. Verifikasi Data Bill of Lading (BoL)

Proses pertama dalam verifikasi data yaitu memastikan bahwa informasi yang dimasukkan ke dalam B/L adalah akurat.

Dalam hal ini, data yang diekstraksi dari dokumen terkait seperti faktur dan daftar kemasan diperiksa kembali untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam jumlah, deskripsi barang, nama pengirim, dan penerima.

Sistem otomatis seperti OCR AI atau teknologi IDP akan memeriksa data terhadap sumber aslinya untuk memastikan kesesuaian.

4. Evaluasi dan Persetujuan Otomatis Proses Bill of Lading

Dengan otomatisasi, dokumen Bill of Lading dapat bergerak lebih cepat melalui prosedur internal, mengurangi waktu yang diperlukan untuk peninjauan dan persetujuan.

Sejalan dengan itu, evaluasi dan persetujuan otomatis memastikan bahwa semua dokumen BoL mematuhi regulasi dan kebijakan yang berlaku.

Dengan prosedur yang terstandarisasi dan dokumentasi yang terdigitalisasi, perusahaan dapat memastikan bahwa BoL yang diterbitkan sesuai dengan persyaratan hukum.