Panduan Lengkap Vendor Reconciliation dalam Proses AP

Vendor Reconciliation (rekonsiliasi vendor) merupakan proses akuntansi yang rumit yang membantu memastikan bahwa semua catatan keuangan akurat dan selaras satu sama lain.

Pada situasi ini, melibatkan peninjauan dan perbandingan menyeluruh sejumlah besar data transaksi, faktur (invoice), dan catatan pembayaran untuk mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian dan menyelesaikannya.

Tentu saja, data dikumpulkan dari berbagai sumber, termasuk dokumen kertas, catatan elektronik, perangkat lunak akuntansi, dan laporan keuangan.

Selama proses peninjauan, tim rekonsiliasi perlu memastikan bahwa setiap transaksi yang dicatat valid, lengkap, dan sah.

Namun, mempertahankan keakuratan akun dan menyelesaikan fungsi akuntansi merupakan aspek penting dari setiap organisasi.

Sebagai tambahan, proses tersebut dapat sangat memakan waktu dan biaya, menghabiskan sumber daya berharga yang dapat digunakan untuk hal lain.

Untungnya, dengan hadirnya teknologi process automation, para Process Automation Specialist kini dapat menyederhanakan tugas akuntansi dan mengurangi beban kerja manual.

Bagaimana Vendor Reconciliation Membantu Keuangan Perusahaan?

Menangani ribuan invoice vendor per bulan bukanlah hal yang mudah. ​​

Baik perusahaan kecil maupun besar, penting untuk memiliki sistem vendor invoice management yang efisien untuk mengelola proses rekonsiliasi vendor agar keuangan perusahaan tetap sehat dan terorganisir.

Oleh karena itu, baik itu bisnis kecil yang bekerja dengan beberapa vendor atau perusahaan besar yang berurusan dengan ratusan pemasok, memiliki sistem yang efektif sangat penting untuk mencapai keberhasilan.

Pada waktu yang sama perusahaan dan vendor harus memiliki saluran komunikasi yang mapan melalui sistem vendor reconciliation, memastikan respons yang cepat terhadap masalah yang muncul, dan memberikan sejumlah diantaranya sebagai berikut:

1. Mendeteksi Fraud

Ketika sistem vendor reconciliation tidak jalankan, ada kemungkinan besar bahwa beberapa pembelian yang tidak sah atau tidak terotorisasi dapat masuk ke dalam catatan keuangan.

Sebagai akibatnya, membuka peluang bagi individu yang tidak bertanggung jawab untuk membuat vendor fiktif.

Vendor fiktif dapat mengirimkan faktur palsu untuk produk atau layanan yang sebenarnya tidak pernah disediakan, mengakibatkan kerugian finansial bagi perusahaan.

Dengan rekonsiliasi vendor yang memeriksa setiap transaksi secara teliti, perusahaan dapat mengidentifikasi pola atau anomali yang mencurigakan, seperti faktur dari vendor yang tidak dikenal atau jumlah yang tidak wajar.

2. Mencegah Pembayaran Berlebih (overpayment)

Proses rekonsiliasi vendor yang menyeluruh membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian yang dapat menyebabkan pembayaran yang salah.

Dalam hal ini, mencakup membandingkan invoice vendor dengan pesanan pembelian (PO), tanda terima barang (GRN), dan faktur pajak yang sering dikenal sebagai 4 Way Matching dalam proses AP.

Dengan metode 4 way matching yang dukung OCR AI, mningkatkan efisiensi pemeriksaan faktur duplikat dan memastikan tidak ada pembayaran yang dilakukan yang melebihi jumlah yang diotorisasi.

3. Meningkatkan Stabilitas Keuangan Perusahaan

Salah satu masalah yang signifikan adalah kurangnya kejelasan yang muncul akibat rekonsiliasi vendor yang tidak memadai.

Ketika vendor statement (dokumen invoice) tidak ditinjau dan tidak selaras dengan catatan internal, ketidakjelasan keuangan dapat terjadi, yang menyebabkan kebingungan dan ketidakakuratan yang cukup besar dalam akuntansi.

Kurangnya kejelasan ini disebabkan oleh perbedaan dalam saldo yang dilaporkan ketika catatan vendor tidak cocok dengan catatan pelanggan, yang menyebabkan ketidakcocokan dan kemungkinan ketidakakuratan lebih lanjut.

Tentu saja, vendor reconciliation sangat penting untuk menjaga keakuratan catatan akuntansi dan meminimalkan masalah anggaran.

Contoh Vendor Reconciliation Format Pada Proses Bisnis

Dalam artikel ini, kita akan melihat contoh rekonsiliasi vendor menggunakan skenario antara perusahaan ABC Manufacturing dan pemasoknya, XYZ Supplies.

Seperti yang bisa dilihat, ABC Manufacturing adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan membeli bahan baku dari berbagai pemasok.

Dalam hal ini, salah satu pemasok utama mereka adalah XYZ Supplies, yang menyediakan bahan baku penting untuk proses produksi.

Pada akhir bulan, tim akun yang bertanggung jawab atas utang dagang di ABC Manufacturing melakukan rekonsiliasi vendor untuk memastikan semua transaksi dengan XYZ Supplies dicatat dengan benar dan tidak ada ketidaksesuaian.

1. Pengumpulan Dokumen

Tim akuntansi ABC Manufacturing mengumpulkan semua dokumen yang relevan dari bulan tersebut.

Tentu saja, ini termasuk invoice yang diterima dari XYZ Supplies, pesanan pembelian (purchase orders), bukti penerimaan (GRN), dan faktur pajak.

Untuk selanjutnya, dokumen-dokumen tersebut akan digunakan untuk membandingkan dan mencocokkan transaksi.

2. Pemeriksaan Invoice

Tim akuntansi memeriksa setiap faktur yang diterima dari XYZ Supplies.

Mereka memastikan bahwa semua faktur memiliki detail yang benar, seperti nomor faktur, tanggal, dan jumlah yang harus dibayar.

Faktur juga harus sesuai dengan pesanan pembelian yang telah disetujui oleh perusahaan.

3. Mencocokkan Transaksi

Langkah selanjutnya adalah mencocokkan setiap transaksi yang terdaftar dalam catatan akuntansi ABC Manufacturing dengan faktur yang diterima dari XYZ Supplies.

Ini melibatkan pengecekan apakah jumlah yang dibayar sesuai dengan jumlah yang tertera dalam faktur dan apakah semua transaksi dicatat dengan benar dalam buku besar.

4. Identifikasi Ketidaksesuaian

Selama proses pencocokan, tim akuntansi mungkin menemukan ketidaksesuaian, seperti faktur yang tidak tercatat, jumlah yang tidak sesuai, atau pembayaran yang tidak dicatat.

Misalnya, jika sebuah faktur menunjukkan jumlah pembayaran sebesar Rp10.000.000 tetapi hanya Rp9.500.000 yang dibayar, ini akan menjadi masalah yang perlu diinvestigasi.

5. Penyesuaian Catatan

Setelah ketidaksesuaian diidentifikasi, tim akuntansi melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Dalam kasus pembayaran kurang, tim harus menghubungi XYZ Supplies untuk menyelesaikan kekurangan tersebut dan mencatat penyesuaian dalam catatan akuntansi.

Sebaliknya, jika ditemukan pembayaran berlebih, tim harus mencari solusi untuk mendapatkan pengembalian dana atau mengatur kredit untuk pembelian berikutnya.

6. Verifikasi Akhir

Setelah semua penyesuaian dilakukan, tim akuntansi melakukan verifikasi akhir untuk memastikan bahwa semua catatan telah diperbarui dan akurat.

Mereka membandingkan laporan bank dengan catatan internal untuk memastikan kesesuaian akhir.

7. Pelaporan

Tim akuntansi menyusun laporan rekonsiliasi yang mencakup semua temuan, penyesuaian yang dilakukan, dan rekomendasi untuk mencegah masalah serupa di masa depan.

Laporan ini diserahkan kepada manajemen untuk ditinjau dan disetujui.

Alur Kerja Vendor Reconciliation Automation dengan OCR AI

Langkah 1: Pengumpulan Dokumen Secara Otomatis

Perbandingan antara pendekatan tradisional dan solusi otomatis untuk pengumpulan dokumen dalam proses Vendor Reconciliation, dengan fokus pada penggunaan OCR AI.

Berikut adalah penjelasan dari setiap bagian:

Proses Tradisional. Dalam pendekatan ini, tim akuntansi harus secara manual mengumpulkan berbagai dokumen seperti invoice, GRN, PO, faktur pajak, dan laporan bank. Tentu saja, proses ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga sering kali menghasilkan kesalahan karena ketidakakuratan dalam pencatatan atau organisasi dokumen.
Solusi OCR AI: Dengan OCR AI, Tim AP dapat mengunggah dokumen dalam berbagai format atau mengintegrasikannya langsung melalui alat akuntansi yang digunakan.

Langkah 2: Ekstraksi dan Standarisasi Data

Cara berbeda dalam menangani ekstraksi dan standarisasi data dari dokumen, dengan perbandingan antara pendekatan tradisional dan solusi otomatis menggunakan OCR AI.

Pendekatan Tradisional: Dalam pendekatan tradisional, data dari berbagai dokumen seperti invoice, GRN, dan faktur pajak harus diverifikasi dan dimasukkan secara manual. Proses ini sering kali menyebabkan ketidakakuratan dan inkonsistensi dalam data.
Solusi: Menggunakan teknologi OCR AI untuk mengekstrak data dengan akurasi tinggi dari dokumen.
OCR AI memungkinkan sistem untuk “membaca” teks dari gambar dokumen secara otomatis.

Langkah 3: Mencocokkan Transaksi

OCR AI menyederhanakan dan meningkatkan akurasi proses pencocokan transaksi.

Berbeda dengan pendekatan manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Pendekatan Tradisional: Dalam pendekatan tradisional, mencocokkan dokumen vendor dengan faktur dilakukan secara manual. Hal ini melibatkan pemeriksaan dan pencocokan data satu per satu, yang bisa sangat memakan waktu dan melelahkan.
Solusi: OCR AI yang dilengkapi teknologi Natural Language Processing (NLP) dan teknik fuzzy matching untuk mencocokkan transaksi secara otomatis.

Langkah 4: Menyelesaikan Ketidaksesuaian

Pendekatan Tradisional: Dalam pendekatan tradisional, mengidentifikasi dan menyelesaikan ketidaksesuaian memerlukan perhatian yang sangat detail dan bisa sangat memakan waktu.

Tim akuntansi harus secara manual memeriksa dokumen, menemukan perbedaan antara catatan, dan melakukan penyesuaian.

Proses ini sering kali lambat dan rentan terhadap kesalahan, serta dapat menambah beban kerja tim akuntansi.

Solusi OCR AI: OCR AI memudahkan proses rekonsiliasi ketidaksesuaian dengan secara otomatis mengidentifikasi dan menyoroti ketidaksesuaian dalam pernyataan vendor.

Sistem OCR AI secara rutin melakukan rekonsiliasi dan menggunakan pembelajaran mesin dari input manual untuk meningkatkan algoritma rekonsiliasi di masa depan.

Dengan cara ini, ketidaksesuaian dapat diidentifikasi dan diselesaikan dengan cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan dan penipuan.

Langkah 5: Mencegah Pembayaran Ganda

Pendekatan Tradisional: Mencegah pembayaran ganda memerlukan pelacakan dan verifikasi yang cermat dari setiap transaksi.

Namun, metode manual ini rentan terhadap kesalahan, seperti kelalaian dalam pengecekan atau duplikasi dalam pencatatan, yang dapat mengakibatkan pembayaran ganda dan mempengaruhi integritas keuangan perusahaan.

Solusi OCR AI: OCR AI menggunakan sistem otomatis untuk memantau pembayaran ganda secara berkelanjutan.

Teknologi ini memastikan bahwa setiap transaksi yang dilakukan adalah unik dan diproses dengan benar.

Dengan sistem otomatis yang terus-menerus memeriksa transaksi, OCR AI dapat mendeteksi dan mencegah pembayaran yang dilakukan lebih dari sekali.

Hal ini menjaga integritas keuangan perusahaan dan membantu dalam mengoptimalkan pengelolaan arus kas.

Langkah 6: Pencocokan Aturan Khusus dan Kompleks

Pendekatan Tradisional: Penerapan aturan khusus dan penanganan skenario kompleks sering kali dilakukan secara manual.

Ini bisa menjadi tantangan besar dan memerlukan sumber daya yang signifikan.

Solusi OCR AI: OCR AI menawarkan kemampuan pencocokan aturan khusus dan kompleks melalui mesin AI yang canggih.

Sistem ini belajar dari input manual dan menyesuaikan algoritmanya untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang unik.

Langkah 7: Pelaporan

Pendekatan Tradisional: Menghasilkan laporan yang akurat dan komprehensif dilakukan secara manual.

Selain itu, pembuatan laporan manual rentan terhadap kesalahan dan bisa memerlukan usaha ekstra untuk memastikan bahwa semua informasi yang relevan disertakan dan disajikan dengan benar.

Solusi OCR AI: OCR AI menyediakan solusi otomatis untuk pelaporan di akhir proses rekonsiliasi.

Sistem ini secara otomatis menghasilkan laporan terperinci yang mencakup informasi penting seperti saldo pembukaan, saldo penutupan, jumlah pengeluaran sesuai buku besar utang, dan uang yang dikeluarkan melalui bank, yang sesuai dengan faktur vendor.