Cara Ekstrak Data dari File PDF Tanpa Repot
PDF (Portable Document Format) adalah salah satu format file yang paling banyak digunakan untuk berbagi data penting antara bisnis.
Dalam jangka panjang, format file PDF lebih disukai karena dapat diakses secara universal di semua perangkat dan mendukung digital transformation yang bermanfaat pada otomatisasi di kantor.
Lebih jauh, File PDF sangat berguna untuk dokumen yang perlu dibagikan atau dicetak, tetapi tidak diedit, seperti kontrak, Invoice (faktur), dan bank statement.
Namun, mengekstraksi data dari file-file ini bisa menjadi tugas yang membosankan, terutama bagi bisnis yang perlu mengekstrak data dari faktur, laporan bank, formulir pajak, dan dokumen keuangan lainnya.
Proses mengekstraksi data dari file PDF dikenal sebagai ekstraksi data PDF atau parsing PDF.
Sebagai gambaran, ini merupakan tugas penting bagi bisnis dan organisasi yang perlu mengekstrak data dari dokumen keuangan.
Contohnya, industri seperti asuransi dan fintech sangat bergantung pada format file PDF untuk mengumpulkan data dari pelanggan mereka yang harus melalui beberapa lapisan pemrosesan sebelum digunakan.
Dalam hal ini, data yang diekstrak dari file PDF diubah menjadi format terstruktur seperti csv, file excel, atau json sebelum diproses lebih lanjut.
Hambatan dalam Ekstraksi Data dari File PDF
File PDF adalah format yang populer untuk berbagi dan menyimpan dokumen.
Namun, mengekstrak data dari file PDF bisa menjadi tantangan karena berbagai faktor.
Salah satu tantangan utama adalah kompleksitas struktur PDF itu sendiri.
Dalam hal ini, PDF dirancang untuk mempertahankan format dan tata letak dokumen asli, yang berarti teks, gambar, dan elemen lainnya seringkali tidak disimpan dalam urutan yang mudah dibaca oleh mesin.
1. Data Tidak Terstruktur dengan Berbagai Format
Tantangan dalam mengekstrak data dari file PDF karena data yang tidak terstruktur dan variasi dalam format.
Dalam hal ini, File PDF seringkali mengandung data yang tidak terstruktur, yang berarti data tersebut tidak diatur dalam format yang konsisten atau terorganisir.
Tentu saja, ini bisa berupa teks yang tersebar di seluruh dokumen tanpa pola yang jelas.
Sejalan dengan itu, File PDF biasanya memiliki variasi dalam hal ukuran, dan warna Font.
Selain itu, PDF juga dapat berisi tabel, gambar, dan grafik yang membuat proses ekstraksi data menjadi lebih kompleks.
Karena adanya data yang tidak terstruktur dan variasi format, mengekstrak data dari PDF secara akurat dan konsisten menjadi sulit.
Perbedaan dalam penyajian data ini mempersulit perangkat lunak atau alat ekstraksi data untuk mengenali dan mengekstrak informasi dengan benar.
2. Scanned Documents
Mengekstrak data dari file PDF yang terdiri dari gambar dokumen yang dipindai (scanned documents).
Umumnya, beberapa file PDF dibuat dari gambar dokumen yang dipindai, bukan dari teks digital yang dapat dipilih atau disalin.
Untuk satu hal, ini berarti bahwa untuk mengekstrak teks dari jenis PDF ini, diperlukan teknologi Optical Character Recognition (OCR).
Walaupun demikian, akurasi OCR AI dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor. Salah satu faktor utama adalah kualitas pemindaian.
Jika gambar yang dipindai memiliki kualitas rendah, misalnya buram atau resolusi rendah, OCR mungkin kesulitan untuk mengenali teks dengan benar.
Begitu pula, beberapa bahasa atau karakter mungkin lebih sulit dikenali oleh teknologi OCR dibandingkan bahasa lainnya.
3. Tata Letak Kompleks dalam Dokumen
Tantangan yang dihadapi dalam mengekstrak data dari file PDF yang memiliki tata letak kompleks.
Secara menyeluruh, File PDF seringkali memiliki tata letak yang rumit, yang dapat membuat proses ekstraksi data menjadi sulit.
Tata letak ini bisa mencakup berbagai elemen seperti tabel, gambar, dan teks yang diatur dalam pola yang kompleks.
Salah satu contoh tantangan adalah tabel yang membentang di beberapa halaman.
Dalam situasi ini, berarti bahwa informasi tabel tidak terletak pada satu halaman saja, sehingga menyulitkan proses ekstraksi data yang akurat karena harus menggabungkan data dari berbagai halaman.
Di samping itu, data dalam file PDF mungkin tersebar di seluruh dokumen, tidak terorganisir dalam satu lokasi yang mudah diakses.
Misalnya, informasi penting bisa berada di berbagai bagian dokumen yang berbeda, membuatnya lebih sulit untuk dikumpulkan dan diproses dengan tepat.
4. Berisi Volume Data Yang Besar
Tantangan yang dihadapi saat mengekstrak data dari file PDF yang berisi volume data yang besar.
Hal pertama yang perlu diingat, File PDF seringkali menyimpan sejumlah besar data, baik dalam bentuk teks, tabel, atau gambar.
Ketika sebuah file PDF mengandung banyak informasi, volume data yang harus diproses menjadi sangat besar.
Oleh karena itu, menangani volume data yang besar secara manual dapat menjadi sangat memakan waktu dan sulit.
Proses manual ini bisa melibatkan membaca dokumen, menyalin informasi, dan memasukkannya ke dalam format yang dapat digunakan, yang membutuhkan banyak usaha dan waktu.
Ekstrak Data Menggunakan PDF Converters
PDF Converters (konverter PDF) adalah alat perangkat lunak yang dapat mengubah dokumen PDF ke format file lain, seperti Microsoft Excel atau CSV.
Meskipun konversi PDF tidak sama dengan ekstraksi data, metode ini dapat berguna untuk mengekstrak teks dari file PDF yang terstruktur dengan tabel atau format yang konsisten.
Dengan integrasi PDF Converters, proses mengelola pembayaran tagihan dan Invoice Vendor menjadi dapat diotomatisasi.
Misalnya, ketika Invoice diterima dalam format PDF, software otomatisasi seperti Robotic Process Automation dapat menggunakan PDF Converters untuk mengekstrak data penting seperti jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, dan informasi pemasok.
Beberapa konverter PDF juga menawarkan fitur canggih seperti konversi PDF ke suara atau video, yang bermanfaat bagi pengguna dengan gangguan penglihatan atau yang lebih memilih format audio.
Keunggulan
- Kemudahan Konversi: PDF Converters dapat mengubah file PDF ke format lain yang lebih mudah untuk ekstraksi data, seperti Excel atau CSV, memudahkan analisis data.
- Kesesuaian untuk PDF Terstruktur: Alat ini cocok untuk file PDF dengan format yang konsisten dan terstruktur, seperti tabel dan formulir yang rapi.
Keterbatasan
- Tidak Cocok untuk Data Tidak Terstruktur: PDF Converters kurang efektif untuk file PDF dengan tata letak kompleks atau data yang tidak terstruktur.
- Kemungkinan Kesalahan: Proses konversi bisa memperkenalkan kesalahan, seperti teks yang hilang atau format yang tidak sesuai.
- Kemampuan Terbatas: Konverter PDF mungkin tidak dapat mengekstrak data spesifik dengan presisi, terutama dari dokumen yang sangat kompleks.
Secara keseluruhan, konverter PDF menawarkan cara praktis untuk mengubah file PDF ke format lain, tetapi memiliki keterbatasan dalam menangani data tidak terstruktur dan tata letak kompleks.
Ekstrak Data Menggunakan PDF Table Extraction Tools
PDF Table Extraction Tools adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengekstrak tabel dari file PDF.
Dalam hal ini, PDF Table Extraction Tools memungkinkan pengguna untuk secara otomatis mengidentifikasi dan mengekstrak tabel, kemudian mengkonversinya ke dalam format digital seperti Microsoft Excel atau CSV.
Kadang kala, PDF Table Extraction Tools dapat diintegrasikan ke dalam alur kerja Document Management System, memungkinkan ekstraksi data otomatis dari dokumen yang diunggah.
Tentu saja, data yang diekstrak dapat diintegrasikan ke dalam sistem analitik atau database perusahaan, memungkinkan analisis yang lebih mendalam dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Oleh karena itu, dokumentasi dan pelacakan yang lebih baik, perusahaan dapat lebih mudah mematuhi regulasi dan standar industri.
Keunggulan
- Identifikasi Otomatis: Alat ini dapat secara otomatis mendeteksi dan mengekstrak tabel dari file PDF tanpa perlu intervensi manual, mempercepat proses ekstraksi data.
- Format Digital: Tabel yang diekstrak dapat diubah ke format digital seperti Excel atau CSV, memungkinkan manipulasi dan analisis data yang lebih mudah.
- Cocok untuk PDF Terstruktur: Sangat efektif untuk file PDF yang memiliki tabel terstruktur, memudahkan akses data.
Keterbatasan
- Tidak Mendukung Dokumen yang Dipindai: Alat ini tidak dapat mengelola dokumen yang hanya berisi gambar tabel hasil pemindaian, karena memerlukan teks digital.
- Kemampuan Terbatas untuk Data Spesifik: Kemampuannya terbatas dalam mengekstrak data spesifik di luar tabel yang ada.
- Data Tidak Terstruktur: Kurang efektif untuk file PDF yang memiliki data tidak terstruktur atau format yang tidak konsisten.
PDF Table Extraction Tools merupakan solusi efisien untuk mengelola data tabel, tetapi memiliki keterbatasan dalam menangani dokumen yang dipindai dan data tidak terstruktur.
Menggunakan Intelligent PDF Data Extraction
Intelligent PDF Data Extraction adalah alat yang kuat untuk mengotomatisasi ekstraksi data dari dokumen PDF.
Metode ini memanfaatkan teknologi OCR AI untuk mengidentifikasi dan mengonversi teks dari gambar dokumen menjadi format yang dapat dibaca mesin.
Selain informasi teks, pemahaman tentang tata letak dan gaya dokumen juga penting untuk memahami gambar dokumen dengan lebih baik.
Dengan kemajuan dalam Kecerdasan Buatan (AI), khususnya inovasi dalam pembelajaran MultiModal, hasil ekstraksi data menjadi sangat akurat dan mutakhir (State of the Art/SOTA).
Dukungan untuk PDF Asli dan Dipindai
Salah satu keunggulan utama dari Intelligent PDF Data Extraction yaitu kemampuannya untuk mengekstrak data dari PDF baik yang asli maupun yang dipindai.
Dalam hal ini, dimungkinkan melalui penggunaan teknologi OCR, yang memungkinkan ekstraksi teks dari dokumen yang hanya berupa gambar.
Keunggulan
- Hasil Akurat Tinggi: Penggunaan algoritma AI/ML memberikan hasil ekstraksi yang sangat akurat
- Dukungan untuk PDF Asli dan Dipindai: Mampu menangani kedua jenis file PDF, berkat teknologi OCR.
- Ekstraksi Data dari Dokumen Semi-Struktur dan Tidak Terstruktur: Dapat menangani berbagai jenis dokumen dengan struktur yang berbeda-beda.
- Adaptif terhadap Struktur dan Jenis Data yang Berubah: Fleksibel dalam menangani perubahan dalam struktur dokumen.
- Mendukung Banyak Bahasa: Dapat menangani dokumen dalam berbagai bahasa.
Keterbatasan
- Memerlukan Pelatihan dan Pengembangan Data yang Signifikan: Untuk memastikan akurasi, diperlukan pelatihan data yang ekstensif.
- Mungkin Tidak Cocok untuk Dokumen yang Sangat Terstruktur: Dokumen dengan struktur yang sangat teratur dapat lebih mudah diekstraksi menggunakan metode berbasis aturan.
- Memerlukan Sumber Daya dan Daya Komputasi yang Lebih Banyak: Dibandingkan dengan metode berbasis aturan, metode ini mungkin membutuhkan lebih banyak sumber daya dan kekuatan komputasi.
Secara keseluruhan, ekstraksi data PDF cerdas menawarkan solusi yang sangat efektif untuk mengelola data dari berbagai jenis dokumen PDF, namun juga memerlukan investasi dalam pelatihan data dan sumber daya komputasi.