Apa itu Otomasi AP?

Otomatisasi hutang dagang, atau otomatisasi AP, adalah penggunaan teknologi dan perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas dan alur kerja yang terlibat dalam proses hutang dagang. Proses ini mencakup tugas-tugas seperti menerima/memproses faktur, entri data, persetujuan, dan pembayaran.

Otomasi AP bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan proses hutang piutang. Ini juga mengurangi beban kerja manual, kemungkinan penipuan, dan biaya untuk bisnis.

Bagaimana cara kerja otomatisasi AP?

Hutang dagang (AP) memainkan peran penting dalam bisnis karena bertanggung jawab untuk mengelola dan melunasi hutang perusahaan kepada pemasok dan vendor. Ini adalah komponen penting dari operasi keuangan bisnis dan terkait erat dengan manajemen arus kas. AP bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tagihan dan faktur dibayar tepat waktu dan bahwa perusahaan tidak dikenakan denda keterlambatan pembayaran atau merusak hubungannya dengan pemasok. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mempertahankan hubungan positif dengan pemasoknya, mengelola arus kas, penganggaran, dan kepatuhan keuangannya.

Penggunaan otomatisasi di AP membantu dalam setiap langkah proses AP. Langkah pertama dalam otomatisasi AP adalah penerimaan dan pengambilan faktur.

Faktur mungkin dalam berbagai format dan diterima dalam berbagai cara, seperti email, faks, atau surat pos. Faktur pertama kali dipindai dan didigitalkan, memungkinkannya disimpan, diakses, dan diproses secara elektronik dengan mudah. Setelah faktur didigitalkan, mereka dapat secara otomatis dicocokkan dengan pesanan pembelian dan dialihkan untuk persetujuan melalui alur kerja otomatis.

Langkah selanjutnya adalah entri data dan validasi. Perangkat lunak otomasi AP menangkap data terkait dan ditentukan pengguna dari faktur dan secara otomatis mengisi bidang dalam sistem keuangan perusahaan, mengurangi kebutuhan entri data manual. Ini juga membantu memastikan keakuratan data, karena perangkat lunak dapat memvalidasi bahwa faktur cocok dengan pesanan pembelian dan semua kolom wajib diisi.

Langkah ketiga otomatisasi AP adalah proses persetujuan. Faktur dialihkan melalui alur kerja otomatis untuk persetujuan oleh pihak yang sesuai. Proses ini dapat dikonfigurasi untuk menyertakan tingkat persetujuan yang berbeda, bergantung pada nilai faktur atau departemen yang terkait dengannya. Alur kerja otomatis memudahkan untuk melacak dan memantau proses persetujuan, memastikan bahwa faktur diproses tepat waktu.

Setelah faktur disetujui, faktur siap untuk pembayaran. Perangkat lunak otomasi AP dapat diintegrasikan dengan sistem keuangan perusahaan untuk menghasilkan kumpulan pembayaran dan menjadwalkan pembayaran berdasarkan ketentuan pembayaran perusahaan. Hal ini dapat memastikan bahwa tagihan dibayar tepat waktu, mengurangi risiko biaya keterlambatan dan biaya bunga.

Akhirnya, seluruh proses dilacak dan dilaporkan. Perangkat lunak melacak semua faktur, pesanan pembelian, dan pembayaran, memberikan visibilitas waktu nyata ke seluruh proses hutang dagang. Ini memungkinkan pemantauan dan pelaporan yang lebih mudah, yang dapat membantu kepatuhan, penganggaran, dan perkiraan.

Manfaat otomasi AP

Munculnya digitalisasi telah secara drastis mengubah cara pelanggan dan bisnis berinteraksi, dan telah menciptakan platform baru untuk pertukaran ide. Otomasi dipandang sebagai satu-satunya cara menuju peningkatan layanan, dan efisiensi dalam proses keuangan. Selain itu, bisnis semakin beralih ke platform digital untuk mengelola aset keuangan mereka, sebuah tren yang semakin cepat selama pandemi COVID-19. Akibatnya, permintaan akan solusi pembayaran digital dan pemrosesan faktur yang lebih cepat mendorong pertumbuhan pasar otomasi utang dagang.

Beberapa cara khusus di mana otomatisasi AP meningkatkan efisiensi adalah:

Meningkatkan akurasi

Dengan mendigitalkan PO, faktur, dan kuitansi, bisnis dapat menghilangkan kebutuhan akan pengarsipan dokumen semacam itu secara manual, yang pada gilirannya dapat mengurangi risiko kehilangan dan kesalahan serta meningkatkan aksesibilitas ke data.

Pencocokan faktur

Perangkat lunak otomasi AP dapat secara otomatis mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan tanda terima, sehingga memungkinkan pengelolaan proses pengadaan hingga pembayaran yang lebih baik. Proses pencocokan otomatis dapat memastikan bahwa faktur sesuai dengan pesanan pembelian yang sesuai dan hanya dibayar sekali. Selain itu, perangkat lunak dapat menyertakan cek untuk memastikan bahwa faktur belum dibayar, menghindari pembayaran ganda. Fungsi pelacakan perangkat lunak memungkinkan pengguna menerima peringatan untuk faktur duplikat, ini memungkinkan bisnis untuk menyelidiki dan mencegah pembayaran duplikat atau pembayaran yang terlewatkan.

Integrasi dengan akuntansi

Integrasi perangkat lunak otomasi AP dengan sistem keuangan perusahaan dapat memungkinkan pembuatan kumpulan pembayaran dan pembayaran terjadwal, yang pada gilirannya dapat membantu memastikan bahwa faktur dibayar tepat waktu, mengurangi risiko biaya keterlambatan dan biaya bunga.

Menyederhanakan persetujuan

Perangkat lunak otomatisasi AP dapat secara otomatis merutekan faktur ke individu atau tim yang tepat untuk disetujui. Ini dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan dengan meniadakan kebutuhan untuk perutean manual. Dengan mengaktifkan persetujuan faktur secara elektronik, tanda tangan fisik atau stempel persetujuan dapat dihilangkan.

Perangkat lunak otomatisasi AP dapat menyertakan aturan persetujuan bawaan, seperti batas pembayaran, hierarki persetujuan, atau aturan khusus lainnya. Ini dapat membantu memastikan bahwa faktur diteruskan ke individu yang benar dan bahwa proses persetujuan dilakukan sesuai dengan kebijakan dan standar perusahaan. Otomatisasi AP juga dapat dikonfigurasi untuk mengirim email atau bentuk lain dari notifikasi digital kepada pemberi persetujuan, mengingatkan mereka tentang tugas persetujuan, memberikan akses ke detail faktur dan memungkinkan mereka untuk menyetujui atau menolak faktur hanya dengan sekali klik.

Jejak audit

Perangkat lunak otomasi AP dapat memberikan jejak audit dari semua tindakan persetujuan, termasuk siapa yang menyetujui faktur, kapan mereka melakukannya dan jika ada komentar. Ini dapat digunakan untuk tujuan pelacakan dan pelaporan.

Penyesuaian

Dengan mengotomatiskan proses persetujuan faktur, perusahaan dapat memastikan bahwa semua faktur disetujui sesuai dengan kebijakan dan peraturan perusahaan, dan bahwa proses tersebut sesuai dengan persyaratan peraturan atau hukum apa pun.

Skalabilitas

Otomatisasi AP memungkinkan skalabilitas yang lebih baik dan dapat menangani beban kerja saat bisnis Anda berkembang. Dengan mengotomatiskan tugas, tim AP dapat mengurangi jumlah orang yang melakukan tugas biasa dan membebaskan sumber daya manusia untuk tugas strategis yang terkait dengan ekspansi.

Selain itu, visibilitas real-time ke dalam operasi bisnis yang diberikan oleh otomatisasi AP dapat membantu tim AP membuat keputusan yang lebih tepat, mengidentifikasi area untuk peningkatan, dan menskalakan tim mereka secara lebih efektif.

Selain itu, otomatisasi AP menawarkan serangkaian tindakan kontrol yang dapat diterapkan untuk memastikan keamanan proses keuangan dan mencegah penipuan. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menetapkan batasan persetujuan faktur, ini dapat diatur untuk individu atau kelompok tertentu dalam organisasi.

Langkah-langkah tambahan seperti persetujuan tambahan juga dapat dilakukan untuk perlindungan lebih lanjut terhadap aktivitas penipuan. Fitur pelaporan dan analitik yang disediakan oleh solusi otomatisasi AP juga membantu meningkatkan transparansi dan visibilitas selama proses, yang membuatnya lebih mudah untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan atau tidak biasa, memungkinkan tindakan tepat waktu untuk diambil. Kombinasi langkah-langkah ini dapat sangat mengurangi risiko penipuan dan meningkatkan keamanan proses keuangan secara keseluruhan.

Otomatisasi AP berguna dalam konteks B2B dan B2C karena dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan pemanfaatan sumber daya. Selain itu, kapasitas sistem untuk melacak dan mendokumentasikan semua faktur, pesanan pembelian, dan pembayaran memungkinkan visibilitas keuangan secara real-time, yang dapat menjadi sangat penting untuk memastikan kepatuhan dan merencanakan anggaran serta peramalan secara efektif.

Tidak mengherankan, pasar otomasi AP diperkirakan akan meningkat secara substansial di tahun-tahun mendatang. Menurut survei oleh Data Bridge Market Research, pasar otomasi hutang dagang diproyeksikan mencapai nilai USD 5.809,38 juta pada tahun 2029, dengan tingkat pertumbuhan tahunan gabungan sebesar 10,8% antara tahun 2022 dan 2029.

Apakah perangkat lunak otomasi AP meningkatkan hubungan dengan pemasok?

Manajemen keuangan yang efisien sangat penting untuk setiap bisnis untuk beroperasi secara efektif. Otomatisasi AP menyediakan sarana untuk memproses faktur dengan cepat dan akurat, yang pada gilirannya membantu memperkuat hubungan pemasok dengan memastikan pembayaran tepat waktu. Dengan berintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan, otomatisasi AP dapat secara otomatis menghasilkan kumpulan pembayaran dan menjadwalkan pembayaran berdasarkan ketentuan pembayaran perusahaan, yang dapat memungkinkan kepatuhan terhadap ketentuan yang disepakati.

Sebagian besar perangkat lunak otomasi AP menyertakan alat komunikasi bawaan, seperti email atau bentuk lain dari pemberitahuan digital (pesan pintar, dll.), yang dapat memberi tahu pemasok tentang status faktur dan pembayaran mereka. Ini dapat membantu meningkatkan komunikasi dan mengurangi kesalahpahaman dan perselisihan, yang dapat membangun kepercayaan antara bisnis dan pemasoknya.

Pencocokan faktur secara otomatis dengan pesanan pembelian dan tanda terima dapat mencegah kelebihan atau kekurangan pembayaran kepada vendor, dan dengan demikian mencegah perselisihan dan miskomunikasi yang mungkin membutuhkan waktu dan upaya untuk diselesaikan.

Berapa banyak yang dapat dihemat apabila menggunakan otomatisasi AP?

Otomatisasi AP dapat menghemat biaya bagi bisnis dengan mengurangi biaya tenaga kerja dan biaya keterlambatan. Sementara biaya yang terkait dengan pembayaran berbasis kertas tradisional seperti cek stok, amplop, dan prangko mudah diidentifikasi, ada juga biaya yang terkait dengan waktu yang dihabiskan untuk tugas manual terkait pemrosesan pembayaran. Misalnya, bahkan satu dokumen yang dipindai oleh petugas bergaji yang berpenghasilan $40.000 per tahun dapat memakan waktu 5 menit dan menghasilkan perkiraan biaya per dokumen lebih dari $2. Biaya-biaya ini, jika dijumlahkan, dapat berdampak signifikan terhadap efektivitas biaya keseluruhan dari proses AP. Selain itu, dengan sistem AP manual, anggota tim sering menghabiskan waktu berjam-jam untuk tugas seperti mencari faktur yang hilang atau salah tempat, dan menjawab panggilan pertanyaan.

Menurut laporan tahun 2018 oleh Goldman Sachs, B2B di Amerika Utara menghabiskan $187 miliar per tahun untuk pemrosesan AP – dan perkiraan ini hanya mencakup pemrosesan langsung dan biaya tenaga kerja; pada kenyataannya, tenaga kerja menyumbang lebih dari 90% dari biaya langsung yang dikeluarkan. Biaya pemrosesan AP otomatis, menurut laporan yang sama, hanya 33% dari biaya manual. Jumlah ini sama dengan pengeluaran tahunan hanya $62 miliar, penghematan besar bagi departemen AP.

 

 

 

 

 

 

Penundaan pada akhirnya berdampak pada arus kas, memaksa bisnis untuk mengandalkan cadangan mereka sendiri atau mengambil pinjaman agar operasi tetap berjalan. Kedua opsi ini memiliki risiko ketidakstabilan keuangan jangka panjang. Semua ini dapat dihindari dengan pemrosesan AP otomatis.

Otomatisasi AP dapat membantu meningkatkan hubungan pemasok dengan menyediakan pelacakan dan pembayaran tagihan yang lebih efisien, yang mengarah ke catatan “tepat waktu” yang lebih baik dengan pemasok. Ini dapat membantu membina hubungan yang lebih kuat dengan mereka, yang dapat membantu mengkonsolidasikan vendor menjadi pemasok strategis dalam jumlah yang lebih kecil, yang telah terbukti memiliki keuntungan fiskal.

Terakhir, otomatisasi AP menawarkan lebih banyak opsi pembayaran di luar cek kertas tradisional seperti ACH dan kartu virtual, yang dianggap lebih aman dan menguntungkan secara finansial untuk bisnis, sekaligus memenuhi preferensi pemasok, yang semuanya akan berkontribusi pada keuntungan fiskal.

Berapa biaya perangkat lunak AP biasanya?

Biaya perangkat lunak AP dapat bervariasi tergantung pada vendor, fitur yang disertakan dalam perangkat lunak, dan ukuran bisnis. Beberapa penyedia perangkat lunak AP menawarkan harga berbasis langganan, membebankan biaya bulanan atau tahunan, sementara yang lain mungkin memiliki biaya pembelian satu kali. Beberapa penyedia juga menawarkan opsi penetapan harga berjenjang berdasarkan ukuran bisnis atau jumlah pengguna.

Jumlah yang diinvestasikan untuk membeli perangkat lunak otomasi AP sering dikaitkan dengan jumlah faktur yang diproses per bulan. Solusi perangkat lunak yang mencakup keseluruhan otomatisasi AP, termasuk pemrosesan faktur front-end, pencocokan otomatis, alur kerja persetujuan, dan pengarsipan memerlukan sistem operasional yang ekstensif seperti OCR, integrasi dua arah, intelijen bisnis, alur kerja, jejak audit, dan penyimpanan ).

Kasus paling sederhana dari otomatisasi AP adalah pendekatan pemindaian dan pengarsipan, yang seperti namanya hanya mengubah semua dokumen menjadi format digital untuk tujuan pengarsipan. Meskipun membantu dengan pengarsipan dan pengambilan, itu tidak banyak membantu meningkatkan otomatisasi dan bahkan dapat menambahkan langkah ekstra ke proses. Metode ini dapat diimplementasikan dengan biaya beberapa ratus dolar dalam skala kecil, tetapi sistem manajemen dokumen elektronik dapat menelan biaya antara $10.000 dan $100.000.

Model otomatisasi AP yang lebih tinggi akan mencakup pemrosesan faktur front-end, pencocokan otomatis, alur kerja persetujuan, dan pengarsipan. Sistem yang diperlukan untuk pendekatan ini sangat kompleks dan berguna untuk bisnis yang memproses 10.000 transaksi faktur atau lebih setiap bulan. Biaya model ini dapat berkisar dari $100.000 hingga $500.000, dengan tambahan biaya lisensi perangkat lunak dan biaya dukungan personel.

Otomasi AP berbasis cloud mirip dengan model di atas tetapi memerlukan investasi infrastruktur yang lebih sedikit karena penyimpanan berada di cloud, yang menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras penyimpanan. Biaya implementasi biasanya didasarkan pada jumlah faktur yang diproses per bulan, menjadikannya pilihan yang menguntungkan bagi beberapa bisnis. Untuk bisnis yang memproses lebih dari 10.000 transaksi faktur per bulan, biaya penerapan dapat berkisar dari $20.000 hingga $35.000, dan biaya transaksi dapat berkisar dari $0,65 hingga $0,95 per faktur.

Otomatisasi AP paling canggih mencakup fitur seperti pembayaran elektronik seperti ACH, EFT, transfer kawat, dan kartu virtual. Jenis solusi ini semakin banyak digunakan dalam operasi B2B dan menyediakan metode pembayaran yang lebih aman.

Banyak penyedia juga menawarkan harga yang disesuaikan, tergantung pada kebutuhan spesifik bisnis. Penting untuk mengevaluasi fitur yang diperlukan untuk bisnis Anda dan kemudian memilih penyedia yang sesuai.

Apakah otomatisasi AP bekerja dengan sistem akuntansi lain?

Sistem otomasi AP dapat bekerja dengan sistem akuntansi lain; banyak sistem memiliki berbagai opsi integrasi, seperti API atau middleware, untuk menyediakan transfer data tanpa batas antara sistem yang berbeda. Dengan cara ini, perangkat lunak otomasi AP dapat mengambil data seperti faktur dan pesanan pembelian dari sistem akuntansi lain, memprosesnya, lalu memperbarui informasi di platform akuntansi eksternal. Dengan integrasi tersebut, bisnis dapat memanfaatkan fitur dan kemampuan otomasi perangkat lunak AP, sambil tetap menggunakan perangkat lunak akuntansi yang nyaman bagi mereka.

Platform Nanonets, misalnya, dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi lain, seperti QuickBooks dan Sage, yang memungkinkan bisnis memanfaatkan otomatisasi dan kemampuan pelaporan platform, sambil tetap menggunakan perangkat lunak akuntansi yang nyaman bagi mereka.

KESIMPULAN

Otomatisasi operasi Utang Usaha merampingkan proses penanganan faktur, pembayaran, dan transaksi keuangan lainnya, sehingga memungkinkan bisnis meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan akurasi.

Perangkat lunak otomatisasi AP seperti Nanonets berjalan pada AI dan memungkinkan pembuatan alur kerja AP yang dapat secara otomatis mengumpulkan file dan dokumen dari berbagai sumber, seperti email, dokumen yang dipindai, file/gambar digital, penyimpanan cloud, dan sistem ERP.

Selain smart capture, alat otomatisasi AP yang baik juga dapat menyesuaikan dan merekonsiliasi pengeluaran, mengelola semua alur kerja pengeluaran, mulai dari membuat laporan pengeluaran hingga mendapatkan persetujuan manajer, dan mengintegrasikan proses penutupan akuntansi bulanan dengan ERP, perangkat lunak akuntansi, atau alat bisnis apa pun yang diinginkan.

Perangkat lunak otomatisasi AP seperti Nanonets dapat membantu tim AP dalam mengurangi biaya secara signifikan sebesar 80% untuk bisnis, secara signifikan meningkatkan kecepatan pemrosesan faktur hingga 10 kali lipat dan mengoptimalkan hari AP, menghilangkan ketidakakuratan yang disebabkan oleh pemeriksaan dan verifikasi manual, mengidentifikasi dan menangani pengecualian secara cerdas dan mengarahkan mereka ke individu yang tepat, dan mengidentifikasi dan menghilangkan penipuan, pencurian, pembayaran ganda, dan inefisiensi lainnya.