Mengenal UiPath Document Understanding, Pondasi Transformasi Digital

Saat ini, bisnis menangani dokumen dalam berbagai format—mulai dari PDF, gambar hasil scan, hingga tulisan tangan. Memproses invoice, form, kontrak, atau laporan secara manual tidak hanya lambat dan rawan error, tetapi juga menghambat inovasi.

Terlebih, pesatnya laju transformasi digital. Perusahaan dihadapkan pada kebutuhan mendesak untuk meningkatkan efisiensi dan daya saing memanfaatkan teknologi Automation.

Oleh karena itu, diperlukan ragam teknologi, metodologi, dan kerangka kerja agar organisasi dapat beradaptasi dengan lanskap bisnis yang terus berubah.

Dalam hal ini, mengotomatiskan tugas-tugas berbasis dokumen yang memakan waktu, untuk mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan membebaskan sumber daya manusia untuk pekerjaan bernilai lebih tinggi.

Salah satu tool penting dalam perjalanan digital transformation yaitu UiPath Document Understanding, solusi andal yang menjadi tulang punggung intelligent automation.

Apa itu UiPath Document Understanding?

UiPath Document Understanding adalah Software Robots yang mampu mengenali pola, membaca dokumen tidak terstruktur dan berkualitas rendah lalu mengintegrasikan informasi ke dalam alur kerja digital. Dengan kata lain, teknologi ini mempermudah otomatisasi proses bisnis berbasis dokumen secara menyeluruh.

Tak hanya itu, dalam konteks transformasi digital, UiPath Document Understanding menjadi alat krusial.

Ia memungkinkan perusahaan beradaptasi lebih cepat dengan lanskap bisnis yang dinamis.

Dengan demikian, operasional menjadi jauh lebih efisien, akurasi data meningkat signifikan, dan pengalaman pelanggan terdongkrak berkat proses yang lebih lancar.

Lebih jauh, kemampuan OCR Gen AI dalam UiPath Document Understanding memastikan sistem terus belajar dan meningkatkan akurasinya dari waktu ke waktu, bahkan pada dokumen kompleks.

Otomasi Entri Data dengan UiPath Document Understanding

Di dunia bisnis, dokumen datang dalam segala bentuk. Terstruktur (formulir), semi-terstruktur (invoice, purchase order, kwitansi), dan sama sekali tidak terstruktur (email, kontrak).

Memproses berbagai variasi dokumen secara manual sangat tidak efisien dan rawan kesalahan.

Namun, inilah keunggulan UiPath Document Understanding. Tulang punggung yang memungkinkan organisasi memproses dokumen secara lebih efisien dan akurat.

Dengan bantuan teknologi seperti OCR dan AI, UiPath tidak hanya mengekstraksi data dokumen, tetapi juga memahaminya dalam konteks bisnis. Hasilnya, proses entri data otomatis dibantu AI dapat dilakukan tanpa perlu intervensi manual yang memakan waktu.

Dengan demikian, proses yang dulu memakan waktu berjam-jam kini selesai dalam hitungan detik, bebas kesalahan, dan sepenuhnya otomatis.

Tak hanya itu, kemampuan adaptif AI-nya berarti sistem terus belajar, meningkatkan akurasi ekstraksi bahkan untuk format dokumen baru atau kompleks.

UiPath Document Understanding, Solusi Otomasi Tanpa Ganti Infrastruktur Lama

Dalam transformasi digital, sistem warisan (legacy system) sering menjadi hambatan besar.

Namun, UiPath Document Understanding hadir sebagai tulang punggung otomasi cerdas yang memecahkan kebuntuan ini melalui integrasi sempurna dengan alur kerja RPA (Robotic Process Automation).

Dalam hal ini, UiPath Document Understanding mengekstrak data dari berbagai dokumen (faktur, form, kontrak) menggunakan kombinasi OCR Gen AI.

Selanjutnya, data terstruktur ini secara otomatis dan Real-Time menjadi input bagi bot RPA UiPath.

Seperti yang bisa dilihat, Bot RPA menjembatani sistem lama dengan aplikasi modern. Dikarenakan, data yang telah diekstrak ini dapat langsung digunakan oleh robot RPA untuk melakukan tindakan selanjutnya, seperti entri data ke dalam sistem ERP, pembaruan catatan pelanggan, atau sebaliknya, dokumen dari Legacy System bisa dipindai dan diproses Document Understanding untuk dialirkan ke cloud.

Sejalan dengan itu, kombinasi UiPath Document Understanding dan RPA inilah yang memungkinkan RPA untuk Integrasi Legacy System dengan IT Modern secara efisien dan scalable.

Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengganti sistem warisan mahal secara drastis. Proses bisnis kritis yang melibatkan dokumen menjadi otomatis, akurat, dan terintegrasi penuh.

Komponen Teknologi Pada UiPath Document Understanding

Dalam upaya mengotomatisasi proses bisnis berbasis dokumen, UiPath Document Understanding menghadirkan pendekatan yang canggih dan menyeluruh.

Untuk memastikan setiap dokumen dapat dibaca, dipahami, dan diolah secara akurat, teknologi ini mengandalkan empat komponen utama

Memahami komponen-komponen ini sangat penting untuk memanfaatkan potensi penuh dari platform ini dan mengintegrasikan OCR Gen AI secara efektif.

1. OCR (Optical Character Recognition)

OCR merupakan fondasi dari proses Document Understanding. Teknologi ini bertugas untuk mengekstraksi teks dari dokumen berbentuk gambar, baik itu hasil scan PDF, foto dokumen, maupun tulisan tangan. Dengan OCR, konten visual diubah menjadi data teks yang dapat diproses lebih lanjut.

Sebagai salah satu penyedia OCR AI terbaik, UiPath mendukung berbagai bahasa dan format, serta mampu mengenali dokumen dalam kondisi miring, buram, atau resolusi rendah.

Sebagai langkah awal dalam alur otomatisasi dokumen, OCR memainkan peran vital dalam menghubungkan data fisik dan digital secara cerdas, membuka jalan bagi integrasi teknologi lanjutan seperti RPA dan AI untuk meningkatkan produktivitas bisnis secara menyeluruh.

2. Classifier

Setelah teks berhasil diekstrak, langkah selanjutnya adalah mengklasifikasikan jenis dokumen tersebut.
Di sinilah peran Classifier menjadi sangat krusial. Classifier bertugas untuk mengenali dan menentukan tipe dokumen, seperti apakah itu faktur, surat jalan, kontrak, atau formulir pendaftaran.

Dengan klasifikasi yang tepat, sistem dapat menerapkan aturan dan model ekstraksi data yang sesuai.
UiPath menyediakan berbagai jenis classifier, mulai dari rule-based classifier hingga machine learning classifier yang dapat dilatih seiring waktu.

3. Data Extractor

Setelah dokumen dikenali jenisnya, langkah berikutnya adalah mengambil data penting dari dalam dokumen tersebut.

Komponen Data Extractor digunakan untuk mengekstrak informasi spesifik seperti nama pelanggan, nomor invoice, tanggal transaksi, total pembayaran, dan sebagainya.

Proses ini dapat dilakukan dengan dua pendekatan: berbasis template (fixed form) atau berbasis machine learning untuk dokumen yang tidak terstruktur.

Dengan bantuan AI, ekstraksi data menjadi lebih fleksibel dan akurat, bahkan untuk dokumen dengan tata letak yang bervariasi.

4. Validation Station

Meski sistem telah dilengkapi dengan AI dan model yang canggih, tidak semua data selalu bisa dikenali dengan sempurna.

Oleh karena itu, Validation Station hadir sebagai tempat verifikasi manual. Di sini, pengguna manusia dapat memeriksa dan mengoreksi hasil ekstraksi yang tidak yakin, ambigu, atau memerlukan validasi tambahan.

Proses ini juga membantu sistem belajar dan meningkatkan akurasi di masa mendatang.

Keempat komponen ini—OCR, Classifier, Data Extractor, dan Validation Station—merupakan pilar penting dalam arsitektur UiPath Document Understanding.

Dalam hal ini, teknologi tersebut bekerja secara berurutan dan terintegrasi untuk memastikan bahwa setiap dokumen, tak peduli seberapa rumit atau tidak terstrukturnya, dapat diproses secara otomatis.

UiPath Document Understanding Bantu Perusahaan Hadapi Tantangan Digital

Salah satu alasan utama mengapa Document Understanding sangat vital adalah kemampuannya untuk mengatasi kompleksitas dokumen.

Dalam hal ini, dokumen tidak terstruktur, khususnya, menghadirkan hambatan signifikan karena tidak adanya pola yang konsisten, membuat ekstrak data dokumen secara otomatis menjadi sangat sulit.

Di sinilah UiPath Document Understanding muncul sebagai pondasi Intelligent Document Processing kelangsungan dan keunggulan kompetitif perusahaan modern.

1. Volume Data yang Tinggi

Perusahaan modern mengelola ribuan hingga jutaan dokumen setiap tahunnya. Tanpa otomatisasi, beban kerja administrasi ini dapat memperlambat proses bisnis. UiPath Document Understanding memungkinkan perusahaan mengotomatisasi ekstraksi data, sehingga karyawan dapat fokus pada tugas yang lebih strategis.

2. Akurasi dan Efisiensi

Dengan bantuan teknologi AI dan model machine learning yang terus berkembang, tingkat akurasi pemrosesan dokumen meningkat secara signifikan. Sistem ini belajar dari koreksi yang dilakukan manusia melalui Validation Station, sehingga hasil ekstraksi data menjadi semakin presisi dari waktu ke waktu.

3. Skalabilitas Otomatisasi

Tantangan muncul ketika dokumen-dokumen untuk Digital Transformation memiliki format dan kualitas yang beragam—mulai dari hasil scan PDF yang buram, gambar yang miring, hingga tulisan tangan yang sulit dibaca.

Untuk itu, Teknologi OCR digunakan dalam platform seperti UiPath Document Understanding. Seperti yang sudah dijelaskan, manfaat utama dari OCR yaitu kemampuannya mengubah dokumen dalam bentuk gambar menjadi data teks yang dapat digunakan kembali, seperti dalam format OCR PDF Excel.

Selanjutnya, UiPath Document Understanding dengan mudah diintegrasikan ke dalam alur kerja Robotic Process Automation (RPA), memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi proses dari awal hingga akhir tanpa perlu campur tangan manusia dalam setiap tahap. Dengan demikian, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi.

4. Fleksibilitas Format Dokumen

Baik itu dokumen cetak, hasil scan PDF, gambar, maupun formulir digital, teknologi ini mampu mengenalinya. Bahkan dokumen dengan kualitas rendah, miring, atau mengandung tulisan tangan tetap dapat diproses dengan tingkat keberhasilan yang tinggi.

5. Kepatuhan dan Audit Trail

Dengan otomatisasi berbasis sistem, perusahaan dapat menyimpan catatan proses secara digital, yang membantu dalam pelacakan data, kepatuhan terhadap regulasi, serta audit internal atau eksternal.

Bagi perusahaan di Indonesia yang ingin mengimplementasikan solusi transformatif ini, bekerja sama dengan UiPath Partner di Indonesia adalah langkah yang sangat strategis.

Di sisi lain, mitra lokal ini tidak hanya menawarkan keahlian teknis dalam implementasi dan kustomisasi Document Understanding, tetapi juga pemahaman mendalam tentang lanskap bisnis dan regulasi di Indonesia.

Mereka dapat membimbing perusahaan dari tahap perencanaan hingga implementasi penuh, memastikan bahwa investasi dalam otomasi dokumen cerdas menghasilkan Return on Investment (ROI) yang maksimal dan posisi kompetitif yang lebih kuat di pasar yang dinamis.