Bagaimana Tools OCR Mempermudah Proses Akuntansi?

Penggunaan perangkat lunak akuntansi otomatis telah merevolusi cara bisnis menangani manajemen keuangan, menjadikannya lebih efisien dan hemat biaya.

Proses akuntansi yang melelahkan telah mengakibatkan banyak proses manual yang mahal dan memakan waktu.

Namun, dengan munculnya perangkat lunak akuntansi otomatis, beban tugas-tugas ini sebagian besar telah terangkat.

Dengan Tools OCR, misalnya, akuntan tidak lagi harus memasukkan data secara manual, yang secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengelola invoice, receipt, dan catatan akuntansi lainnya.

Selain Tools OCR, teknologi lain seperti robotic process automation (rpa), machine learning dan artificial intelligence (AI) telah memainkan peran penting dalam mengotomatisasi operasi akuntansi.

Dengan teknologi tersebut, perangkat lunak akuntansi dapat memproses, menganalisis, dan mengkategorikan data keuangan secara otomatis, dengan sedikit atau tanpa intervensi manusia.

Hal ini tidak hanya membuat operasi akuntansi lebih efisien tetapi juga lebih andal, mengingat akurasi dan konsistensi yang dihasilkan dari otomatisasi.

Apa itu Tools OCR untuk Akuntansi?

Tools OCR untuk Akuntansi adalah alat yang kuat dalam proses akuntansi dan pembukuan. Dalam hal ini, kemampuannya untuk mendigitalkan dokumen kertas dan mengubahnya menjadi file digital telah merevolusi industri akuntansi.

Teknologi OCR untuk akuntansi memungkinkan dokumen fisik, seperti receipt, invoice, dan pesanan pembelian (PO), dipindai ke dalam format digital yang dapat dengan mudah disimpan dan diakses.

Teknologi tersebut bekerja dengan mengenali karakter pada halaman, lalu mengkonversinya ke dalam format digital, seperti file PDF atau Excel.

Dengan melakukan ini, akuntan tidak lagi harus memasukkan data secara manual atau menyimpan dokumen dalam bentuk kertas. Sejalan dengan itu, teknologi telah mengubah cara bisnis menangani proses akuntansi mereka.

Dengan menerapkan teknologi OCR, departemen akuntansi dapat beroperasi lebih efisien dan efektif.

Tentu saja, berkurangnya dokumen kertas, menghemat waktu untuk entri data manual dan pengarsipan juga berkurang.

Selain itu, Tools OCR Akuntansi menghemat waktu, karena dapat memindai beberapa dokumen sekaligus dan mengubahnya ke dalam bentuk digital dalam hitungan detik.

Selain merampingkan proses akuntansi, teknologi OCR juga membantu memastikan akurasi.

Seperti yang sudah dijelaskan, kesalahan manusia merupakan masalah umum dalam entri data manual, tetapi teknologi OCR mengurangi risiko ini dengan mendigitalkan informasi dan mentransfernya secara otomatis ke sistem akuntansi.

Menghasilkan lebih sedikit kesalahan entri data dan pencatatan yang lebih akurat, yang pada akhirnya menghasilkan laporan keuangan yang lebih tepat.

Contoh Implementasi Tools OCR Akuntansi Dalam Proses Bisnis

Dengan memanfaatkan teknologi OCR, perusahaan dapat mengoptimalkan proses akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan data yang akurat dan terkini.

Berikut 10 contoh konkret penggunaan OCR dalam akuntansi yang dapat Anda terapkan dalam bisnis:

1. Ekstraksi Data Invoice

Data dari dokumen fisik seperti faktur dan kuitansi dapat secara otomatis diekstrak dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi.

• Otomatis mengekstrak nomor faktur, tanggal, nama supplier, item barang, harga satuan, pajak, dan total tagihan. Untuk satu hal, mendukung proses invoice automation dimana data dari dokumen fisik seperti Invoice secara otomatis diekstrak dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi.
• Memungkinkan posting data langsung ke sistem ERP atau akuntansi.

2. Pengolahan Kuitansi

• Mengidentifikasi tanggal transaksi, jumlah, deskripsi, dan merchant.
• Memudahkan dalam mengkategorikan pengeluaran dan rekonsiliasi bank.

3. Digitalisasi Slip Gaji

• Mengubah slip gaji fisik menjadi format digital untuk penyimpanan dan analisis.
• Memudahkan dalam menghitung pajak penghasilan dan tunjangan.

4. Pengolahan Laporan Keuangan

• Mengekstrak data dari laporan laba rugi, neraca, dan arus kas.
• Memudahkan dalam menganalisis kinerja keuangan perusahaan.

5. Pengenalan Tanda Tangan

• Verifikasi dokumen penting seperti kontrak dan perjanjian dengan membandingkan tanda tangan digital dengan aslinya.

6. Pengolahan Surat Jalan

• Mengekstrak nomor surat jalan, tanggal pengiriman, nama pelanggan, item barang, dan jumlah.
• Memudahkan dalam melacak pengiriman barang dan memperbarui inventori.

7. Digitalisasi Buku Besar

• Mengubah buku besar manual menjadi format digital untuk akses yang lebih mudah dan analisis yang lebih cepat.

8. Pengolahan Dokumen Pajak

• Mengidentifikasi nomor NPWP, periode pajak, jumlah pajak terutang, dan data lainnya yang relevan.
• Memudahkan dalam persiapan laporan pajak.

9. Pengolahan Dokumen Asuransi

• Mengekstrak nomor polis, nama tertanggung, tanggal mulai dan berakhir, serta rincian klaim.
• Memudahkan dalam mengelola klaim asuransi.

10. Pengolahan Dokumen Perjalanan

• Mengidentifikasi nomor paspor, tanggal lahir, dan informasi lainnya dari dokumen perjalanan untuk keperluan pelaporan keuangan.

Manfaat Tools OCR Akuntansi Dalam Proses Bisnis

1. Otomatisasi Data Entry

• Salah satu tantangan terbesar dalam akuntansi adalah proses memasukkan data secara manual.
• Tentu saja, kesalahan manusia dalam entri data manual pada proses keuangan (misalnya, AP) dapat memicu kesalahan dalam laporan keuangan. Oleh karena itu, OCR membantu meminimalkan kesalahan ini karena prosesnya dilakukan oleh komputer.

2. Digitalisasi Arsip

• Dokumen fisik membutuhkan ruang penyimpanan yang besar dan rentan terhadap kerusakan. Dengan OCR, dokumen dapat diubah menjadi format digital yang mudah disimpan pada platform Document Management System sehingga memudahkan pencarian.
• Sejalan dengan itu, dokumen digital dapat diakses kapan saja dan di mana saja, sehingga memudahkan dalam melakukan audit atau mencari informasi yang diperlukan.

3. Analisis Data yang Lebih Cepat

• Data yang telah diekstrak oleh OCR dapat langsung diproses untuk menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat dan up-to-date.
• Dengan data yang terstruktur dengan baik, akuntan dapat dengan mudah mengidentifikasi tren dan pola dalam data keuangan, membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.

4. Integrasi dengan Sistem Akuntansi

• Banyak software akuntansi modern telah terintegrasi dengan teknologi OCR. Hal ini memungkinkan data yang diekstrak oleh OCR untuk langsung diposting ke dalam sistem akuntansi, sehingga mempercepat proses pencatatan.

5. Peningkatan Akurasi

• Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, OCR membantu mengurangi kesalahan manusia dalam memasukkan data.
• Dalam hal ini, beberapa software OCR dilengkapi dengan fitur verifikasi data yang memungkinkan pengguna untuk memeriksa kembali data yang telah diekstrak sebelum diposting ke dalam sistem.