Biaya Tersembunyi dari Entri Data Manual pada Account Payable

Bisnis yang mengandalkan Manual Account Payable menghadapi sejumlah tantangan, seperti Invoice yang hilang, dan rentan terhadap penipuan.

Masalah-masalah ini muncul karena sifat proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Dalam hal ini, bahkan karyawan yang paling terampil sekalipun tidak kebal terhadap kesalahan manusia.

Metode Manual Account Payable sering kali mengakibatkan ketidakakuratan, seperti pembayaran faktur yang kurang atau berlebih, hingga menyebabkan beban keuangan yang tidak perlu pada perusahaan.

Oleh karena itu, menghilangkan proses entri data manual menggunakan software otomatisasi perkantoran dapat menghemat waktu dan uang.

Sebagai contoh, sistem otomatis seperti Syclus Accounts Payable Automation, menggabungkan 3-Way Matching untuk memastikan akurasi.

Proses 3-Way Matching pada Account Payable melibatkan pencocokan pesanan pembelian, catatan penerimaan barang, dan Vendor Invoice sebelum pembayaran disetujui, mengidentifikasi ketidaksesuaian, dan memberi tahu pengguna tentang anomali. Ini tidak hanya menghemat waktu dan uang tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan.

Berbeda dengan sistem Account Payable Automation, prose AP manual bisa memakan waktu yang dapat merusak hubungan dengan pemasok dan berpotensi mengakibatkan denda karena melewatkan tenggat waktu pembayaran.

Dari waktu ke waktu, proses account payable secara manual tidak hanya menyita waktu berharga tetapi juga meningkatkan biaya tenaga kerja secara signifikan.

5 Penyebab Manual Account Payable Dianggap Tidak Efektif

1. Kesalahan dalam Entri Data Manual

Meskipun karyawan Anda sangat terampil, kesalahan saat memasukkan data secara manual ke dalam sistem AP tidak bisa sepenuhnya dihindari.

Kesalahan pengetikan, kelalaian, atau pemrosesan data yang tidak akurat dapat menyebabkan konsekuensi serius, seperti pembayaran Vendor Invoice yang kurang atau lebih, hingga menyebabkan laporan keuangan jadi tidak akurat.

Sejalan dengan itu, kesalahan-kesalahan tersebut memerlukan waktu dan upaya tambahan untuk dikoreksi, mengorbankan lebih banyak sumber daya di departemen AP.

2. Tidak Efektif dan Pemborosan Waktu

Setiap hari, departemen Account Payable harus menangani banyak data, termasuk Purchase Orders, Goods Receipts Notes, Faktur Pajak dan Invoice.

Semua jenis dokumen ini perlu diperiksa dan dikelola secara teratur untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Tentu saja, mengelola dokumen-dokumen tersebut secara manual sangat memakan waktu dan dapat menjadi sumber stres bagi staf yang bertanggung jawab.

Karena tantangan tersebut, proses Manual Account Payable bisa memerlukan lebih banyak waktu dan sumber daya daripada yang tersedia.

3. Kerumitan dan Keterlambatan Persetujuan

Vendor Invoice tidak dapat dibayar tanpa persetujuan. Prosedur tersebut dimaksudkan untuk melindungi bisnis dan membantu mencegah penipuan, dan masalah potensial lainnya.

Dengan menggunakan proses manual, persetujuan (Approval) menjadi tugas yang memakan waktu dan memperlambat departemen akuntansi.

Keterlambatan pembayaran dapat membuat Vendor merasa frustrasi, arus kas mereka terganggu, dan hubungan bisnis dengan mereka terpengaruh.

Selain itu, stres pada karyawan akun yang membayar dapat meningkat dan menggandakan beban kerja mereka.

4. Ketergantungan pada Dokumen Fisik

Proses entri data manual pada umumnya melibatkan pengolahan dokumen fisik seperti faktur atau surat tagihan.

Sejalan dengan itu, ketergantungan pada dokumen fisik menciptakan tantangan terkait pengelolaan, penyimpanan, dan pengarsipan.

Selain menjadi kurang efisien, ini juga dapat menciptakan risiko kehilangan data dan memerlukan investasi tambahan dalam manajemen dokumen.

5. Biaya Tenaga Kerja yang Tinggi

Proses account payable secara manual membutuhkan keterlibatan tenaga kerja manusia, dan biaya ini dapat menjadi signifikan, terutama jika melibatkan banyak invoice.

Dalam hal ini, biaya tenaga kerja tinggi yang terkait dengan tugas-tugas rutin ini dapat merugikan profitabilitas perusahaan.

Cara Mencegah Pemborosan Biaya Entri Data Manual pada Account Payable

Seperti yang sudah dijelaskan, pemborosan biaya karena entri data manual pada Account Payable dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti kesalahan input, kurangnya pengujian kontrol dalam proses AP, dan kurangnya pengawasan pada proses pelaporan keuangan.

Contohnya, terkadang dalam proses verifikasi Invoice, Vendor dapat merubah angka-angka atau data pada Invoice mereka agar terlihat sesuai dengan yang diharapkan.

Sehingga, proses verifikasi harus dilakukan secara hati-hati dan teliti untuk memastikan bahwa setiap entri Account Payable benar dan sesuai dengan perhitungan yang seharusnya.

Kesalahan dalam proses tersebut dapat berdampak besar, mulai dari kerugian finansial hingga gangguan dalam operasional harian.

Untuk mencegah pemborosan biaya entri data manual pada Account Payable, terdapat 5 langkah yang bisa dilakukan oleh perusahaan.

1. Memberikan Pelatihan

Pelatihan kepada karyawan yang bertanggung jawab atas entri data manual pada Account Payable sangatlah penting.

Karyawan perlu diberikan pemahaman yang mendalam tentang proses tersebut, serta pentingnya akurasi dan perhatian terhadap detail.

Tentu saja, pelatihan ini juga sebaiknya mencakup cara mengenali dan memperbaiki kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses entri.

2. Standarisasi Proses

Selanjutnya, yang harus dilakukan yaitu menetapkan proses yang jelas dan konsisten dalam mencatat entri data manual pada Account Payable. Hal ini mencakup pembuatan panduan untuk entri data, pengkodean akun, dan proses posting.

Dengan standarisasi proses, setiap karyawan yang bertanggung jawab atas entri ini dapat memiliki pedoman yang sama, sehingga meminimalisir kesalahan akibat kebingungan prosedur.

3. Pengecekan Ganda

Implementasikan proses pengecekan ganda untuk memverifikasi keakuratan entri data manual pada Account Payable sebelum diposting.

Dalam hal ini, proses dilakukan dengan cara meminta supervisor atau karyawan lain untuk meninjau kembali entri yang telah dibuat.

Dengan pengecekan ganda, kesalahan yang mungkin terlewatkan oleh satu orang dapat terdeteksi dan diperbaiki sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

4. Process Automation

Tren transformasi digital pada keuangan perusahaan semakin meningkat, termasuk dalam proses Account Payable.

Sejalan dengan itu, peran profesional akuntansi dan keuangan semakin vital dalam menghadapi perubahan bisnis yang cepat dan kompleks.

Professional Accountants in Business (PAIB) seperti yang dijelaskan dalam studi kasus Procter and Gamble yang dibuat bersama IMA (Institute of Management Accountants), menunjukkan betapa pentingnya profesional akuntansi dan keuangan penggerak transformasi digital pada keuangan dan bisnis.

Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya mengotomatisasi proses Account Payable manual untuk mengurangi kebutuhan akan entri data manual.

Dalam hal ini, Process Automation lebih dapat diandalkan dan dapat mengurangi risiko kesalahan manusia.

Dengan Process Automation, Invoice dapat secara otomatis dicocokkan dengan pesanan pembelian dan pembayaran dapat dilakukan secara otomatis, mengurangi biaya tersembunyi yang dibutuhkan untuk entri data manual.

Namun, ada beberapa isu yang perlu diperhatikan terkait otomatisasi data entri pada Account Payable:

• Biaya: Implementasi sistem otomatisasi bisa menjadi biaya yang signifikan, tergantung pada sistem yang digunakan dan fitur-fitur yang dibutuhkan.
• Keterbatasan dalam Invoice Data Capture: Meskipun sistem otomatisasi dapat membaca beberapa item di Invoice secara otomatis, masih ada kemungkinan beberapa area yang memerlukan perhatian manusia untuk koreksi. Invoice yang tidak dalam kondisi PDF sempurna juga dapat menjadi kendala bagi alat otomatisasi dalam membaca bidang (field) yang diperlukan. Namun, kendala terkait Invoice Data Capture tersebut dapat diselesaikan oleh teknologi terbaru OCR AI.

5. Audit Rutin

Melakukan audit secara rutin terhadap sistem Account Payable sangatlah penting untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan.

Audit ini harus mencakup meninjau kembali entri data manual untuk memastikan bahwa mereka akurat dan diposting pada periode akuntansi yang tepat.

Dengan melakukan audit secara teratur, perusahaan dapat menjaga keakuratan data keuangan dan mencegah timbulnya masalah yang lebih besar di masa depan.

Dengan mengimplementasikan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses entri data manual pada Account Payable, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga kesehatan keuangan yang optimal.

Tentu saja, risiko kesalahan manusia merupakan hal yang tidak bisa dihindari sepenuhnya, namun dengan langkah-langkah preventif yang tepat, dampak negatifnya dapat diminimalisir secara signifikan.

Kesimpulan

Untuk mengatasi tantangan entri data manual pada Account Payable, banyak perusahaan beralih ke solusi Automation untuk proses entri data pada account payable.

Penghematan melalui Account Payable Automation karena metode invoice data capture pada Software tersebut memungkinkan ekstraksi data otomatis, validasi otomatis, hingga proses persetujuan secara digital.

Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia, memungkinkan pemantauan real-time, dan memberikan fleksibilitas dalam mengelola fluktuasi volume pekerjaan.