Cara Efektif Menggunakan ERP untuk Procurement yang Lebih Baik
Seperti yang akan diberitahukan oleh semua orang yang terlibat di dalamnya, melakukan procurement untuk bisnis Anda adalah proses yang kompleks dan rumit. Mengapa demikian?
Sebagai gambaran, menemukan supplier yang andal yang memenuhi kebutuhan kualitas, harga, dan pengiriman Anda bisa sangat sulit.
Dalam hal ini, supplier yang tepat harus mampu menyediakan produk atau layanan dengan standar kualitas yang konsisten, harga yang kompetitif, dan kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu pengiriman.
Oleh karena itu, Procurement melibatkan pengelolaan berbagai biaya, mulai dari bahan baku hingga biaya pengiriman.
Selain itu, seiring dengan pertumbuhan bisnis, biaya menjalankan tim procurement juga meningkat.
Umumnya, biaya-biaya ini dapat meliputi gaji karyawan, biaya operasional, dan investasi dalam teknologi atau alat bantu lainnya.
Tidak perlu dipertanyakan lagi, banyak tugas operasional yang berulang terlibat dalam procurement yang rentan terhadap penundaan, ketidakefisienan, dan kesalahan.
Proses manual seperti pemesanan, pencatatan, dan pelacakan dapat memakan waktu dan rawan kesalahan manusia, yang dapat menyebabkan masalah lebih lanjut seperti keterlambatan pengiriman atau kesalahan dalam pesanan.
Solusi dengan ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan dan memungkinkan otomatisasi berbagai fungsi bisnis atau proses ke dalam satu solusi yang terstruktur dengan baik.
Dalam hal ini, ERP menghubungkan semua aktivitas bisnis Anda yang berbeda seperti keuangan, inventaris, dan sumber daya manusia ke dalam satu sistem yang saling terhubung.
Dengan menggabungkan semua fungsi ini, ERP memberikan berbagai manfaat bagi proses procurement Anda:
1. Menemukan Supplier yang Tepat
Sekalipun begitu, ERP membantu dalam pengelolaan database supplier dengan menyediakan informasi yang lengkap dan terperinci mengenai masing-masing supplier.
Dengan ERP, Anda dapat melacak kinerja supplier berdasarkan berbagai metrik seperti kualitas produk, ketepatan waktu pengiriman, dan harga.
Hal ini memudahkan Anda dalam membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
2. Mengelola Biaya
Mengingat bahwa, ERP memungkinkan pengelolaan biaya yang lebih efisien dengan menyediakan visibilitas yang lebih baik terhadap semua pengeluaran terkait procurement.
Dengan fitur analitik dan pelaporan yang canggih, ERP membantu Anda dalam mengidentifikasi area di mana biaya dapat dikurangi atau dioptimalkan.
Selain itu, ERP juga dapat mengotomatiskan proses pembayaran dan pelacakan faktur, yang dapat mengurangi kesalahan dan keterlambatan.
3. Mengotomatisasi Proses Manual
Salah satu keuntungan terbesar dari ERP adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi banyak tugas manual yang berulang.
Misalnya, ERP dapat mengotomatiskan proses pemesanan, pelacakan inventaris, dan pengelolaan kontrak.
Dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual, ERP membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam procurement, serta mengurangi risiko kesalahan manusia.
ERP untuk Otomatisasi Procurement
Saat ini, artificial intelligence dan workflow automation telah membuka jalan bagi otomatisasi proses procure-to-pay.
Dalam hal ini, perangkat lunak khusus untuk otomatisasi procurement, seperti OCR AI Nanonets memanfaatkan teknologi ini untuk menyederhanakan proses procurement, yang menghasilkan berbagai manfaat, antara lain:
- Otomatisasi tugas manual
- Penghapusan kesalahan dan penundaan yang terkait dengan proses manual
- Penghematan biaya karena biaya perangkat lunak jauh lebih rendah daripada biaya tenaga kerja manual
- Proses persetujuan yang lebih baik
- Kebijakan pengeluaran yang otomatis diterapkan dalam alur kerja
- Analitik yang akurat secara real-time
- Manajemen kinerja pemasok yang lebih baik
- Visibilitas pengeluaran yang lebih baik
Perangkat lunak procurement automation saat ini menawarkan integrasi siap pakai yang dapat terhubung dengan ERP Anda untuk memastikan alur kerja procurement yang mulus.
Keterbatasan Modul Procurement pada ERP
Meskipun modul procurement pada ERP sendiri memiliki beberapa fitur untuk otomatisasi, fitur-fitur ini tidak dapat memfasilitasi otomatisasi penuh dari proses procure-to-pay. Bagaimana bisa?
Kompleksitas Integrasi: Banyak ERP memerlukan entri data manual atau intervensi pada berbagai tahap, seperti selama rekonsiliasi faktur atau persetujuan pesanan pembelian, yang mengganggu alur otomatisasi yang mulus.
Kebutuhan Kustomisasi: Bisnis Anda mungkin memiliki alur kerja unik (misalnya, alur kerja spesifik vendor) yang tidak dapat diatur menggunakan fungsionalitas ERP standar, dan meminta kustomisasi selalu mahal.
Proses Persetujuan: Meskipun ERP memfasilitasi alur kerja persetujuan, kurangnya kustomisasi dan fleksibilitas dalam menangani hierarki persetujuan yang kompleks merupakan masalah. Selain itu, menerapkan kebijakan pengeluaran Anda juga menjadi tantangan.
Entri Data Manual: Banyak ERP tidak memiliki kemampuan OCR (Optical Character Recognition) yang canggih untuk menangkap data faktur, yang menyebabkan entri data manual dan penundaan pemrosesan.
Pencocokan Faktur: Sistem ERP lama tidak dapat melakukan pencocokan empat arah (4 way matching).
Mengapa Menggabungkan ERP dengan Automated Procurement Systems?
Untuk mencapai otomatisasi penuh dari proses procure-to-pay, bisnis perlu melengkapi sistem ERP dengan automated procurement systems untuk efisiensi pengadaan.
Integrasi tersebut memastikan procurement automation yang lengkap dan memberikan beberapa keuntungan signifikan:
1. Otomatisasi Tugas Manual
Dengan perangkat lunak otomatisasi procurement, tugas-tugas manual seperti pembuatan pesanan pembelian, rekonsiliasi Invoice, dan pelacakan pengiriman dapat diotomatisasi.
Khususnya, ini mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi operasional.
2. Penghapusan Kesalahan dan Penundaan
Otomatisasi menghilangkan kesalahan dan penundaan yang sering terjadi pada proses manual.
Dengan cara yang sama, memastikan bahwa setiap langkah dalam proses procurement dilakukan dengan cepat dan akurat.
3. Penghematan Biaya
Biaya perangkat lunak otomatisasi jauh lebih rendah dibandingkan dengan biaya tenaga kerja manual.
Dengan otomatisasi, bisnis dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan.
4. Proses Persetujuan yang Lebih Baik
Perangkat lunak otomatisasi procurement memungkinkan proses persetujuan yang lebih cepat dan efisien.
Karena alasan itulah, kebijakan pengeluaran dapat diterapkan secara otomatis, memastikan kepatuhan dan mengurangi risiko penyalahgunaan dana.
5. Analitik Real-Time
Perangkat lunak ini menyediakan analitik yang akurat secara real-time, memberikan visibilitas penuh atas pengeluaran dan kinerja pemasok.
Dalam situasi ini, membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan strategi penghematan biaya.
6. Manajemen Kinerja Pemasok
Dengan otomatisasi, bisnis dapat melacak kinerja pemasok secara lebih efektif.
Dengan cara yang sama, memungkinkan identifikasi cepat atas masalah dan pengambilan tindakan korektif yang diperlukan.
7. Visibilitas Pengeluaran yang Lebih Baik
Otomatisasi memberikan visibilitas yang lebih baik atas semua pengeluaran, membantu bisnis mengidentifikasi area di mana penghematan biaya dapat dilakukan dan meningkatkan pengelolaan anggaran.
Kesimpulan
ERP memiliki peran penting dalam mengelola berbagai aspek bisnis, tetapi untuk mencapai otomatisasi penuh dari proses procure-to-pay, diperlukan dukungan dari perangkat lunak otomatisasi procurement.
Menggabungkan ERP dengan perangkat lunak otomatisasi procurement memastikan bahwa setiap langkah dalam proses procurement dilakukan secara efisien, akurat, dan dengan biaya yang lebih rendah.
Dengan demikian, bisnis dapat mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja keseluruhan.