Cara Kofax OmniPage Memaksimalkan OCR untuk Bisnis Anda

Di era transformasi digital yang kian pesat, bisnis dihadapkan pada lonjakan dokumen fisik dan digital yang membutuhkan pemrosesan cepat.

Kofax OCR (Optical Character Recognition) hadir sebagai solusi cerdas dalam ekosistem otomatisasi dokumen, mengubah dokumen kertas atau file digital menjadi data terstruktur yang siap diolah.

Tidak hanya sekadar alat konversi teks, teknologi ini menjadi tulang punggung efisiensi operasional, terutama saat dokumen digital meningkatkan kualitas pekerjaan dengan mengurangi risiko Human Error dan mempercepat alur kerja.

Berbeda dari OCR tradisional yang terbatas pada ekstraksi teks statis, Kofax mengusung Intelligent OCR berbasis AI.

Teknologi ini tidak hanya membaca teks, tetapi juga memahami konteks, mengenali format kompleks (seperti tabel atau tanda tangan), serta mengintegrasikan data langsung ke sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan ECM (Enterprise Content Management).

Tentu saja, integrasinya dengan sistem ERP dan ECM memungkinkan aliran data yang mulus, mengurangi entri manual, dan meminimalkan kesalahan.

Sejalan dengan itu, dukungan Kofax OCR dalam adopsi dokumen digital dapat meningkatkan kualitas pekerjaan, mempercepat pengambilan keputusan, dan memberikan visibilitas data yang lebih baik—sebuah langkah penting bagi organisasi yang ingin unggul dalam kompetisi digital saat ini.

Kofax Omnipage OCR Solusi Digitalisasi Dokumen Kertas Secara Otomatis

Kofax OCR berperan penting dalam mewujudkan otomatisasi End-to-End, mengubah alur kerja berbasis kertas menjadi proses digital yang mulus. Awalnya, dokumen fisik atau gambar dipindai, kemudian Kofax OCR secara cerdas mengekstrak data penting.

Setelah data terekstrak, ia dapat langsung disalurkan ke sistem otomatisasi alur kerja (workflow automation) dan Robotic Process Automation (RPA). Proses ini memungkinkan “straight-through processing,” di mana intervensi manual diminimalkan.

Misalnya, data dari faktur yang dipindai langsung divalidasi, disetujui, dan diinput ke sistem ERP tanpa tanpa campur tangan manusia. Integrasi Kofax dengan Sistem ERP menghilangkan Bottleneck, mempercepat siklus operasional, dan meminimalkan risiko kesalahan.

Sejalan dengan itu, OCR Software menjadi semakin populer sebagai pendorong utama efisiensi proses bisnis diantaranya yaitu:

1. Mendorong Otomasi Invoice Pada Proses Bisnis

Kofax OCR hadir sebagai solusi revolusioner untuk mengoptimalkan Invoice Automation, mengubah alur kerja manual yang rentan kesalahan menjadi proses yang efisien dan otomatis.

Pertama, ketika faktur diterima, baik dalam bentuk fisik maupun digital, Kofax OCR akan dengan cerdas menangkap dan mengekstrak semua informasi penting, seperti nomor faktur, jumlah, tanggal, dan detail vendor.

Otomasi faktur ini menghilangkan Biaya Tersembunyi dari Entri Data Manual Proses AP, mengurangi kesalahan hingga 90%, dan mempercepat siklus accounts payable dari hari ke hitungan menit.

Setelah data terekstrak, Kofax OCR mengintegrasikannya secara mulus dengan sistem akuntansi atau ERP yang ada.

Tentu saja, dengan platform RPA (Robotic Process Automation) yang memungkinkan perusahaan membangun alur kerja tanpa intervensi manusia. Misalnya, bot RPA dapat menggunakan data hasil ekstraksi untuk merekonsiliasi faktur dengan pesanan pembelian atau mengirim notifikasi otomatis ke vendor.

2. Mengoptimalkan Pencocokan PO Otomatis dengan 4-Way Matching

Di tengah kompleksitas proses akuntansi, Proses AP Menggunakan 4 Way Matching menjadi semakin populer untuk memastikan keakuratan antara Purchase Order (PO), invoice, bukti penerimaan barang, dan faktur pajak.

Proses AP Menggunakan 4 Way Matching menjadi semakin populer karena solusi seperti Kofax tidak hanya menghilangkan kesalahan manusia, tetapi juga mempercepat siklus kerja.

Misalnya, ketidaksesuaian antara PO dan invoice langsung terdeteksi, memicu notifikasi Real-Time ke tim terkait. Selain itu, seluruh proses tercatat secara digital, memudahkan audit dan analisis historis.

3. Menangani Ketidaksesuaian Faktur dan PO Secara Otomatis

Meskipun otomasi End-to-End bertujuan untuk proses yang mulus, kenyataannya seringkali muncul “pengecualian” yang memerlukan intervensi.

Kofax OCR memainkan peran krusial dalam mengelola exception handling secara efisien. Awalnya, Kofax OCR menangkap dan mengekstraksi data dari dokumen, seperti faktur atau formulir aplikasi.

Jika semua data sesuai dengan aturan yang ditetapkan (misalnya, semua item faktur cocok dengan PO), proses akan berjalan otomatis.

Namun, apabila terdapat ketidaksesuaian – misalnya, jumlah faktur tidak cocok dengan PO, atau ada informasi yang hilang – Kofax OCR tidak hanya mengidentifikasinya, tetapi juga secara cerdas menandai dokumen tersebut.

Selanjutnya, sistem akan secara otomatis mengarahkan pengecualian ini ke karyawan yang tepat untuk ditinjau dan diselesaikan.

Dengan demikian, Kofax OCR memastikan bahwa hanya kasus-kasus yang benar-benar memerlukan perhatian manusia yang akan ditangani, mengurangi beban kerja manual secara signifikan.

Oleh karena itu, Kofax OCR tidak hanya mempercepat proses rutin, tetapi juga mengoptimalkan penanganan pengecualian, memastikan bahwa alur kerja otomatis tetap berjalan lancar dan efisien, bahkan saat menghadapi anomali.

5 Dokumen Bisnis yang Diotomasi dengan Kofax OCR untuk Efisiensi Operasional

Di tengah tuntutan efisiensi operasional yang mengharuskan digitalisasi dan mengotomatiskan proses beragam dokumen bisnis sehari-hari pada departemen keuangan hingga SDM.

Intelligent Document Processing untuk Bisnis yang Efisien menjadi solusi krusial bagi perusahaan. Kofax OCR, dengan teknologi berbasis AI, tidak hanya mengubah dokumen fisik ke format digital, tetapi juga mengotomatisasi alur kerja di berbagai departemen mulai dari keuangan, HR, hingga rantai pasok (Supplay Chain).

Misalnya, di divisi keuangan, faktur dan laporan pajak dapat diproses dalam hitungan menit, sementara di HR, formulir rekrutmen dan slip gaji dikelola tanpa kesalahan input. Sektor legal pun diuntungkan dengan automasi kontrak, di mana klausa penting diekstrak dan dicocokkan secara otomatis. Tak ketinggalan, rantai pasok memanfaatkan Kofax OCR untuk Purchase Order (PO) dan dokumen pengiriman, memastikan transparansi dan kecepatan.

Intelligent Document Processing untuk Bisnis yang Efisien memungkinkan integrasi data langsung ke sistem ERP atau RPA, menghilangkan proses manual yang berulang. Dengan demikian, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan akurasi dan kepatuhan regulasi.

1. Invoice Automation di Departemen Keuangan

Di antara berbagai dokumen bisnis, faktur merupakan salah satu yang paling sering membebani departemen keuangan.

Namun, dengan Kofax Omnipage OCR, otomatisasi faktur menjadi kenyataan, membawa efisiensi signifikan. Awalnya, ketika faktur diterima, baik melalui email, pos, atau faks, Kofax OCR akan memindai dan secara cerdas mengekstrak semua informasi penting seperti nomor faktur, tanggal, jumlah, detail vendor, dan item baris.

Dalam hal ini, Intelligent Document Processing untuk Bisnis yang Efisien memastikan data faktur langsung diproses ke langkah berikutnya, seperti pencocokan dengan Purchase Order (PO) atau persetujuan pembayaran, tanpa intervensi manual.

Contoh praktisnya, perusahaan logistik dapat mengurangi waktu pemrosesan Invoice dari 5 hari menjadi 1 jam karena Otomasi Bill of Lading memungkinkan data pengiriman seperti nomor kontainer, detail barang, dan tujuan dibaca secara instan sistem manajemen rantai pasok yang mendukung proses verifikasi dan pelacakan pengiriman menjadi Real-Time oleh tip departemen keuangan. Selain itu, integrasi dengan RPA memungkinkan bot otomatis mengirimkan reminder pembayaran atau merekonsiliasi data ke sistem akuntansi.

2. Otomasi Pesanan Pembelian (PO) Mendukung Digital Transformation Supplay Chain

Otomasi Purchase Order menjadi solusi krusial bagi perusahaan. Kofax OCR tidak hanya mengubah PO kertas atau PDF menjadi data terstruktur, tetapi juga mengintegrasikannya langsung ke sistem ERP atau manajemen inventaris, menghilangkan proses manual yang memakan waktu.

Dengan teknologi Intelligent OCR, Kofax mampu mengekstrak detail kritis seperti nomor PO, kuantitas barang, dan harga dari berbagai format dokumen—bahkan tulisan tangan atau tabel kompleks. Otomasi Purchase Order memastikan data langsung divalidasi dengan pesanan pembelian, mengurangi risiko ketidaksesuaian stok atau keterlambatan pengiriman.

3. Otomasi Kontrak Memperkuat Kepatuhan Hukum

Kofax OCR tidak hanya mengubah kontrak fisik atau PDF menjadi data digital, tetapi juga mengekstrak informasi kritis seperti tanggal berlaku, pihak terkait, dan klausa khusus secara otomatis.

Dengan teknologi berbasis AI, Kofax mampu membaca dan menganalisis kontrak dalam berbagai bahasa dan format, bahkan dari dokumen hasil scan berkualitas rendah.

Intelligent Document Processing untuk Bisnis yang Efisien memungkinkan validasi otomatis terhadap syarat kontrak, seperti kepatuhan regulasi atau kesesuaian dengan SLA (Service Level Agreement).

4. Otomasi Formulir Mempercepat Proses di Berbagai Departemen

Entri data otomatis menjadi solusi bagi perusahaan mengalami kendala mengubah formulir kertas atau digital menjadi data terstruktur untuk tujuan mengotomatisasi alur kerja seperti persetujuan, penyimpanan, dan analisis data.

Contohnya, di departemen HR, formulir cuti atau pendaftaran karyawan baru dapat diproses dalam hitungan menit. Dalam hal ini, OCR Gen AI membaca data seperti nama, tanggal, dan jenis izin, lalu mengirimkannya otomatis ke sistem manajemen SDM. Tentu saja, teknologi Intelligent Document Processing ini juga berlaku untuk formulir keuangan, seperti otomasi klaim Reimbursement terintegrasi software akuntansi.

5. Otomasi Catatan Pengiriman Memenangkan Perusahaan Logistik Dalam Kompetisi

Otomasi Dokumen Pengiriman menjadi solusi krusial bagi transformasi digital perusahaan logistik dan manufaktur. Kofax OCR tidak hanya mengubah delivery notes kertas atau digital menjadi data terstruktur, tetapi juga mengintegrasikannya langsung ke sistem manajemen rantai pasok atau ERP, memastikan alur kerja tanpa hambatan.

Dengan teknologi Intelligent OCR, Kofax mampu mengekstrak informasi kritis seperti nomor pengiriman, detail barang, dan alamat tujuan—bahkan dari dokumen hasil scan berkualitas rendah atau tulisan tangan. Otomasi Dokumen Pengiriman memungkinkan validasi otomatis terhadap data, seperti mencocokkan jumlah barang yang dikirim dengan Purchase Order, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan keterlambatan.

Contohnya, perusahaan ritel bisa memangkas waktu verifikasi delivery notes dari 2 hari menjadi 30 menit. Selain itu, integrasi dengan RPA memungkinkan notifikasi otomatis ke pelanggan saat barang dikirim atau diterima. Otomasi Dokumen Pengiriman juga meningkatkan transparansi, karena seluruh proses tercatat digital untuk kepentingan audit.

Versi Omnipage OCR Software yang Sesuai dengan Bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki alur kerja yang unik, sehingga tidak ada satu solusi yang cocok untuk semua. Kofax Omnipage menawarkan beberapa edisi, masing-masing diorientasikan pada ukuran dan jenis bisnis tertentu untuk memenuhi kebutuhan khusus bisnis tersebut.

Edisi Omnipage Ultimate, misalnya, dirancang khusus untuk perusahaan besar dengan volume dokumen yang tinggi dan memiliki kebutuhan dalam integrasi dengan sistem perusahaan seperti Microsoft SharePoint atau sistem manajemen konten lainnya. Edisi ini memiliki kemampuan untuk memproses dokumen dalam volume yang besar dan menghasilkan format yang kompatibel dengan sistem perusahaan.

Sementara itu, Omnipage Standard adalah edisi yang cocok untuk bisnis kecil atau menengah dengan volume dokumen yang lebih sedikit. Edisi ini menawarkan fitur utama seperti kemampuan mengenali dokumen fisik dalam berbagai format dan kemampuan memproses dokumen dengan cepat dan akurat.

Omnipage juga menawarkan edisi yang memenuhi kebutuhan bahasa yang berbeda. Omnipage Ultimate bahkan mengenali dan memproses teks dalam lebih dari 120 bahasa, memberikan solusi digitalisasi dokumen yang sangat baik bagi bisnis yang beroperasi secara internasional.

Selain itu, Omnipage menawarkan edisi server yang memungkinkan bisnis untuk lebih mudah berbagi data dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Edisi ini ideal untuk bisnis yang memiliki banyak pengguna dan membutuhkan solusi digitalisasi dokumen yang berpusat pada server.

Dalam bentuk dasar, software OCR dapat membantu bisnis mengubah dokumen fisik menjadi bentuk digital yang dapat diedit dan dicari dengan cepat. Namun, dengan Omnipage, bisnis dapat menyesuaikan solusi digitalisasi dokumen mereka sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis dan mempercepat proses konversi dokumen fisik menjadi bentuk digital.

Dalam lingkungan bisnis yang menuntut, waktu adalah aset yang sangat berharga. Dengan Kofax Omnipage, perusahaan dapat memanfaatkan waktu secara efisien, mengelola dokumen secara lebih mudah, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Dengan edisi yang memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda, Kofax Omnipage menjadi pilihan solusi digitalisasi dokumen yang sangat tepat untuk bisnis apa pun.