Cara Mengurangi Kehilangan Dokumen Pada Proses AP
Proses Account Payable atau AP adalah proses penting dalam manajemen arus kas perusahaan.
Namun, tantangan yang sering terjadi dalam proses AP adalah kehilangan dokumen.
Hal tersebut dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti banyaknya dokumen yang harus dikelola oleh perusahaan dalam proses AP, rendahnya sistem manajemen dokumen, atau karena manusia yang terlibat dalam proses tersebut.
Beberapa dokumen yang sering hilang antara lain Invoice, kwitansi pembayaran, dan dokumen pendukung lainnya.
Kehilangan dokumen dapat menyebabkan dampak yang signifikan bagi perusahaan, diantaranya yaitu kesulitan dalam melakukan pencatatan keuangan secara akurat dan memerlukan waktu yang lebih lama dalam melakukan proses pembayaran hutang.
Mengapa Mengoptimalkan Proses Account Payable Penting?
Proses Account Payable (AP) suatu perusahaan tidak hanya berpengaruh pada pembayaran hutang, tetapi juga berdampak pada kesehatan keuangan dan operasional perusahaan.
Dalam proses AP, perusahaan menangani transaksi pembayaran hutang kepada pihak-pihak luar, seperti vendor atau kreditur.
Ketika dokumen yang diperlukan dalam proses AP hilang, perusahaan akan menghadapi masalah serius pada operasional perusahaan.
Oleh karena itu, keberadaan dokumen yang akurat dan mudah diakses menjadi sangat penting.
Sejalan dengan itu, kehilangan dokumen membuat perusahaan kesulitan dalam memvalidasi jumlah dan tenggat waktu pembayaran yang seharusnya.
Hal ini dapat mengakibatkan penundaan pembayaran hutang, yang dapat mempengaruhi hubungan bisnis dengan suplier atau penyedia jasa.
Sebagai gambaran, menimbulkan biaya tambahan seperti denda keterlambatan pembayaran.
Tentu saja, akan berdampak pada keuangan perusahaan, dan mengurangi keuntungan yang dapat diperoleh dari bisnis.
Dalam jangka panjang, perusahaan harus selalu berusaha untuk meminimalkan risiko kehilangan dokumen dalam proses AP melalui langkah strategis seperti memaksimalkan manfaat document management system yang efektif agar dokumen dapat disimpan secara digital dan mudah diakses.
Cara Mengoptimalkan Account Payable Menggunakan Teknologi
Kehilangan dokumen dalam proses AP dapat berdampak signifikan pada keuangan perusahaan.
Hal pertama yang perlu diingat, memastikan bahwa staf perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola proses AP mendapatkan pelatihan dan dukungan yang memadai agar dapat melaksanakan proses yang efektif dan mengurangi resiko kehilangan dokumen tersebut.
Tentu saja, Account Payable Automation tidak hanya mengurangi risiko kehilangan dokumen tetapi juga menghilangkan biaya tersembunyi pada proses AP akibat entri data manual.
Sejalan dengan itu, berikut cara yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses AP dan mengurangi risiko kehilangan dokumen:
1. Otomatisasi Proses Account Payable
Otomatisasi proses Account Payable (AP) dapat diambil sebagai solusi untuk mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan risiko kehilangan dokumen.
Account Payable Automation (Otomatisasi AP) melibatkan penggunaan software process automation yang canggih untuk mengotomatisasi proses pengolahan faktur, persetujuan, dan pembayaran secara digital.
Pada umumnya, sebuah perangkat lunak account payable automation akan memasukkan faktur secara otomatis ke dalam sistem dan membaca informasi Invoice menggunakan perangkat lunak OCR AI tanpa intervensi dari manusia.
Setelah terbaca, sistem akan menghubungkan informasi tersebut dengan data pembelian di dalam basis data perusahaan.
Kemudian, sistem akan melanjutkan proses persetujuan dan pembayaran faktur, seringkali menggunakan alur kerja digital dan persetujuan yang sudah diprogram sebelumnya.
Dengan otomatisasi, Invoice yang masuk dapat diproses dengan lebih cepat dan akurat daripada harus melakukan pengolahan manual secara fisik.
Selain itu, AP Automation Software dapat membantu dengan pengelolaan pengeluaran dan anggaran secara lebih efektif, memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi tren dalam pengeluaran dan kemudian membuat keputusan bisnis yang berdasarkan pada rilis data.
Penggunaan AP Automation mengurangi risiko kehilangan dokumen, karena dokumen kertas diubah menjadi format digital dan tersimpan secara otomatis pada sistem informasi yang aman.
Selain itu, penggunaan sistem digital juga dapat membantu perusahaan dalam melacak setiap tahapan dalam proses AP, mulai dari pembelian hingga pembayaran, sehingga perusahaan dapat mengaudit proses secara lebih mudah dan cepat.
2. Implementasi Document Management System yang Efisien
Document Management System (DMS) merupakan kunci dalam mengurangi risiko kehilangan dokumen dalam proses Account Payable.
Dalam hal ini, sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengorganisasikan, memproses, dan menyimpan dokumen elektronik dengan cara yang efisien dan aman.
Selain itu, DMS untuk mengakses dokumen elektronik dengan cepat dan mudah, mengurangi waktu dan usaha dalam memproses dokumen.
3. Terapkan Prosedur Pengendalian Dokumen yang Ketat
Memiliki prosedur pengendalian dokumen yang jelas dan ketat sangat penting untuk mengurangi kehilangan dokumen.
Sejalan dengan itu, pastikan setiap dokumen AP memiliki jalur alur kerja yang terdefinisi dengan baik, mulai dari penerimaan hingga pengarsipan.
Hasil dari, setiap langkah dalam proses harus dicatat dan diawasi dengan seksama.
Dengan adanya prosedur yang konsisten, Anda dapat meminimalkan kemungkinan dokumen hilang.
4. Lakukan Pelatihan untuk Karyawan
Pendidikan dan pelatihan bagi karyawan yang terlibat dalam proses AP juga sangat penting.
Dalam situasi itu, karyawan harus dilatih tentang pentingnya pengelolaan dokumen dan prosedur yang tepat dalam menangani dokumen AP.
Secara bersamaan, mereka juga perlu memahami bagaimana menggunakan sistem manajemen dokumen digital dan software otomatisasi dengan efektif.
Pelatihan yang baik akan mengurangi kesalahan manusia yang sering kali menjadi penyebab utama kehilangan dokumen.
5. Gunakan Teknologi Pengawasan dan Pelacakan
Teknologi pengawasan dan pelacakan dapat membantu memantau pergerakan dokumen dan memastikan bahwa dokumen tidak hilang atau salah tempat.
Misalnya, barcode atau sistem RFID dapat digunakan untuk menandai dan melacak dokumen sepanjang proses AP.
Dengan cara ini, setiap dokumen dapat dipantau secara real-time, dan masalah dapat diidentifikasi dan ditangani dengan cepat.
Bagaimana OCR AI Meningkatkan Akurasi AP Automation Software?
OCR AI berperan penting dalam menyederhanakan proses pembayaran tagihan (AP) dengan mengotomatiskan entri data dan mengurangi kesalahan manual.
Namun, untuk benar-benar memaksimalkan manfaat OCR AI, penting untuk mengintegrasikannya dengan sistem otomasi Account Payable yang lebih besar.
Meskipun membayar tagihan merupakan bagian penting dari tanggung jawab tim AP, itu hanyalah satu bagian dari keseluruhan proses.
Selain mengotomatiskan entri data, sistem otomasi AP yang komprehensif dapat mengotomatiskan seluruh proses faktur hingga pembayaran, mulai dari penerimaan dan persetujuan faktur hingga pemrosesan pembayaran dan manajemen vendor.
Ada 3 area utama alat OCR AI dapat terintegrasi dengan sistem AP Automation Software, meliputi:
1. Intelligent Invoice Capture
Teknologi OCR mampu mengidentifikasi dan mengekstrak data yang relevan dari berbagai sumber, termasuk PDF, dokumen Word, lampiran email, dan pemindaian dokumen fisik.
Dengan solusi Intelligent Invoice Capture, bisnis dapat mengotomatiskan proses entri data untuk faktur, yang menyederhanakan alur kerja dan mengurangi kesalahan.
Sejalan dengan itu, menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual, bisnis dapat secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan akurasi data.
Untuk selanjutnya, memasukkan data ke dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), bisnis dapat menggunakan penangkapan faktur cerdas untuk meningkatkan efisiensi alur kerja internal mereka.
Daripada terus-menerus memasukkan data, karyawan dapat fokus pada tugas yang lebih strategis seperti mengelola pengecualian dan hubungan vendor.
2. Automated Invoice Processing
Perangkat OCR AI, jika diintegrasikan dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dapat mengotomatiskan perutean Invoice berdasarkan aturan bisnis yang dapat dikonfigurasi.
Untuk selanjutnya, aturan ini disiapkan untuk memastikan Invoice diarahkan ke pengguna yang tepat dalam organisasi berdasarkan berbagai kriteria seperti nama vendor, jumlah faktur, dan ketentuan pembayaran.
Dengan Automated Invoice Processing, bisnis dapat mencapai pemrosesan langsung tanpa sentuhan.
Dalam hal ini, mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menangani pengecualian atau penyesuaian entri jurnal, serta mengurangi kesalahan yang umumnya terkait dengan entri data manual.
3. Real-TimeVisibility
Teknologi OCR AI tidak hanya mengotomatiskan proses entri data dan mengurangi kesalahan manual dalam pemrosesan Invoice dalam AP, tetapi juga memberi bisnis tingkat visibilitas yang lebih dalam ke dalam alur kerja.
Dengan memanfaatkan data ini untuk mengelola setiap tahap pemrosesan Invoice, bisnis dapat mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan, mencari Invoice, dan mengambil kendali lebih besar atas arus kas mereka.
Tentu saja, tingkat visibilitas membuat bisnis dapat mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan dalam alur kerja pemrosesan faktur.
