Entri Data Otomatis Pada 5 Jenis Dokumen Ini Dibantu AI
Apakah karyawan Anda kewalahan dengan tugas entri data yang memakan waktu dan butuh akurasi tinggi?
Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan lebih kompleks, repetitive tasks (pekerjaan repetitif) seperti entri data sangat penting untuk menjamin keakuratan dan ketepatan data.
Namun, pekerjaan repetitif tersebut dapat memakan banyak waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk hal-hal yang lebih strategis dan bernilai tinggi.
Bayangkan jika bisnis bisa mencapai akurasi data yang sempurna dan mengurangi biaya dengan cara mengotomasi pekerjaan entri data.
Dalam hal ini, membebaskan staf dari tugas-tugas data entry yang monoton dan membosankan.
Tentu saja, dampaknya pada produktivitas dan efisiensi operasional jika karyawan tidak lagi terjebak dalam repetitive tasks.
Mereka dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan bernilai tinggi, seperti analisis data, pengembangan bisnis, dan inovasi.
Oleh karena itu, konsep entri data otomatis telah menjadi topik hangat dalam berbagai industri.
Apa itu Entri Data Otomatis?
Entri Data Otomatis yang didukung AI adalah proses penggunaan teknologi automation untuk menyederhanakan proses entri data, sehingga lebih cepat dan akurat.
Dalam hal ini, teknologi automation seperti OCR AI mengotomasi proses entri data dari hard copy dan soft copy (dokumen) ke dalam sistem digital.
Seperti yang bisa dilihat, OCR AI bekerja secara otomatis mengekstrak data tidak terstruktur dari berbagai format dokumen seperti PDF, gambar, Email, atau website, dan menyajikan informasi yang relevan dalam format terstruktur seperti CSV, JSON, atau XML.
Bayangkan jika semua dokumen kamu bisa diubah secara otomatis menjadi data digital tanpa perlu mengetik ulang.
Tentu saja, proses tersebut bermanfaat bagi banyak bisnis atau organisasi, terutama bagi organisasi yang bergantung pada banyak dokumen kertas.
Misalnya, dalam dunia hukum, proyeksi rumit dibutuhkan untuk mengumpulkan dan mengelola berbagai dokumen fisik seperti peraturan, kasus pengadilan, dan dokumen legal lainnya.
Dalam situasi seperti itu, OCR AI dapat membantu mendigitalisasi dokumen tersebut sehingga dapat disimpan pada document management system yang aman untuk selanjutnya dapat diakses dengan cara yang lebih efisien dan rahasia.
Demikian juga di dunia bisnis, banyak perusahaan yang harus mengelola banyak dokumen penting seperti dokumen keuangan, invoice, dan formulir.
Entri Data Otomatis di Bantu AI Untuk Efisiensi Perusahaan
Efisiensi operasional perusahaan menjadi kunci keberhasilan di era transformasi digital yang kompetitif.
Oleh karena itu, salah satu cara untuk mencapai efisiensi tersebut yaitu dengan mengotomasi proses entri data (data entry automation).
Tentu saja, hampir semua proses dan alur kerja proses bisnis mendapatkan manfaat dari entri data otomatis.
Berikut 5 contoh pemrosesan dokumen perusahaan yang menunjukkan bagaimana data entry automation dapat meningkatkan produktivitas di berbagai sektor industri.
1. Entri Data Invoice Dalam Proses AP
Pemrosesan invoice vendor merupakan salah satu tugas rutin yang menyebabkan pemborosan waktu dalam departemen akuntansi.
Proses manual yang melibatkan pemeriksaan dan pencatatan data dari setiap invoice seringkali menyebabkan kesalahan pengetikan karena proses manual (human error).
Karena alasan tersebut, Account Payable (AP) Automation Software yang dilengkapi OCR AI diciptakan untuk mengotomasi proses entri data dari Invoice.
AP Automation Software dengan OCR AI dapat memahami berbagai aliran data dan memperhitungkan beberapa titik data untuk melakukan 4 way matching dalam proses AP.
Dalam hal itu, proses 4 way matching mencocokkan kesesuaian invoice, purchase order, faktur pajak, dan GRN (bukti penerimaan barang) untuk memastikan bahwa invoice yang dikirimkan oleh Vendor akurat sebelum pembayaran dilakukan.
Proses tersebut memberikan tingkat akurasi yang lebih tinggi sekaligus mengurangi risiko kesalahan atau penipuan dalam transaksi bisnis.
2. Ekstraksi Data KTP
Proses administrasi di lingkungan pemerintahan, seperti pendaftaran penduduk, verifikasi identitas untuk layanan publik, dan pemilihan umum membutuhkan pemrosesan ratusan ribu hingga jutaan KTP dalam waktu singkat.
Tidak hanya di pemerintah, tetapi juga sektor swasta memproses KTP untuk verifikasi identitas pada proses bisnis, misalnya dalam pembukaan rekening baru, dan pengajuan kredit pada industri perbankan.
Tentu saja, proses manual untuk mengekstrak data dari KTP memerlukan banyak tenaga kerja dan waktu yang cukup lama.
Dengan teknologi OCR KTP, proses tersebut dapat diselesaikan dalam hitungan detik, mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manual dan menekan biaya operasional.
Dalam hal ini, OCR KTP bekerja dengan menggunakan pemindaian dan pengenalan karakter optik untuk mengekstrak informasi dari KTP yang memungkinkan entri data otomatis.
Teknologi tersebut mampu membaca teks dari gambar atau dokumen yang dipindai, kemudian mengubahnya menjadi data digital yang dapat diolah dan disimpan dalam database.
3. Formulir
Formulir merupakan dokumen bisnis penting yang mungkin berisi informasi penting seperti detail klien, informasi keuangan, atau spesifikasi produk.
Oleh karena itu, teknologi AI OCR dapat digunakan untuk mengekstrak data dari formulir dengan cepat dan efisien, tanpa campur tangan manusia, sehingga mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan entri data manual.
Salah satu industri yang sangat membutuhkan teknologi AI OCR yaitu industri asuransi, dimana perusahaan asuransi sering menangani sejumlah besar klaim setiap hari.
Sejalan dengan itu, proses penanganan dan pemrosesan klaim dapat menghabiskan banyak sumber daya dan waktu.
Contohnya, klien perlu mengisi formulir klaim yang berisi informasi penting yang perlu diekstraksi oleh perusahaan asuransi untuk diproses.
Dengan teknologi AI OCR, proses penanganan klaim dapat disederhanakan, dan waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim dapat dikurangi dengan entri data otomatis.
Lebih jauh lagi, teknologi AI OCR dapat mengidentifikasi dan menandai setiap kesalahan atau ketidak konsistenan dalam informasi yang diekstrak dari formulir klaim.
Hal ini memastikan bahwa hanya data akurat yang diproses oleh perusahaan asuransi.
Dengan entri data otomatis dibantu OCR AI, perusahaan asuransi dapat mengurangi kemungkinan kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan ketik.
Hal ini, pada gilirannya, dapat mengurangi kemungkinan penipuan, yang merupakan masalah utama bagi industri asuransi.
4. Dokumen Keuangan
Akuntan sering kali harus berurusan dengan dokumen yang diserahkan oleh pelanggan, seperti bank statements, invoice, dan berbagai dokumen keuangan lainnya.
Proses manual untuk menangani dokumen-dokumen tersebut seringkali rentan terhadap kesalahan.
Contohnya, proses rekonsiliasi bank secara manual dapat manual memerlukan waktu yang cukup lama, terutama jika ada banyak transaksi.
Oleh karena itu, penggunaan sistem entri data otomatis, seperti teknologi OCR AI, menjadi solusi yang sangat bermanfaat.
Teknologi OCR AI tidak hanya menciptakan proses rekonsiliasi bank otomatis tetapi juga memungkinkan manual account payable yang boros biaya dapat diproses secara otomatis dalam hitungan detik.
Dalam hal ini, teknologi OCR AI memungkinkan akuntan untuk mengotomasi proses ekstraksi data dari dokumen yang diserahkan oleh pelanggan.
5. Dokumen Hukum
Kantor hukum dan tim hukum kini menggunakan komputer untuk dengan cepat menarik detail penting dari dokumen seperti kontrak dan laporan bank.
Namun, proses entri data manual dalam pengelolaan dokumen sering kali rentan terhadap kesalahan manusia.
Sementara itu, OCR AI memastikan bahwa proses entri data manual dari dokumen hukum akan akurat dan konsisten.
Teknologi AI dapat mengenali pola dan struktur dalam dokumen, sehingga meminimalkan risiko kesalahan dan memastikan bahwa semua informasi penting dicatat dengan benar.
Mengotomatiskan Entri Data dengan Bantuan AI
Untuk memahami proses di balik entri data otomatis, kita perlu mengidentifikasi semua langkah manual yang perlu diatasi saat mulai mengotomatiskan proses tersebut.
Hal pertama yang perlu diingat, memulai dengan memecah proses entri data otomatis langkah demi langkah.
1. Persiapan Data
Data bisa datang dalam berbagai format, seperti dokumen PDF, gambar, formulir, file yang dipindai, website atau bahkan dokumen fisik.
Langkah pertama dalam proses otomatisasi entri data yaitu mengumpulkan semua data yang perlu diolah.
2. Ekstraksi Data
Tujuannya yaitu menghilangkan proses manual oleh manusia untuk membaca data dari satu sumber data dan mentransfernya ke sumber lain.
Untuk itu, data yang telah dikumpulkan sebelumnya harus diubah menjadi format yang dapat dibaca mesin (machine-readable format).
Diperlukan bentuk data yang dapat diedit dan dipahami baik oleh kita maupun oleh mesin.
Dalam hal ini, ada beberapa cara untuk mencapai ini, seperti menggunakan teknologi OCR AI atau alat ekstraksi data lainnya.
3. Validasi Data
Langkah opsional ini digunakan oleh organisasi untuk memeriksa akurasi data dan memvalidasi data sebelum diekspor ke aplikasi lain.
Disarankan untuk memverifikasi data secara manual pada tahap awal untuk memastikan keakuratan dan membangun kepercayaan pada sistem otomatisasi.
4. Ekspor Data
Langkah ini melibatkan pengiriman data yang telah diekstraksi ke tujuan yang sesuai. Data yang diekstraksi akan disajikan sebagai output terstruktur (seperti CSV, XML, JSON, Excel) dan dapat diekspor dengan mudah menggunakan perangkat lunak dan alat yang tersedia secara online.
5. Membuat Alur Kerja (Workflow) untuk Proses Massal
Karena tujuan dari otomatisasi entri data adalah untuk menangani file dalam jumlah besar secara teratur, langkah terakhir adalah membuat alur kerja untuk otomatisasi, mengurangi intervensi manusia dan memastikan proses dapat diulangi sesuai kebutuhan. Langkah-langkah untuk membuat alur kerja meliputi:
- Menggunakan Alat dan Perangkat Lunak: Ada berbagai alat dan perangkat lunak yang dapat membantu mengintegrasikan langkah-langkah ini untuk menciptakan alur kerja. Beberapa rekomendasi termasuk produk Nanonets, yang mudah digunakan dan terintegrasi dengan berbagai aplikasi seperti Google Drive, Dropbox, Google Sheets, Google Workspace, QuickBooks, Slack, Excel Online, One Drive, Share Point, dan lainnya.
- Platform Berbayar: Platform lain yang tersedia secara online termasuk Zapier, Zoho Flow, IFTTT, yang juga dapat digunakan untuk membuat alur kerja otomatis.
