FITUR YANG HARUS DIMILIKI AUTOMATE INVOICE DATA CAPTURE

Perangkat Invoice Data Capture yang dipilih oleh suatu perusahaan bergantung pada jenis invoice yang harus diambil datanya. Pemindaian invoice biasanya termasuk dalam 2 kategori: “format invoice yang diketahui” vs “format invoice yang tidak diketahui.”

• Format Invoice yang Diketahui: Ketika perusahaan berhubungan dengan sekumpulan pemasok dan vendor tetap, invoice biasanya diproses dari sekelompok pemasok/vendor yang sama dari bulan ke bulan. Perusahaan semacam itu dapat menggunakan pemindai invoice terlatih yang terdapat dalam perangkat lunak OCR otomatis seperti Nanonets. Perusahaan dapat memperbaiki pemindai invoice untuk mengenali dan mengambil data dari jenis format invoice tertentu yang mereka terima.
• Format Invoice Tidak Dikenal: Ketika perusahaan harus berurusan dengan daftar pemasok yang terus berubah, jenis invoice pun selalu berbeda. Perusahaan semacam itu dapat memanfaatkan kemampuan AI & ML seperti yang tersedia di perangkat lunak Nanonet untuk menggunakan format invoice yang belum pernah diketahui sebelumnya. Pemindai invoice otomatis berbasis AI akan menjadi semakin akurat seiring berjalannya waktu.

Dengan format yang sudah atau belum diketahui, berikut adalah beberapa fitur penting yang harus Anda cari di perangkat pemrosesan invoice otomatis:

• Fields Captured
• Intelligent Key Value Pair Match
• Table Capture and Extraction
• Intuitive UI
• Three Way Match
• On Premises Deployment
• Customizability
• Pricing and Affordability
• Integrations
• Customer Support

 

Fields Captured

Beberapa area yang harus diambil datanya oleh OCR dari invoice adalah:

• Detail vendor: Nama Penjual, Alamat Penjual, Telepon Penjual, Email Penjual, Detail Rekening Bank Penjual
• Detail invoice: Nomor Invoice, Tanggal Invoice, Jumlah Invoice, Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran, Net_D, Nomor PO, Mata Uang
• Detail Pembeli: Alamat Pembeli, Nama Pembeli
• Detail Pajak: Jumlah Pajak, ID Pajak
• Detail Tabel: Deskripsi Produk, Kuantitas, Harga, Jumlah Baris

 

Intelligent Key Value Pair Match

Key-value Pair merupakan variabel dan nilai teks yang saling berhubungan di dalam dokumen. Fitur ini mengekstraksi data dengan nilai terkaitnya. Misalnya, “Nomor invoice” adalah Key (kunci) dan “002” adalah Value (nilai).

Mesin OCR berbasis tradisional berusaha untuk mengenali area di mana Key tidak disebutkan dengan jelas, atau namanya bervariasi; misalnya, beberapa invoice dapat memiliki “nomor invoice”, sementara yang lain menyebutnya “nomor tagihan”.

Perangkat lunak Invoice Data Capture otomatis harus dapat mengenali berbagai pasangan Key-Value secara akurat.

 

Table Capture and Extraction

Sebagian besar invoice memiliki data transaksi dalam bentuk tabel. Tabel dapat diberi judul atau tidak, memiliki batas atau tidak, dan mungkin dalam format yang berbeda. OCR pada Invoice Data Capture berbasis AI yang baik harus dapat mengenali berbagai jenis tabel dan kolom untuk mengekstrak data yang relevan.

 

Intuitive UI

Ada sejumlah intervensi manusia yang terlibat dalam pengelolaan invoice, terutama dalam memeriksa keakuratan & memvalidasi hasil; perangkat lunak harus mudah digunakan oleh operator.

 

Three Way Match

Invoice bukanlah dokumen mandiri dalam transaksi bisnis. Dokumen tersebut sering kali dikaitkan dengan Purchase Order dan Kuitansi. OCR pada Invoice Data Capture harus dapat mencocokkan ketiga dokumen yang terkait dalam satu transaksi bisnis.

Dengan begitu, perangkat lunak Anda juga harus mengenali jenis dokumen lain (seperti PO dan kuitansi) serta memiliki konektor ke database lain di mana nilainya dapat dicari dan dicocokkan.

 

On-Premises Deployment

Perusahaan cenderung memilih menerapkan pendekatan on-premise, terutama saat menangani data sensitif (seperti invoice & kuitansi). Hal ini dikarenakan standar privasi/keamanan data seperti GDPR akan lebih mudah diikuti saat Anda menjalankan perangkat lunak tersebut secara on-premise.

 

Customizability

Misalnya, invoice untuk pekerjaan konstruksi memiliki kolom tambahan yang disebut “kode pekerjaan” dan hanya ada di industrinya. Perangkat Invoice Data Capture harus dapat menambahkan area baru dan melatih model buatan untuk perbaikan dan modifikasi dalam prosesnya.

 

Pricing and Affordability

Sebagian besar perangkat Invoice Data Capture memiliki harga yang mengharuskan Anda berbicara dengan tim Sales mereka. Sangat sedikit perangkat yang transparan tentang harganya dan menampilkannya secara terbuka.

Biaya sistem, pemasangan, dan pemeliharaan adalah beberapa aspek yang harus didiskusikan terlebih dahulu.

Uji coba gratis dapat membantu calon pengguna memahami perangkat lunak, menilai keakuratan, dan menguji kinerja sebelum mengintegrasikan perangkat Invoice Data Capture dengan sistem ERP lainnya.

 

Integrations

Invoice Data Capture tidak berhenti dengan pengambilan data dari invoice saja. Data ini perlu dimasukkan ke sistem lain seperti ERP (SAP, Oracle), perangkat lunak akuntansi (Quickbooks, Xero), dan CRM (Salesforce) agar pembayaran dapat diproses.

Perangkat Invoice Data Capture yang baik harus dapat berintegrasi dengan API dan dokumentasi yang mudah digunakan.

 

Customer Support

Layanan pelanggan menjadi komponen penting untuk kemudahan penggunaan pembelian perangkat lunak apa pun. Carilah opsi yang menawarkan layanan on-chat 24×7.

 

Automated Invoice Data Capture Dengan Nanonets

Nanonets menawarkan intuitive UI, desain yang luar biasa, pengaturan hyperparameter yang cakap, dan kebijakan harga yang transparan. Di sinilah Nanonets jelas menonjol dari para pesaingnya:

• Kemampuan untuk menyesuaikan – Anda dapat menambahkan data Anda ke model invoice terlatih dan menambahkan Custom Fields untuk melatih semua model di UI.
• Pendekatan on-premise – Anda dapat menjalankan Nanonets secara internal melalui docker. Nanonets merupakan perangkat yang patuh pada GDPR.
• Hemat waktu dan uang – Mengurangi Turnaround Time (TAT) dari hari ke menit & biaya pemrosesan dokumen hingga 90%.
• Support – Layanan on-chat untuk membantu pengguna menavigasi dunia Invoice Data Capture yang terkadang rumit.
• Dokumentasi API – Anda akan menemukan contoh kode siap pakai di Shell, Ruby, Golang, Java, C# dan Python, serta spesifikasi API terperinci untuk endpointyang berbeda.
  Perangkat Invoice Data Capture Nanonets dapat menghubungkan sumber data seperti email, Google Drive dengan API yang memasukkan data yang diambil langsung ke CRM/WMS/DB Anda.

 

 

 

#datacapture #intelligentdatacapture #OCR #intelligentOCR #intelligentdocumentprocessing #IDP #invoice #nanonets