5 Manfaat Document Management System untuk Bisnis Anda

Dunia usaha menghadapi tantangan yang semakin kompleks dalam mengelola dokumen dan data.

Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan dalam mengelola dokumen secara efektif menjadi semakin penting di tengah persaingan yang ketat.

Dokumen-dokumen yang tidak teratur tidak hanya menyebabkan kerumitan dalam mencari informasi penting, tetapi juga meningkatkan risiko kehilangan atau pencurian data yang sensitif.

Oleh karena itu, mengadopsi Document Management System (DMS) dapat membantu perusahaan mengurangi risiko pengelolaan dokumen. Berikut 5 manfaat DMS untuk bisnis:

1. Kolaborasi yang Mulus

Dengan ekosistem bisnis yang semakin modern seperti sekarang ini, menggunakan teknologi digital untuk dokumen bisnis merupakan kunci keberhasilan perusahaan.

Document Management System merupakan solusi digital untuk memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim.

Dokumen yang sama dapat diakses oleh beberapa orang dalam departemen atau tim yang berbeda.

DMS juga menyediakan pengaturan akses yang terstruktur dan dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Misalnya, tim pemasaran dapat berkolaborasi secara real-time pada rencana proyek, aset materi iklan, dan laporan yang dihosting DMS.

Dalam hal ini, DMS bertindak sebagai platform sentral yang memungkinkan Anggota tim pemasaran untuk mengakses dokumen dan aset tersebut dari mana saja dan kapan saja dengan menggunakan perangkat yang mereka miliki.

2. Otomatisasi Alur Kerja yang Efisien

DMS mampu mengotomatisasi alur kerja bisnis dengan cara yang efektif dan efisien, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Contoh dari penggunaan alur kerja otomatis dalam DMS yaitu ketika dokumen dikirim ke beberapa staf atau departemen untuk dilakukan review dan persetujuan. Dalam lingkungan kerja tradisional, proses ini dilakukan secara manual dengan mengirimkan email atau memasang dokumen di papan pengumuman.

Dengan DMS, alur kerja dapat otomatis dirancang untuk mengirimkan dokumen ke orang yang tepat dan dalam urutan yang benar, dan memprioritaskan tugas yang penting.

Dalam DMS, dokumen juga dapat diberi label/tag, sehingga dapat dikelompokkan, dicari, dan diambil dengan lebih mudah dan cepat.

Karena dokumen disimpan secara terpusat, semua orang yang berkepentingan dapat mengakses dokumen tersebut dari mana saja dan kapan saja.

DMS juga memungkinkan pengguna menetapkan batasan waktu pada setiap tahap proses sehingga dapat memastikan agar dokumen tidak menumpuk pada satu tahap, sehingga dapat meningkatkan efektivitas proses bisnis.

3. Peningkatan Aksesibilitas Dokumen

Dengan menggunakan DMS, organisasi dapat memproses dokumen dan memberikan akses ke layanan yang dibutuhkan dengan cepat.

Hal tersebut sangat penting bagi organisasi yang memiliki banyak karyawan dan proses yang panjang.

Dalam contoh proses bisnis, dokumen dapat dibuat, diedit, disimpan dan dibagikan secara online.

Dokumen tersebut terus diproses dan diubah selama alur kerja. Dengan DMS, dokumentasi dan koordinasi menjadi lebih mudah karena semua dokumen disimpan secara terpusat, sehingga setiap orang yang terkait dapat menemukan dokumen tersebut lebih cepat.

Sejalan dengan itu, meningkatkan produktivitas dengan membawa semua dokumen dan informasi ke satu tempat.

4. Menangani Volume Dokumen yang Besar

Selain menyederhanakan proses kerja, Document Management System juga membantu perusahaan dalam pengaturan dokumen terstruktur dan memudahkan pengguna mengakses informasi yang dibutuhkan.

Pengguna dapat menggunakan fitur pencarian untuk menemukan informasi tertentu dalam hitungan detik.

Sejalan dengan itu, DMS memungkinkan pengguna untuk mencari berbagai jenis file dokumen, termasuk memo, presentasi, email, dan gambar.

Pengguna dapat masuk dan mencari file berdasarkan nama, data, tag, kategori dan nilai kriteria lainnya untuk mencari informasi tertentu dengan mudah dan cepat.

Misalnya, firma hukum yang menggunakan DMS dapat dengan cepat mencari dan mengambil dokumen penting terkait kasus dengan memasukkan kata kunci, nama klien, atau nomor kasus.

5. Meningkatkan Keamanan Dokumen

DMS menyediakan basis data digital yang terenkripsi dan dilindungi dengan kata sandi, serta memberikan pengaturan hak akses yang terstruktur.

Dalam hal ini, langkah-langkah keamanan untuk melindungi informasi sensitif, seperti data pribadi pelanggan atau informasi rahasia perusahaan.

Tentu saja, operasi yang dilakukan oleh pengguna dapat dipantau dan masuk ke dalam riwayat audit.

Misalnya, DMS membantu organisasi kesehatan untuk mengatur akses ke data pasien, memastikan bahwa hanya staf medis yang memiliki kredensial dan hak akses yang diperlukan yang dapat mengakses dokumen tersebut.

Setiap orang di organisasi kesehatan, mulai dari dokter, perawat, hingga petugas administratif membutuhkan akses ke informasi pasien untuk menjamin kualitas perawatan.

Namun, organisasi kesehatan tidak ingin memberikan akses tak terbatas ke informasi pasien ini, karena catatan medis berisi informasi sensitif seperti riwayat medis, resep obat, dan informasi pribadi lainnya.

Sedangkan, jika kontrol akses tidak cukup ketat, maka risiko hilang, dicuri, atau disalahgunakan dokumen medis tersebut akan semakin besar.

Kesimpulan

Kolaborasi yang dimungkinkan oleh DMS memberikan keuntungan bagi perusahaan dari berbagai bidang bisnis.

DMS memberikan kesempatan untuk mempercepat perubahan, mengurangi peluang kegagalan, dan memungkinkan agar bahasa menjadi lebih terkoordinasi antar anggota tim.

Terakhir, dengan mempercepat siklus dokumen, perusahaan dapat menjadi lebih efisien, efektif dan responsif terhadap pelanggan, bisnis, pasar, dan kemajuan teknologi.