Mengoptimalkan Proses Onboarding Karyawan dengan Teknologi OCR AI
Perekrutan merupakan proses penting untuk memilih calon karyawan yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Meskipun memakan waktu dan mahal, namun juga merupakan komponen paling penting dalam lingkungan kerja yang berkembang.
Setelah karyawan baru direkrut, orientasi karyawan menjadi penting dalam membantu mereka terintegrasi ke dalam lingkungan kerja yang baru.
Proses tersebut meliputi pengenalan praktik dan prosedur perusahaan, pengenalan tim dan lingkungan kerja, dan pelatihan dasar tentang tugas dan tanggung jawab pekerjaan mereka.
Dalam hal ini, memiliki alur kerja onboarding karyawan yang terstruktur dan efisien sangatlah penting bagi kesuksesan perusahaan.
Mengingat, proses onboarding yang sukses dapat membantu karyawan merasa nyaman dan meningkat employee engagement rate (keterlibatan karyawan) suatu perusahaan.
Sejalan dengan itu, banyak riset menunjukkan jika karyawan yang tidak terlibat di AS merugikan perusahaannya hingga $500 miliar setiap tahunnya. Seperti dikutip dari website techjury.net.
Tantangan Pengelolaan Dokumen Manual dalam Onboarding Karyawan
Onboarding karyawan yang berhasil dapat membantu karyawan baru merasa lebih terlibat dan menjadi landasan bagi pengalaman karyawan yang positif dalam suatu organisasi.
Namun, menyelesaikan berbagai tahapan secara manual, seperti pra-boarding dan pelatihan, dapat menimbulkan beberapa tantangan yang mempengaruhi efisiensi dan produktivitas fungsi SDM.
Salah satu tantangan dalam pra-boarding adalah kesulitan dalam mengumpulkan dan memeriksa dokumen penting seperti kartu identitas, rekening bank, dan dokumen pajak sebelum karyawan baru mulai bekerja.
Tentu saja, hal tersebut dapat menimbulkan masalah dan waktu yang terbuang, jika dokumen-dokumen tersebut tidak terkumpul dengan segera. Berikut dua tantangan signifikan yang harus diwaspadai.
1. Penundaan Onboarding Karyawan
Manajemen dokumen manual melibatkan tumpukan dokumen fisik yang harus dicetak dan diarsipkan.
Proses manual ini memakan waktu dan menghambat kemajuan proses onboarding karyawan, terutama ketika data harus dicatat sedetail mungkin dan berhubungan dengan banyak dokumen yang diperlukan.
Berbeda dari dokumen digital, masalah paling umum dari manajemen dokumen manual yaitu kesulitan dalam mencari informasi yang diperlukan karena dokumen sering disimpan secara tidak teratur atau hilang ditelan waktu.
Hal ini memperlambat proses dan menyebabkan keterlambatan dalam menyelesaikan proses onboarding, serta meningkatkan resiko kesalahan atau hilangnya data karyawan.
2. Risiko Merekrut Karyawan Yang Salah
Proses verifikasi manual sering kali menjadi rentan terhadap kesalahan manusia yang dapat mempengaruhi hasil rekrutmen.
Masalah ini umumnya disebabkan oleh berbagai faktor seperti kekurangan perhatian terhadap detail atau tergesa-gesa dalam pengambilan keputusan karena tekanan waktu, serta keterbatasan sumber daya.
Namun, teknologi OCR AI dapat menjadi solusi untuk mengatasi masalah probabilitas kesalahan manusia pada proses verifikasi dokumen.
Teknologi ini dapat melakukan pembacaan otomatis dari dokumen pelamar, termasuk resume atau aplikasi pekerjaan, dan mengekstrak informasi kunci secara langsung untuk diproses.
Sehingga meminimalkan risiko terjadinya kesalahan interpretasi data oleh staf SDM yang merekrut.
Bagaimana OCR AI Menyederhanakan Onboarding Karyawan
Penerapan teknologi OCR AI dapat membantu organisasi dalam menyelesaikan tugas terkait dokumen secara otomatis dan memungkinkan organisasi untuk mengambil informasi yang relevan dari berbagai dokumen onboarding karyawan.
Teknologi OCR AI dapat membantu dalam mendokumentasikan, memproses, memantau, dan menganalisis dokumen dalam lingkungan kerja, sehingga memudahkan pelaksanaan fungsi operasional dan administrasi.
Memanfaatkan OCR AI, organisasi dapat mengotomatisasi proses yang terkait dengan pengambilan informasi dari dokumen orientasi karyawan seperti resume, kartu identitas, formulir pekerjaan, kontrak, dan dokumen lainnya.
Dalam hal ini, OCR AI mengenali dan mengekstrak informasi yang diperlukan secara otomatis, seperti nama, alamat, nomor telepon, kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, dan informasi lainnya, sehingga mempercepat proses pengumpulan data karyawan.
Tentu saja, manfaat penerapan teknologi AI dalam proses onboarding karyawan sangat signifikan. Sebagai contoh, beberapa manfaat dari implementasi OCR AI dalam proses orientasi karyawan meliputi:
Selain itu, manfaat terbesar dari OCR AI yaitu memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan waktu dan sumber daya serta meningkatkan efisiensi dalam mengelola dokumen onboarding karyawan.