Menyederhanakan Ekstraksi Data Payslip dengan Solusi OCR AI

Tantangan yang dihadapi oleh bisnis kecil terkait dengan beban administratif dan biaya operasional yang besar akibat pemrosesan slip gaji secara manual.

Seperti halnya bisnis besar, bisnis kecil juga menghadapi berbagai masalah, seperti karyawan yang tidak puas, dan memastikan gaji sesuai dengan potongan pajak pada faktur.

Tentu saja, bisnis kecil menghadapi beban administratif yang signifikan, sama seperti bisnis besar.
Dalam hal ini, proses manual slip gaji mengakibatkan biaya operasional yang tinggi.

Karyawan yang tidak puas, dan memastikan kecocokan gaji dengan potongan pajak adalah beberapa prioritas utama dalam pemrosesan slip gaji.

Sejalan dengan itu, karyawan kantor menghabiskan lebih dari 69 hari per tahun untuk tugas administratif, dan perusahaan menghabiskan lebih dari $5 triliun per tahun untuk tugas-tugas berulang, seperti dikutip dari itchronicles.com.

Oleh karena itu, waktu yang dihabiskan untuk entri data manual dapat dihemat dengan menggunakan teknologi otomasi ekstraksi data slip gaji (payslip OCR AI).

Apa itu Payslip OCR AI?

Payslip OCR AI adalah teknologi yang memungkinkan ekstraksi data secara otomatis dari slip gaji.

Dalam hal ini, teks yang tercetak atau tertulis pada slip gaji dapat dikenali dan diubah menjadi data digital yang dapat diproses lebih lanjut.

Teknologi Payslip OCR AI sangat berguna dalam mengotomatisasi proses penggajian dan administrasi, sehingga mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi.

Mengingat pentingnya informasi nama dan alamat karyawan, gaji bruto/neto, potongan pajak, nomor jaminan sosial pada slip gaji, ekstraksi data dari slip gaji secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

Namun, dengan adanya teknologi canggih OCR AI, proses ini dapat dilakukan dalam hitungan detik.

Dengan menggunakan OCR AI, data dari slip gaji dapat diekstraksi secara otomatis tanpa perlu entri data manual.

Pada waktu yang sama, tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

Bagaimana OCR Membantu dalam Ekstraksi Data Payslip (Slip Gaji)?

Teknologi OCR AI digunakan untuk mengekstrak informasi dari slip gaji dan menjelaskan berbagai bidang atau elemen yang umumnya ada pada slip gaji.

OCR AI yang canggih dapat menangkap dan mengekstrak dengan akurat berbagai key-value pairs dari slip gaji.

Yang merupakan data penting yang ada dalam slip gaji, seperti nama karyawan atau jumlah gaji, yang diidentifikasi dan diubah menjadi data digital oleh teknologi OCR AI.

Slip gaji (payslip) standar umumnya mencakup berbagai bidang informasi yang penting. Berikut adalah rincian bidang-bidang tersebut:

Informasi Karyawan: Nama, ID karyawan, departemen karyawan, dan nomor jaminan sosial.
Bidang ini mencakup data pribadi karyawan yang relevan dengan gaji mereka.

Informasi Pemberi Kerja: Nama perusahaan, alamat, dan detail lainnya.
Bidang ini mencakup informasi tentang perusahaan tempat karyawan bekerja.

Periode Pembayaran: Bulanan, dua mingguan, atau sesuai dengan siklus penggajian perusahaan.
Menunjukkan frekuensi pembayaran gaji yang diterima karyawan.

Periode Gaji: Jumlah hari kerja atau jam dan cuti yang diambil.
Menyediakan detail tentang periode yang dicakup oleh slip gaji dan absensi karyawan.

Penghasilan: Rincian gaji, termasuk gaji pokok, lembur, bonus, dan lain-lain.
Merinci berbagai komponen gaji yang diterima karyawan.

Potongan: Pajak yang berlaku, kontribusi ke dana pensiun, premi asuransi yang dipotong, potongan standar, dan lainnya.Mencantumkan semua potongan dari gaji karyawan.

Gaji Bersih: Jumlah total yang diterima setelah semua potongan.
Menunjukkan jumlah akhir yang diterima karyawan setelah potongan.

Total Tahun ke Tanggal (YTD): Total penghasilan dan potongan untuk tahun berjalan.
Menyediakan akumulasi penghasilan dan potongan hingga tanggal slip gaji tersebut.

Sejalan dengan itu, proses konversi slip gaji (payslips) dari berbagai format menggunakan teknologi OCR AI memungkinkan konversi slip gaji dari berbagai format file, seperti PDF, Doc, CSV, XLSX, XML, dan lainnya.

Hal ini, memudahkan pengguna untuk mengubah slip gaji digital yang diterima dalam format PDF atau format lainnya menjadi format lain seperti JPEG atau PNG.

Tentu saja, pengguna dapat mengunduh slip gaji digital dari email atau portal karyawan mereka dalam format PDF dan mengkonversinya menjadi format gambar seperti JPEG atau PNG menggunakan OCR AI.

Untuk mengonversi gambar pindai dari slip gaji fisik (yang diambil dari pemindaian) menjadi slip gaji digital, diperlukan OCR yang canggih dan kuat.

Proses ini memerlukan gambar yang jelas, tidak kabur, dan terangi dengan baik agar konversi dapat dilakukan dengan akurat.

Dalam hal ini, kualitas gambar sangat penting untuk keberhasilan konversi menggunakan OCR.

Gambar yang kabur atau terdistorsi akan menghasilkan hasil konversi yang tidak akurat, sehingga mempengaruhi efektivitas teknologi OCR.

Cara Menggunakan Payslip OCR AI

Langkah-langkah penggunaan teknologi OCR AI untuk mengolah slip gaji menggunakan alat Nanonets OCR AI sebagai contoh. Berikut adalah ringkasan dari proses yang dijelaskan:

Pendaftaran dan Persiapan: Pengguna pertama-tama harus mendaftar di aplikasi Nanonets OCR AI.

Unggah Slip Gaji: Langkah pertama adalah mengunggah slip gaji ke aplikasi OCR AI.

Ekstraksi Data: Aplikasi OCR AI kemudian secara otomatis memindai, mengekstrak, memberi label, dan mengkategorikan data yang terdapat pada slip gaji.

Verifikasi dan Unduh: Setelah data diekstraksi, pengguna perlu memverifikasi keakuratannya dan menambahkan bidang yang diperlukan. Kemudian, data dapat diunduh dalam file baru.

Secara keseluruhan, inilah panduan singkat tentang cara menggunakan teknologi OCR AI untuk mengelola dan mengekstraksi informasi dari slip gaji dengan langkah-langkah yang sederhana dan aplikasi yang efisien.