OCR AI di bidang Keuangan & Akuntansi
Dalam sebuah perusahaan, dokumentasi keuangan dan akuntansi memiliki peran penting dalam mendorong proses bisnis.
Dokumen tersebut berfungsi sebagai catatan transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan digunakan sebagai alat untuk memberikan gambaran yang lengkap tentang kondisi keuangan perusahaan.
Maka dari itu, dokumen keuangan dan akuntansi harus dikelola dengan baik agar bisa mudah diakses dan digunakan oleh manajemen perusahaan.
Dengan pertumbuhan bisnis yang pesat, perusahaan tentu akan menangani berbagai macam dokumen akuntansi sebagai bagian dari alur kerja mereka.
Dokumen akuntansi tersebut antara lain faktur, kwitansi, surat penagihan, pesanan pembelian, dan dokumen pengiriman.
Dokumen-dokumen tersebut sangat penting karena membantu perusahaan mencatat dan melacak arus kas masuk dan keluar.
Maka dari itu, perusahaan cenderung memiliki tim akuntansi khusus (atau tim outsourcing AP) untuk memeriksa dokumen keuangan, memasukkan data ke perangkat lunak akuntansi, memverifikasi data terhadap dokumentasi pendukung, dan terakhir memproses transaksi jika diperlukan.
Proses verifikasi tersebut dilakukan untuk menghindari kesalahan pemrosesan atau pembayaran yang dapat merugikan perusahaan di kemudian hari.
Verifikasi rumit seperti itu diamanatkan oleh persyaratan peraturan dan etika. Dan ini sering dilakukan secara manual karena berbagai dokumen akuntansi & keuangan tidak selalu dapat dibaca oleh mesin.
Dokumen yang dibagikan dalam bentuk PDF atau kertas, seperti faktur, surat penagihan, kwitansi, pesanan pembelian, dan dokumen akuntansi lainnya, seringkali memerlukan upaya manual yang substansial untuk dimasukkan ke dalam alur kerja digital yang memacu bisnis saat ini.
Pengolahan dokumen secara manual akan memperlambat dan mengurangi produktifitas perusahaan.
Intervensi manual oleh staf akuntansi ini cenderung memakan waktu & rawan kesalahan.
Namun, dengan memanfaatkan teknologi OCR AI, proses pengolahan dokumen keuangan dapat menjadi lebih efisien dan akurat.
OCR AI di bidang Keuangan & Akuntansi
OCR AI memungkinkan dokumen fisik untuk di-scan secara otomatis dan mengubahnya menjadi format digital.
Kemudian, teknologi ini akan menggunakan algoritma untuk mengenali dan membaca teks dalam dokumen digital.
OCR AI dapat secara otomatis mengenali & mengekstrak teks, karakter, bidang, atau data dari dokumen & gambar yang dipindai.
Dan karena sebagian besar dokumen menyajikan data terstruktur dalam format standar, OCR AI dapat sangat mengurangi waktu pemrosesan untuk setiap dokumen.
Misalnya, Software OCR AI dapat mengekstrak & menyajikan bidang (atau item baris) yang diinginkan dari PO, faktur & tanda terima terkait sehingga tim akuntansi dapat melakukan pencocokan 3 arah secara cepat & efisien.
Tentu saja, ini menghindari semua upaya manual yang seharusnya diperlukan untuk mengekstraksi data yang relevan dari dokumen keuangan.
Perangkat lunak OCR otomatis dapat dengan mulus terhubung dengan sistem akuntansi atau ERP untuk membuat alur kerja yang sepenuhnya digital.
Sebagai hasilnya, OCR AI memungkinkan analis keuangan dan akuntan untuk fokus pada tugas tingkat yang lebih tinggi, lebih teknis atau khusus, yang memberikan nilai lebih bagi organisasi mereka.
Apa Manfaat OCR AI dalam Akuntansi?
OCR AI dapat membantu departemen akuntansi dalam penghematan waktu dan penghematan biaya. Selain itu, berikut adalah beberapa contoh bagaimana teknologi ini dapat mengubah proses bisnis.
OCR AI untuk Account Payable
Meski OCR AI telah banyak digunakan dalam departemen akuntansi, manfaatnya masih belum diketahui banyak orang.
Terlepas dari tugas akuntansi umum, OCR AI juga dapat digunakan untuk memproses Account Payable.
Dalam hal ini, OCR AI mampu memudahkan dan meningkatkan efisiensi departemen keuangan perusahaan.
Salah satu keuntungan menggunakan OCR AI dalam Account Payable yaitu kemampuan untuk meningkatkan efisiensi melalui otomatisasi.
Potensi kesalahan manusia (human error) umumnya terjadi saat melakukan pemrosesan Account Payable secara manual, namun OCR AI dapat membantu meminimalkan kesalahan-kesalahan ini.
OCR AI untuk Pemrosesan Pembayaran
OCR AI diketahui mampu mengotomatiskan proses pemrosesan faktur, meminimalisir waktu yang dibutuhkan dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
Hal ini tidak hanya mempercepat proses audit dan verifikasi, namun juga mempermudah proses pembayaran.
OCR AI dapat memperbaharui dengan mudah daftar tagihan dan ketersediaan pembayaran, sehingga memudahkan proses penggajian, penggantian biaya karyawan dan pembayaran kepada vendor perusahaan.
Dalam proses pembayaran gaji karyawan, misalnya, perusahaan perlu melakukan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan secara teratur.
Dalam proses tersebut, perusahaan harus mengumpulkan seluruh data penggajian karyawan dan memproses aplikasi gaji secara benar dan cepat.
Dengan OCR AI, perusahaan dapat dengan mudah memproses data gaji karyawan dengan lebih cepat dan akurat.
OCR AI mampu mengumpulkan dan memproses informasi penggajian karyawan secara otomatis, serta membuat update data gaji yang akurat dan tepat waktu.
Selain itu, OCR AI juga memudahkan penggantian biaya karyawan. Dalam hal ini, karyawan harus menyerahkan dokumen pendukung dari biaya yang dibebankan, seperti tanda terima atau nota pemesanan.
Dalam proses penggantian biaya karyawan, OCR AI membantu mengotomatiskan pemrosesan data biaya, termasuk pengumpulan tanda terima, faktur, dan lain-lain.
Sehingga perusahaan dapat memproses penggantian biaya karyawan dengan lebih cepat dan akurat.
OCR AI Menghemat Penggunaan Kertas
OCR AI, selain memberikan manfaat dalam efisiensi dan akurasi dalam pengolahan dokumen serta penghematan waktu, juga dapat membantu perusahaan dalam menerapkan gaya hidup kantor yang lebih ramah lingkungan.
Salah satu implementasi yang paling umum dalam gaya hidup kantor yang ramah lingkungan adalah “paperless office” atau “kantor tanpa kertas”.
Dengan penggunaan OCR AI, perusahaan dapat meminimalkan penggunaan kertas dan beralih ke penggunaan dokumen digital.
Setiap tahun, ribuan ton kertas dihasilkan dari pencetakan dokumen di kantor. Hal ini tidak hanya memakan banyak sumber daya, tetapi juga dapat berdampak buruk pada lingkungan.
Dalam mengejar keberlanjutan lingkungan, perusahaan dapat menerapkan gaya hidup kantor “paperless” dengan bantuan OCR AI.
Dalam gaya hidup “paperless”, perusahaan menggunakan teknologi untuk digunakan sebagai pengganti kertas dalam pembuatan, pengiriman, dan pengarsipan dokumen.
Dalam penerapan “paperless”, OCR AI dapat mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital yang lebih mudah diakses, lebih efisien, dan ramah lingkungan.
OCR AI dapat mengenali dan memproses teks pada gambar atau dokumen yang dipindai secara otomatis, dan memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen dalam format digital.
Perusahaan dapat memanfaatkan proses ini dari awal hingga akhir, mulai dari pengisian formulir online, lalu pengiriman dan penerimaan melalui email, hingga pengaturan agenda digital.
Kasus Penggunaan Keuangan OCR & Akuntansi OCR
Keuangan OCR & akuntansi OCR memiliki banyak kasus penggunaan yang menarik sehubungan dengan alur kerja pemrosesan dokumen. Karena dokumen akuntansi & keuangan sebagian besar berurusan dengan data terstruktur yang disajikan dalam format standar, OCR dapat menangani hampir semua dokumen yang terkait dengan disiplin ilmu ini.
Kasus penggunaan OCR yang paling umum untuk dokumen keuangan adalah OCR faktur (juga dikenal sebagai pemindaian faktur & pemrosesan faktur otomatis) & penerimaan OCR. Mengekstrak bidang data yang relevan dari faktur atau kuitansi dapat membantu organisasi memproses transaksi lebih cepat, menghindari penundaan dan potensi denda. Berikut adalah studi kasus tentang bagaimana perusahaan konstruksi terbesar di Minnesota meningkatkan produktivitas AP-nya dengan pembiayaan OCR.
Kasus penggunaan perbankan akan mencakup pemrosesan berbagai aplikasi (untuk pinjaman, akun baru atau permintaan cek) atau melakukan verifikasi KYC. Perangkat lunak OCR dapat memindai formulir aplikasi, mengekstrak bidang yang relevan & mengisinya di perangkat lunak perbankan untuk pemrosesan lebih cepat. OCR kartu ID atau OCR identitas saat ini mendukung sebagian besar proses KYC berbasis seluler yang ditawarkan oleh bank modern. Kasus penggunaan OCR ini memungkinkan bank untuk mempercepat proses yang dapat berubah menjadi titik kesulitan pelanggan potensial. Berikut studi kasus lain tentang bagaimana platform KYC memanfaatkan OCR untuk memproses lebih dari 50.000 SIM per bulan.
Perusahaan asuransi juga dapat mengotomatiskan pemrosesan klaim dengan bantuan teknologi OCR. OCR asuransi dapat mempercepat verifikasi klaim dan pemrosesan klaim, menguntungkan konsumen dan perusahaan asuransi. Selain memproses dokumen terkait asuransi, OCR juga dapat digunakan untuk menilai kerusakan fisik terkait klaim asuransi.
OCR juga dapat digunakan untuk menyederhanakan proses terkait akuntansi dengan mengintegrasikannya dengan perangkat lunak akuntansi. Berikut adalah studi kasus yang menarik tentang bagaimana bisnis menggunakan perangkat lunak OCR untuk menyederhanakan proses akuntansi yang terkait dengan QuickBooks.
Bisnis juga menggunakan OCR akuntansi untuk meningkatkan audit dan laporan pengeluaran. Alat OCR membandingkan dan mencocokkan berbagai jejak dokumen untuk membantu akuntan menandai biaya penipuan dan pengeluaran bisnis. Berikut adalah beberapa contoh tagihan penipuan potensial yang mungkin dihadapi bisnis: kuitansi kosong untuk transaksi non-bisnis, kuitansi pengeluaran duplikat, faktur yang digelembungkan, atau ketidaksesuaian jumlah.
Nanonets OCR
Nanonets adalah perangkat lunak OCR berbasis AI yang mudah disiapkan dan digunakan, menawarkan model pra-pelatihan yang nyaman untuk kasus penggunaan OCR keuangan & akuntansi OCR yang populer. Ekstrak data keuangan/akuntansi dalam hitungan detik atau latih model OCR khusus untuk memenuhi kebutuhan ekstraksi data spesifik Anda.
Keuntungan menggunakan Nanonet dibandingkan pengurai perangkat lunak OCR lainnya (seperti Power Automate) jauh melampaui kemampuan otomatisasi, akurasi & AI/ML yang lebih baik. Berikut adalah beberapa manfaat unik Nanonets:
- Nanonets OCR tidak berbasis template. Selain menawarkan model pra-terlatih untuk kasus penggunaan populer, algoritme pemrosesan dokumennya yang cerdas juga dapat menangani jenis dokumen yang tidak terlihat!
- Nanonets menangani data tidak terstruktur, kendala data umum, dokumen multi-halaman, tabel, dan item multi-baris dengan mudah.
- Nanonets adalah platform otomatisasi cerdas tanpa kode yang dapat terus melatih dirinya sendiri dan belajar dari kumpulan data khusus. Keluaran hampir tidak membutuhkan pasca-pemrosesan.
Setiap aspek pemrosesan dokumen dapat disesuaikan dengan Nanonets. Mulai dari pengenalan dokumen & ekstraksi data hingga gaya dan format keluaran!
Nanonets dibuat untuk integrasi tanpa kerumitan, bahkan dengan sistem lawas. Anda juga dapat dengan mudah mengintegrasikan Nanonet dengan sebagian besar perangkat lunak CRM, ERP, atau RPA.
Dokumentasi Nanonets
Jika Anda ingin melatih keuangan OCR atau model akuntansi OCR Anda sendiri, lihat Nanonets API. Dalam dokumentasi, Anda akan menemukan contoh kode siap pakai di Shell, Ruby, Golang, Java, C#, dan Python, serta detail spesifikasi API untuk titik akhir yang berbeda.