Integrasi Invoice Capture ke Dynamics 365 Finance Dukung Digital Transformation
Dalam era digital transformation saat ini, perusahaan dihadapkan pada tuntutan untuk meningkatkan efisiensi operasional sambil meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan keuangan.
Salah satu solusi teknologi yang semakin populer yaitu Invoice Capture, sebuah sistem yang secara otomatis mengoptimalkan vendor invoice management dari gambar faktur digital.
Proses ini tidak hanya mempercepat pengolahan, tetapi juga meningkatkan akurasi data yang diperlukan oleh departemen Accounts Payable (AP) untuk mengelola dan memproses pembayaran atas barang dan jasa yang diterima perusahaan.
Dalam hal ini, salah satu tugas pokok dalam departemen ini yaitu memverifikasi setiap Invoice yang diterima dari vendor sebelum melakukan pembayaran.
Verifikasi data pada Invoice membantu menghindari kesalahan input yang dapat mengakibatkan kesalahan pembayaran atau bahkan kerugian finansial akibat penipuan.
Oleh karena itu, pentingnya Invoice Capture pada departemen AP menjadi suatu hal yang sangat dibutuhkan.
Siapa Yang Mengintegrasikan Invoice Capture dalam Dynamics 365 Finance?
Dalam implementasi solusi Invoice Capture pada Dynamics 365 Finance, terdapat beberapa peran yang diperlukan untuk memastikan proses pengambilan data invoice yang dilakukan oleh teknologi OCR AI dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
Setiap peran memiliki tugas dan tanggung jawab spesifik yang membantu memastikan proses berjalan mulus.
Berikut 5 peran dalam mengatur dan mengelola solusi Invoice Capture dalam lingkungan Dynamics 365 Finance.
1. Dynamics 365 Administrator
Tugas dan Tanggung Jawab:
2. Power Platform Administrator
Tugas dan Tanggung Jawab:
3. Storage Blob Data Owner
Tugas dan Tanggung Jawab:
4. Invoice Capture Operator
Tugas dan Tanggung Jawab:
Mengelola proses otomatisasi dan validasi data faktur.
5. Environment Maker
Tugas dan Tanggung Jawab:
Implementasi Solusi Invoice Capture dalam Dynamics 365 Finance
Implementasi solusi Invoice Capture dimulai dengan langkah-langkah strategis untuk memastikan integrasi yang mulus dan manfaat yang maksimal. Berikut adalah langkah-langkah kunci yang perlu dipertimbangkan:
1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis
Langkah awal yang penting adalah melakukan evaluasi mendalam terhadap kebutuhan bisnis perusahaan.
Hal ini meliputi mengidentifikasi tantangan utama dalam pengelolaan faktur saat ini, seperti keterlambatan dalam proses verifikasi atau kesalahan input data.
Tentu saja, evaluasi ini membantu menentukan bagaimana solusi Invoice Capture dapat memberikan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya operasional.
2. Pemilihan Vendor dan Solusi
Setelah evaluasi kebutuhan, langkah berikutnya adalah memilih vendor atau solusi Invoice Capture yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sejalan dengan itu, Dynamics 365 Finance menyediakan integrasi yang kuat dengan berbagai solusi invoice capture menggunakan OCR AI untuk mengenali dan mengekstrak informasi dari faktur digital secara otomatis.
3. Konfigurasi dan Integrasi
Proses implementasi meliputi konfigurasi solusi Invoice Capture dengan Dynamics 365 Finance. Ini mencakup pengaturan sistem untuk memastikan bahwa integrasi dengan ERP perusahaan berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang spesifik.
Dalam hal ini, integrasi yang baik memungkinkan data invoice untuk diproses dengan akurat dan efisien, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk verifikasi dan pembayaran faktur.
4. Pelatihan Pengguna
Penting bagi pengguna terutama tim AP, untuk mendapatkan pelatihan yang memadai dalam penggunaan solusi Invoice Capture.
Pelatihan tersebut mencakup cara mengoperasikan fitur-fitur utama seperti penggunaan OCR AI untuk mengekstrak data invoice, verifikasi hasil ekstraksi, dan mengelola alur kerja faktur dalam Dynamics 365 Finance.
Dengan pelatihan yang baik, pengguna dapat mengoptimalkan penggunaan solusi ini untuk memaksimalkan efisiensi operasional.
5. Pemantauan dan Peningkatan
Setelah implementasi, perlu dilakukan pemantauan secara teratur terhadap kinerja solusi Invoice Capture.
Hal ini mencakup memastikan bahwa OCR AI bekerja dengan akurat, menangani permasalahan teknis secara proaktif, dan mengidentifikasi area-area untuk peningkatan dalam proses pengelolaan invoice.
Pemantauan yang baik membantu memastikan bahwa solusi tetap efektif dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam jangka panjang.
OCR AI Membawa Invoice Capture di Dynamics 365 Finance ke Level Baru
OCR AI menjadi kunci dalam invoice capture yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam bisnis mereka.
Dalam kegiatan bisnis, perusahaan-perusahaan seringkali menerima banyak invoice dari berbagai vendor atau supplier.
Tentu saja, memproses invoice menjadi tugas yang menghabiskan banyak.
Harus diingat, proses manual dalam mengolah invoice sangat memungkinkan terjadinya kesalahan dalam input atau kehilangan data akibat invoice yang hilang.
Oleh karena itu, banyak perusahaan menyadari bahwa mereka dapat menghemat waktu dan meningkatkan akurasi dengan mengotomatisasi proses pengelolaan invoice daripada melakukannya secara manual.
Kegunaan OCR AI pada invoice capture sangatlah besar. OCR AI memungkinkan pengambilan data dari invoice suatu perusahaan yang diterima dari pemasok maupun vendor secara otomatis. Dalam hal ini memungkinkan sistem untuk:
1. Mengekstrak Data Secara Otomatis
OCR membantu dalam mengekstrak informasi kunci seperti nomor invoice, tanggal, jumlah, dan detail pembelian lainnya tanpa perlu input manual yang merupakan pemborosan waktu.
2. Meningkatkan Akurasi
Dengan mengurangi ketergantungan entri data manual, OCR AI meningkatkan akurasi data yang diperlukan dalam proses verifikasi dan pembayaran invoice pada proses Account Payable (AP).
3. Mempercepat Proses
Integrasi OCR AI mempercepat alur kerja Account Payable Automation dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses setiap invoice, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.