Procure to Pay (P2P) Untuk Efisiensi & Mengoptimalkan Rantai Pasokan
Proses procure to pay merupakan serangkaian aktivitas mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran akhir kepada pemasok.
Dalam hal ini, procure to pay sangat penting bagi keberhasilan bisnis apapun, karena efisiensi dalam manajemen pembelian, transparansi dalam pengambilan keputusan, dan pengurangan biaya.
Namun, proses procure to pay tradisional seringkali rumit serta melibatkan banyak departemen dan orang, sehingga dapat menyebabkan penundaan dan biaya tambahan.
Apa itu Procure to Pay (P2P)?
Proses Procure to Pay (P2P) dalam konteks perusahaan biasanya terdiri dari serangkaian tugas terstruktur yang dimulai dengan proses pengadaan barang atau jasa hingga pembayaran akhir atas produk atau layanan yang diterima.
Dalam situasi ini, proses procure to pay mengintegrasikan sistem pembelian dan hutang untuk menciptakan efisiensi dan kontrol yang lebih besar dalam pengelolaan Vendor, sewa atau jenis kontrak, ketentuan, pembeli dan hutang lainnya.
Berikut 4 alasan mengapa proses procure to pay sangat penting untuk efisiensi perusahaan:
1. Efisiensi Operasional
Proses procure to pay (P2P) yang efisien membantu mengurangi waktu siklus pengadaan dan pembayaran, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi operasional.
Tentu saja, ini memungkinkan organisasi untuk mengalokasikan sumber daya mereka dengan lebih baik dan fokus pada aktivitas inti yang menambah nilai.
2. Pengelolaan Biaya
Dengan mengoptimalkan setiap tahap dalam proses P2P, organisasi dapat mengurangi biaya pengadaan dan pembayaran.
Lebih lanjut, termasuk mendapatkan harga terbaik dari pemasok, menghindari pembelian yang tidak perlu, dan meminimalkan biaya administrasi.
3. Kepatuhan dan Transparansi
Proses procure to pay yang terstruktur dengan baik memastikan bahwa semua pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan dan aturan hukum.
Sebagai gambaran, membantu dalam mempertahankan transparansi dan kepatuhan yang tinggi, yang sangat penting untuk audit dan pelaporan keuangan.
4. Manajemen Hubungan Pemasok
Proses P2P yang efektif juga berkontribusi pada pengelolaan hubungan yang baik dengan pemasok.
Dengan memastikan pembayaran tepat waktu dan komunikasi yang jelas, organisasi dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pemasok mereka.
Strategi Memaksimalkan Rantai Pasokan dengan P2P
Memaksimalkan rantai pasokan (supply chain) adalah tujuan utama bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan daya saing mereka.
Procure to Pay (P2P) menawarkan solusi yang komprehensif untuk mencapai tujuan ini.
Dengan mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses pengadaan dan pembayaran, P2P membantu perusahaan dalam mengelola biaya, meningkatkan efisiensi operasional, memastikan kepatuhan, dan membangun hubungan yang kuat dengan pemasok.
Untuk memaksimalkan supply chain melalui implementasi P2P (Procure to Pay), perusahaan perlu menerapkan 4 strategi kunci:
1. Otomasi Proses
Menggunakan teknologi dalam proses Procure to Pay dapat membantu mengotomatiskan banyak tahap dalam siklus P2P, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi.
Dengan teknologi process automation, perusahaan dapat menangani volume transaksi yang lebih besar tanpa menambah beban kerja manual.
2. Analisis Data
Dengan memanfaatkan data yang dihasilkan dari proses procure to pay, perusahaan dapat melakukan analisis mendalam untuk mengidentifikasi tren pengeluaran, mengevaluasi kinerja pemasok, dan menemukan peluang untuk penghematan biaya.
Tentu saja, analisis data ini memberikan wawasan berharga yang dapat digunakan untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik.
3. Kolaborasi dengan Supplier
Membina hubungan kolaboratif dengan pemasok adalah kunci untuk memaksimalkan rantai pasokan.
Dengan menggunakan platform P2P, perusahaan dapat berbagi informasi dengan pemasok secara real-time, meningkatkan koordinasi, dan memastikan bahwa semua pihak memiliki visibilitas yang sama terhadap status pesanan dan pembayaran.
4. Pelatihan dan Pengembangan
Melatih staf untuk memahami dan mengelola proses P2P dengan efektif sangat penting untuk memastikan keberhasilan implementasi.
Pelatihan ini mencakup pemahaman tentang teknologi P2P, praktik terbaik dalam pengadaan, dan pentingnya kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
5 Proses Procure to Pay yang dapat di Otomasi
Otomasi proses procure to pay (P2P Automation) sedang mengubah lanskap purchase dan supply chain management.
Sejalan dengan itu, sebuah survei tahun 2023 yang dilakukan di AS, Jepang, dan lima negara Eropa lainnya menunjukkan bahwa 54% profesional menggunakan teknologi Automation untuk proses procurement.
Procurement Software tradisional terutama berfokus pada penyimpanan data dan fungsi transaksional dasar, menawarkan solusi terbatas untuk mengatasi kompleksitas yang melekat dalam aktivitas procurement.
Dalam hal ini, pendekatan manual ini tidak hanya menghabiskan sumber daya yang berharga tetapi juga meninggalkan sedikit ruang untuk aktivitas strategis seperti relationship management dengan suplier, analisis pasar, dan optimalisasi biaya.
Sebaliknya, solusi process automation modern dirancang untuk mengelola aspek taktis maupun strategis dari pembelian, merampingkan operasi, dan meningkatkan pengambilan keputusan.
Procure to Pay Automation mengatasi tantangan ini dengan mengintegrasikan dan mengotomasi seluruh siklus procurement.
Berikut 5 komponen inti untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam procure to pay melalui otomatisasi.
1. Requisition Automation
Requisition Automation adalah langkah awal yang penting dalam alur kerja procure to pay automation.
Lebih lanjut, proses ini dimulai dengan formulir permintaan digital yang memungkinkan departemen dalam suatu organisasi untuk meminta barang atau jasa.
Salah satu aspek penting dari requisition automation yaitu penggunaan Artificial Intelligence (AI).
AI membantu dalam merekomendasikan produk yang sesuai berdasarkan data historis dan kebutuhan spesifik departemen.
Misalnya, jika suatu departemen secara rutin memesan perlengkapan kantor tertentu, sistem artificial intelligence dapat mengingatkan dan merekomendasikan barang-barang tersebut ketika permintaan baru diajukan.
Ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memastikan bahwa permintaan sesuai dengan kebutuhan.
2. Purchase Order Management
Teknologi Automation akan memastikan pengolahan purchase order (PO) yang lebih terorganisir dengan mengotomasi langkah-langkah seperti pembuatan PO, pembuatan kontrak, mengirim notifikasi ke stakeholder, mengirimkan PO, menerima barang, dan memproses pembayaran.
Dengan otomasi, pembuatan PO dapat dilakukan secara langsung berdasarkan permintaan yang telah disetujui, memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Kontrak dapat dibuat secara otomatis sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan sebelumnya, mempermudah negosiasi dan penerapan syarat-syarat yang sudah disetujui.
Secara bersamaan, stakeholder akan secara otomatis diberitahu tentang status PO, memungkinkan transparansi dan kolaborasi yang lebih baik dalam rantai pasokan (supply chain).
Penerimaan barang akan diotomatisasi untuk memastikan kesesuaian antara barang yang diterima dengan PO yang telah dibuat, sementara proses pembayaran akan disederhanakan dengan penggunaan perangkat lunak Procure to Pay Automation untuk memastikan pembayaran tepat waktu sesuai dengan persyaratan kontrak.
3. Receiving and Matching
Pada saat barang atau jasa dikirim, solusi procure to pay automation (P2P) mencocokkan barang yang diterima dengan pesanan pembelian (PO) dan Invoice, memastikan bahwa pesanan lengkap dan akurat sebelum melanjutkan ke tahap pembayaran.
Penting untuk disadari, proses penerimaan dan pencocokan ini sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam proses pengadaan dan pembayaran.
Sebagai gambaran, sistem procure to pay automation melakukan verifikasi bahwa jumlah dan spesifikasi barang atau jasa yang diterima sesuai dengan yang tercantum dalam PO.
Dengan demikian, sistem dapat mendeteksi perbedaan seperti kelebihan atau kekurangan barang yang dikirimkan.
Jika terjadi ketidaksesuaian, sistem akan menandai masalah tersebut untuk segera ditinjau dan diselesaikan.
Selain mencocokkan dengan PO, sistem juga secara otomatis membandingkan barang atau jasa yang diterima dengan informasi yang tercantum dalam Invoice yang dikeluarkan oleh pemasok.
Dalam hal ini, membantu memastikan bahwa jumlah yang ditagihkan sesuai dengan barang atau jasa yang telah diterima oleh perusahaan.
Dengan memastikan bahwa semua langkah tersebut diotomatisasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk barang atau jasa yang sesuai dengan pesanan yang telah dibuat.
4. Invoice Automation
Teknologi OCR AI memungkinkan perangkat lunak procure to pay untuk secara otomatis mengenali teks dan angka dalam invoice yang masuk, mengkonversinya menjadi format digital yang dapat diproses lebih lanjut.
Proses validasi ini sangat penting untuk memastikan bahwa jumlah, harga, dan detail lainnya dalam invoice sesuai dengan apa yang telah dipesan dan diterima oleh perusahaan.
Dengan demikian, alur kerja automation invoice tersebut membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan keuangan dan meningkatkan akurasi dalam proses pembayaran kepada pemasok.
Penerapan artificial intelligence dalam teknologi OCR juga memungkinkan sistem untuk belajar dari pola dan kecenderungan historis, sehingga meningkatkan kemampuan dalam mendeteksi ketidaksesuaian dan mengoptimalkan proses validasi invoice secara terus-menerus.
5. Payment Automation
Langkah terakhir dalam proses procure to pay automation yaitu jadwal pembayaran dan pelaksanaannya, dengan integrasi ke sistem perbankan untuk memfasilitasi pembayaran langsung sesuai dengan syarat pembayaran yang telah ditetapkan.
Hal ini meningkatkan hubungan dengan pemasok dan pengelolaan kas perusahaan.
Dengan menggunakan sistem otomatisasi pembayaran, perusahaan dapat menghindari keterlambatan pembayaran yang dapat mengganggu hubungan dengan supplier.
Procure to pay automation memungkinkan jadwal pembayaran yang teratur dan tepat waktu sesuai dengan syarat-syarat yang telah disepakati sebelumnya.
Tentu saja, integrasi dengan sistem perbankan juga memastikan bahwa proses pembayaran dilakukan dengan efisiensi, meminimalkan risiko kesalahan dan meningkatkan transparansi dalam manajemen keuangan.
Selain itu, payment automation juga memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada strategi pengelolaan kas yang lebih baik.
Kesimpulan
Mengidentifikasi proses yang tepat untuk otomatisasi dalam siklus procure to pay sangat penting untuk memaksimalkan manfaat teknologi.
Dengan berfokus pada permintaan dan persetujuan pembelian, manajemen pesanan pembelian, penerimaan dan verifikasi barang, rekonsiliasi invoice, dan manajemen pembayaran, organisasi dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, dan memperkuat hubungan dengan supplier.
Teknologi Automation tidak hanya mengoptimalkan proses kunci ini, tetapi juga membebaskan para profesional di bidang procurement untuk fokus pada aktivitas strategis yang mendorong pertumbuhan dan daya saing perusahaan.