Mengenal Vendor Invoice Management & Manfaatnya
Seiring perkembangan teknologi, perusahaan memanfaatkannya untuk meningkatkan produktivitas.
Contohnya, implementasi invoice automation yang memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan.
Dalam hal ini, mengotomatiskan proses faktur melalui invoice vendor management membantu perusahaan untuk mematuhi persyaratan terkait pembayaran dan pelaporan keuangan dengan efektif.
Apa itu Vendor Invoice Management?
Vendor Invoice Management adalah pendekatan sistematis untuk mengoptimalkan proses penerimaan, verifikasi, dan pembayaran invoice vendor agar lebih efisien.
Ketika bisnis berkembang dan semakin kompleks, pengelolaan invoice vendor dapat menjadi tugas yang memakan waktu bagi tim Account Payable.
Oleh karena itu, perusahaan yang menjalankan operasi bisnis modern fokus pada efisiensi, akurasi, dan efektifitas biaya dalam pengelolaan invoice vendor.
Dengan sistem vendor invoice management, perusahaan dapat mengelola faktur dari berbagai vendor dengan mudah, cepat, dan akurat.
Sejalan dengan itu, pengelolaan invoice yang cepat membantu perusahaan membangun hubungan yang baik dengan pemasok.
Pengelolaan invoice yang efektif tidak hanya meningkatkan hubungan dengan vendor tetapi juga membantu perusahaan dalam berbagai cara.
Peran Vendor Invoice Management di Perusahaan
Manajemen invoice vendor yang efektif dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat dihasilkan dari vendor invoice management yang efektif:
1. Kepatuhan Terhadap Kontrol Internal
Memastikan transaksi bisnis berjalan sesuai dengan hukum dan kebijakan perusahaan terbukti mencegah fraud terhadap perusahaan.
Misalnya, proses validasi setelah invoice diverifikasi yang bertujuan memastikan bahwa informasi pada faktur akurat.
Dalam hal ini, informasi yang divalidasi meliputi jumlah, harga, tanggal, kategori produk atau jasa, serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
2. Penghematan Biaya
Dengan mempercepat proses, mencegah duplikasi, dan mengeliminasi kesalahan manusia, perusahaan mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk koreksi faktur.
Sejalan dengan itu, mengurangi biaya terkait keterlambatan pembayaran. Hal ini juga memastikan vendor mendapatkan pembayaran mereka tepat waktu.
Jadi, Vendor Invoice Management membuat perusahaan menghindari kesalahan manusia yang berdampak pada biaya penanganan invoice.
3. Efisiensi
Sistem Vendor Invoice Management menghilangkan proses manual sehingga menghasilkan siklus pemrosesan faktur untuk mendukung produktivitas.
Dengan adanya proses yang terstandarisasi dan terotomatisasi, pekerjaan dapat diselesaikan secara akurat.
Contohnya, sistem mengumpulkan seluruh faktur dari vendor dan mengintegrasikannya ke dalam satu platform. Tentu saja, menghindarkan perusahaan dari memproses faktur satu persatu.
Kesimpulan
Dengan mengimplementasikan vendor invoice management, perusahaan mengurangi risiko kesalahan manusia, meningkatkan visibilitas atas biaya, mempercepat siklus pembayaran, dan meningkatkan hubungan dengan pemasok dengan pembayaran yang tepat waktu.