Meningkatkan Proses AP Menggunakan 4 Way Matching & OCR AI

Pengelolaan yang baik atas Accounts Payable (AP) sangat penting bagi keberhasilan keuangan suatu perusahaan.

Tugas utama pengelolaan ini meliputi pengelolaan faktur (invoice) yang masuk, mengawasi dukungan pembayaran ke vendor, serta menjaga hubungan yang baik dengan vendor.

Hal ini tidak hanya memastikan kelancaran arus kas, tetapi juga dapat mengurangi risiko kesalahan finansial.

Oleh karena itu, 4 way matching merupakan elemen krusial dalam manajemen AP yang memastikan akurasi, keamanan, dan efisiensi dalam proses pembayaran.

Dalam 4 way matching, informasi yang terdapat dalam empat dokumen utama, yaitu purchase order, bukti penerimaan barang, faktur, dan kontrak harus dipastikan sejalan dan sama, sehingga dapat memastikan akurasi, keamanan, dan efisiensi dalam proses pembayaran.

Bagaimana 4 Way Matching Mengoptimalkan Proses AP?

4 Way Matching memastikan bahwa pembayaran dilakukan hanya jika penerimaan barang sesuai dengan pengiriman sesuai dengan pesanan dan faktur yang diterima.

Jadi, sebelum membayar tagihan, perusahaan harus memastikan bahwa detail pesanan, pengiriman, dan penerimaan barang tercakup dalam proses 4 way matching.

Proses verifikasi ini meminimalkan risiko pembayaran berlebihan, double payment, atau kesalahan lain yang dapat menyebabkan kehilangan pasokan barang ataupun kerugian finansial.

Dalam proses 4 way matching, dokumen yang digunakan untuk verifikasi adalah sebagai berikut:

1. Purchase order: Dokumen ini berisi informasi tentang item yang dipesan, volume yang dibutuhkan, harga, dan waktu pengiriman. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa barang yang dipesan benar-benar diterima oleh pihak yang berwenang.

2. Bukti penerimaan barang: Dokumen ini menunjukkan kapan barang tersebut diterima dan oleh siapa. Hal ini memastikan bahwa barang diterima oleh pihak yang berwenang, dan dalam kondisi yang baik.

3. Faktur: Dokumen ini berisi rincian harga barang yang diterima dan jumlah uang yang harus dibayar. Dalam hal ini, perusahaan harus memverifikasi bahwa harga yang tertera di faktur benar dan sesuai dengan kontrak dan pesanan terakhir.

4. Kontrak: Kontrak adalah dokumen yang ditandatangani antara perusahaan dengan pemasok dan berisi informasi tentang syarat, durasi kontrak, jumlah, dan harga barang. Tentu saja, proses 4 way matching memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan sesuai dengan persyaratan kontrak.

Keuntungan dari penggunaan 4 Way Matching yaitu bahwa perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan dan penipuan.

Dengan proses verifikasi yang ketat, perusahaan dapat memastikan bahwa faktur yang dibayarkan benar-benar sesuai dengan barang yang dipesan.

Dalam jangka panjang, hal ini dapat membangun kepercayaan pemasok dan menciptakan hubungan yang kuat.

Selain itu, 4 way matching juga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pembayaran. Dengan mengurangi jumlah faktur yang dikirim ulang karena kesalahan pembayaran, proses Account Payable berjalan cepat dan efisien.

Dengan melakukan verifikasi yang ketat, perusahaan dapat memastikan akurasi, keamanan, dan efisiensi dalam proses pembayaran.

Hal ini membantu dalam meminimalkan risiko penipuan faktur, serta membangun hubungan yang kuat dengan pemasok.

Cara 4 Way Matching Mencegah Kesalahan di Proses AP

Sebelum melakukan pembayaran terhadap suatu tagihan, perusahaan harus melakukan proses verifikasi empat dokumen tersebut terlebih dahulu.

Untuk tujuan ini, memastikan kesesuaian informasi mengenai stok barang, harga, dan persyaratan kontrak yang ditetapkan oleh kedua belah pihak, sehingga mengurangi risiko kesalahan atau ketidakcocokan data saat melakukan pembayaran.

Berikut cara sistem 4 Way Matching mencegah kesalahan dalam proses account payable:

1. Mengurangi Kesalahan Manual: Kesalahan manusia dalam penginputan data adalah salah satu sumber kesalahan yang paling umum dalam transaksi keuangan. Dengan menggunakan 4 way matching, perusahaan dapat mengurangi kesalahan ini melalui verifikasi otomatis dan sistematis.

2. Mencegah Penipuan: Proses verifikasi yang ketat membantu mencegah upaya penipuan, seperti pembayaran ganda atau pembayaran untuk barang yang tidak pernah diterima. Semua dokumen harus sesuai sebelum pembayaran dilakukan, sehingga upaya penipuan dapat dideteksi dan dicegah.

3. Penggunaan Teknologi: Banyak perusahaan kini menggunakan teknologi seperti OCR AI mengotomatisasi proses 4 way matching. Teknologi ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga meningkatkan akurasi dengan menghilangkan kesalahan manual dan memastikan semua data sesuai dengan standar yang ditetapkan.

4. Kontrol Internal yang Ketat: Dengan melibatkan beberapa departemen dalam proses verifikasi (seperti pembelian, penerimaan, dan akuntansi), 4 way matching memastikan adanya kontrol internal yang ketat. Setiap departemen bertanggung jawab untuk memeriksa bagian dari dokumen, sehingga kemungkinan kesalahan dapat diminimalkan.

Mengoptimalkan Akurasi dengan Proses 4 Way Matching

Seperti yang sudah dijelaskan, metode yang telah terbukti efektif dalam memastikan akurasi dalam pembayaran yaitu melalui proses yang dikenal sebagai 4 Way Matching.

Proses ini tidak hanya membantu memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan akurat, tetapi juga mendeteksi & mencegah penipuan faktur.

Tanpa menunda-nunda lagi, kita akan membahas secara detail bagaimana 4 Way Matching bekerja dan bagaimana hal ini memastikan akurasi dalam transaksi bisnis.

A. Verifikasi Ganda: Dengan memeriksa empat dokumen yang berbeda, proses 4 Way Matching melakukan verifikasi ganda pada setiap aspek transaksi. Ini mengurangi kemungkinan kesalahan karena setiap detail harus konsisten di seluruh dokumen.

B. Pengecekan Rinci: Setiap dokumen mencakup informasi rinci yang harus sesuai satu sama lain. Misalnya, kuantitas barang dalam PO harus sesuai dengan yang tercantum dalam faktur dan laporan penerimaan. Pengecekan rinci ini memastikan bahwa tidak ada detail yang terlewat atau salah.

C. Dokumentasi Lengkap: Proses ini menghasilkan jejak audit yang lengkap, yang memudahkan untuk melacak dan memverifikasi setiap langkah transaksi. Dokumentasi yang baik juga penting untuk kepatuhan dan pelaporan keuangan.

D. Mengurangi Kesalahan Manual: Proses 4 Way Matching mengotomatisasi sebagian besar proses verifikasi, mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi karena faktor manusia.

Kesimpulan

Dengan memverifikasi dan mencocokkan informasi dari berbagai dokumen, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi yang dilakukan sesuai dengan pesanan, barang atau jasa yang diterima, dan persetujuan internal.

Sejalan dengan itu, mengurangi risiko kesalahan dan penipuan, 4 Way Matching membantu meningkatkan efisiensi operasional dan kepercayaan dalam hubungan dengan pemasok.

Dalam era di mana keakuratan dan efisiensi sangat penting, 4 Way Matching menjadi alat yang tak tergantikan dalam manajemen keuangan perusahaan.