Panduan Mendeteksi dan Mencegah Penipuan Faktur
Bisnis saat ini terus bergerak sangat cepat karena adanya kemajuan teknologi digital. Dalam lanskap bisnis yang bergerak cepat ini, integrasi digital menjadi faktor penting untuk menjaga kelangsungan bisnis dan memperoleh keuntungan.
Salah satu manfaat dari integrasi digital yaitu menyederhanakan operasional bisnis sehari-hari.
Dalam hal ini, integrasi digital membantu bisnis mengotomatisasi berbagai tugas rutin, sehingga mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Meskipun demikian, kemajuan teknologi digital juga membuka risiko pada bisnis, salah satunya adalah penipuan faktur (invoice fraud).
Menurut laporan oleh The New York Times pada Maret 2019, para penipu menciptakan entitas bisnis palsu untuk transaksi B2B dan mengirimkan Invoice Vendor palsu ke Facebook dan Google.
Karena sistem pembayaran mereka tidak dapat membedakan antara faktur asli dan faktur palsu, Facebook dan Google membayar faktur itu tanpa menyadari bahwa entitas bisnis tersebut palsu.
Modus Penipuan Faktur dalam Bisnis Modern
Modus penipuan faktur merupakan suatu bentuk tindakan kejahatan yang sangat merugikan para pelaku bisnis dan organisasi yang menjadi korban.
Penipuan ini dapat terjadi dalam berbagai bentuk yang seringkali sulit dideteksi dan dicegah.
Hal inilah yang membuat modus penipuan faktur menjadi salah satu bentuk kejahatan yang sulit diatasi.
Pada dasarnya, ada beberapa bentuk modus penipuan faktur yang sering terjadi. 3 diantaranya yaitu:
1. Invoice Palsu
Invoice Palsu merupakan modus penipuan menggunakan faktur yang berisi tagihan untuk produk atau layanan yang sebenarnya tidak pernah dikirimkan.
Modus penipuan faktur memang seringkali memanfaatkan tim Account Payable. Hal ini karena karyawan mengalami kelelahan dalam proses input data manual pada proses AP yang membutuhkan waktu yang cukup lama.
Modus penipuan faktur akan memanfaatkan kondisi tersebut untuk memberikan faktur palsu atau mencuri informasi penting untuk merugikan perusahaan atau organisasi tersebut.
2. Faktur Duplikat
Modus penipuan faktur menggunakan faktur duplikat merupakan salah satu bentuk penipuan faktur yang sering terjadi.
Modus penipuan ini memanfaatkan kesalahan pengawasan dan administrasi dalam organisasi.
Pihak penipu akan mengirim beberapa faktur duplikat dengan harapan salah satu faktur tersebut akan diproses tanpa verifikasi silang.
Modus penipuan ini biasanya dimulai dengan mencuri rincian penting dari organisasi seperti nama penerima tagihan, alamat, dan nomor telepon.
Pelaku penipuan kemudian menciptakan faktur duplikat dan mengirimkannya ke organisasi.
3. Tagihan Berlebih
Penipuan faktur dengan modus tagihan berlebih biasanya merupakan tagihan yang sah, namun jumlah tagihannya sebenarnya berlebih, biasanya hanya sedikit di atas harga sebenarnya.
Modus ini dimanfaatkan oleh penipu dengan menyisipkan jumlah tagihan yang terlalu tinggi di tengah-tengah tumpukan faktur asli agar luput dari pengawasan para petugas.
Memanfaatkan tumpukan faktur yang banyak di organisasi dan melampaui jumlah transaksi yang dilakukan sehingga membuat orang yang bertugas sibuk sehingga rentan melakukan kesalahan dalam pengawasan pada setiap faktur.
Hal itu dapat terjadi karena beberapa faktor, termasuk kurangnya koordinasi internal, kerja tergesa-gesa, atau kurangnya kerjasama antar departemen.
Untuk menghindari modus penipuan ini, organisasi perlu menggunakan Account Payable Automation Software untuk prosedur verifikasi tagihan yang ketat.
Proses pengajuan, persetujuan hingga pembayaran tagihan harus melalui verifikasi yang ketat, berdasarkan alur kerja yang jelas yang tidak membiarkan adanya celah untuk manipulasi tagihan maupun penggelapan.
Kesimpulan
Dalam lingkungan bisnis yang serba komplek seperti saat ini, organisasi harus selalu waspada terhadap modus penipuan faktur yang beragam.
Diperlukan upaya penyempurnaan sistem yang tepat, pelatihan dan pengawasan yang ketat, serta penggunaan teknologi terdepan agar organisasi dapat bertindak lebih cepat dan tepat dalam menghindari modus penipuan faktur.