3 Jenis Dokumen Digital yang Meningkatkan Kualitas Pekerjaan

Pada era digital saat ini, dokumen tidak lagi terbatas pada dokumen fisik yang dicetak pada kertas.

Sekarang, dokumen digital menjadi semakin penting dalam lingkungan kerja karena dunia usaha memerlukan kecepatan, akurasi dan integrasi data.

Sejalan dengan itu, perusahaan menggunakan dokumen digital untuk menyimpan berbagai jenis informasi termasuk data keuangan, data pelanggan, data penjualan, dokumen hukum, interaksi email dan file digital lainnya.

Pada waktu yang sama, perkembangan Document Management System Software telah membuat dokumen digital lebih mudah dibuat, disimpan, dan diakses di mana saja.

Bahkan, seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, Document Management System kini menjadi pilihan utama pada banyak perusahaan.

Dokumen digital bukan hanya lebih efisien dan mudah diakses, tetapi juga memungkinkan memproses dokumen secara otomatis dan real-time.

Misalkan dengan menggunakan perangkat lunak Document Management System yang terintegrasi dengan ERP, setiap data dan informasi yang tersimpan pada dokumen digital bisa diproses secara instan, tanpa perlu menggunakan bantuan manual.

Tentunya, dokumen digital juga disimpan dan diakses dari jarak jauh melalui solusi cloud.

Dimana keunggulan dari solusi cloud yaitu aksesibilitas di mana saja, bahkan pada tengah bepergian ataupun saat sedang di luar kantor.

Setidaknya, Document Management System dengan solusi cloud telah menjadi pilihan pada berbagai jenis industri yang membutuhkan akses dokumen yang mudah dan cepat dari berbagai lokasi yang terpisah.

Salah satu contoh industri yang cocok dengan Document Management System yaitu industri konstruksi, dimana penggunaan dokumen digital mempercepat manajemen konstruksi yang kompleks.

Maka dari itu, perusahaan dapat mempertimbangkan solusi manajemen dokumen digital pada 3 jenis dokumen berikut:

1. Sistem DMS Membantu Perusahaan Mengelola Konten Visual

Sistem Manajemen Dokumen (DMS) yang dilengkapi OCR AI dapat membantu perusahaan dalam mengelola konten visual yang terdapat dalam gambar digital seperti ilustrasi, desain grafis, brosur, kartu nama, dan poster dengan sangat mudah.

DMS ini dapat mengelola dokumen visual tersebut dalam format yang aman dan terstruktur, sehingga memberikan kemudahan akses dan penggunaan bagi pekerja.

Pada umumnya, penggunaan OCR AI dalam DMS memungkinkan data pada gambar dikelola secara otomatis sehingga menghilangkan risiko human error.

Dalam hal ini, perusahaan bahkan dapat mengelola ratusan atau ribuan dokumen visual dalam waktu yang sama dan memperoleh keuntungan dari kemampuan yang tinggi dalam pengolahan data.

2. Dokumen Teks Digital Mengubah Cara Bisnis Beroperasi

Dokumen teks berupa surat, laporan, atau catatan dalam format DOC, TXT, dan PDF, yang merupakan bentuk dokumen digital, memang memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam bekerja.

Dokumen-dokumen tersebut bisa diakses dengan cepat dari perangkat komputer, tablet, atau smartphone, bahkan bisa berbagi kepada banyak orang dengan mudah.

Di sisi lain, keuntungan dokumen digital yaitu mudah untuk menemukan data yang dibutuhkan, tanpa perlu khawatir tentang kerusakan dokumen seperti yang terjadi pada dokumen fisik.

Dokumen digital dapat diatur ulang secara mudah dalam suatu Folder di perangkat penyimpanan manapun, termasuk solusi cloud.

Hal ini memudahkan pengguna dalam mengakses dokumen penting meskipun berada di mana saja dan kapan saja mereka memerlukannya.

3. Dokumen Digital Berbasis Web

Dokumen digital berbasis web dalam bentuk format HTML memang sangat berguna dalam memudahkan pekerjaan, terutama setelah adanya sistem manajemen dokumen digital yang memungkinkan pengelolaan dokumen dengan lebih mudah dan efisien.

Tentu saja, dengan adanya sistem manajemen dokumen digital, pengaturan dan pengelolaan dokumen digital seperti dokumen berbasis web menjadi lebih mudah.

Sistem manajemen dokumen digital memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengatur, dan mengakses dokumen digital yang terhubung dengan web seperti halaman web, dokumen PDF, dan informasi blog.

Selain itu, sistem ini juga dapat menyediakan fitur pencarian yang mempercepat pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.

Kesimpulan

Dokumen dalam bentuk digital seperti DOC, TXT, dan PDF memang sangat memudahkan penggunanya, terutama di bidang bisnis.

Poin penting lainnya, dokumen digital tersebut memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mencari, dan mengakses data dengan lebih cepat dan akurat, tanpa takut hilang atau rusak.

Dengan menggunakan sistem manajemen dokumentasi digital, perusahaan dapat merencanakan pengelolaan dokumennya dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya, dan memperkecil risiko penghilangan atau kerusakan dokumen biasa.