Document Management System untuk Industri Konstruksi di Era Digital
Manajemen dokumen merupakan bagian integral dari pengelolaan proyek konstruksi.
Dalam hal ini, proyek konstruksi melibatkan berbagai macam dokumen seperti perjanjian kontrak, rencana dan sketsa desain, gambar teknik, izin, dan surat-surat lainnya.
Dengan penggunaan sistem tradisional, seperti dokumen-dokumen fisik, mengakses, mengelola, dan berbagi informasi menjadi lebih sulit dan memakan waktu.
Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen dokumen sangat diperlukan dalam sektor konstruksi sebagai alat bagi manajer administrasi untuk mengelola proyek dengan lebih efektif.
Sistem manajemen dokumen digital yang sistematis membuat pengolahan dokumen menjadi lebih mudah dan memastikan keamanan dalam pengolahan dokumen terkait.
Mengapa Menggunakan Document Management System di Industri Konstruksi?
Dalam industri konstruksi, Document Management System (DMS) bisa menjadi alat yang sangat bermanfaat dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas alur kerja di setiap tahapannya.
Dalam sebuah proyek konstruksi, informasi yang dihasilkan sangatlah banyak. Mulai dari gambar teknis, perizinan, spesifikasi material, hingga rencana waktu pelaksanaan.
Dengan DMS, semua informasi ini dapat dengan mudah dibagikan ke tim proyek yang terlibat, dimana saja dan kapan saja. Tentu saja, semua informasi ini dapat dengan mudah diakses oleh semua anggota tim proyek.
Dalam industri konstruksi, waktu sangatlah berharga. Di sisi lain, percepatan dalam pembagian informasi merupakan suatu hal yang krusial untuk mempercepat proses konstruksi dan menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pekerjaan.
Document Management System memungkinkan seluruh anggota tim proyek untuk menerima informasi dengan cepat. Hal ini akan mempercepat proses perencanaan dan pembangunan serta membuat hubungan antar tim lebih efisien.
Masalah Pengelolaan Dokumen Kertas di Bidang Konstruksi
Proyek konstruksi seringkali memproduksi sejumlah besar dokumen yang dibutuhkan dalam berbagai bagian proyek.
Selama proyek berlangsung, dokumen-dokumen tersebut harus dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, dan dapat menjadi sangat rumit jika dokumen tersebut masih dalam format kertas.
Hal ini menjadi sangat sulit akibat letaknya yang terus berubah seiring progress proyek itu sendiri, dokumen kertas juga memiliki resiko kerusakan atau kehilangan yang tinggi.
Ketika dokumen-dokumen ini masih dalam format kertas dan bukannya dokumen elektronik, rasa frustrasi terjadi karena hal-hal berikut:
Pengelolaan arsip kertas mempengaruhi berbagai aspek kehidupan, termasuk para karyawan di kantor.
Para karyawan biasanya harus mengambil dan menyimpan dokumen, serta mencari dokumen yang diperlukan.
Apa Kelebihan Document Management System dalam Industri Konstruksi?
Menggunakan solusi Document Management System dalam industri konstruksi memiliki dampak positif pada berbagai aspek kerja, mulai dari digitalisasi dokumen hingga administrasi yang disederhanakan.
Berikut adalah beberapa aspek penting di industri konstruksi yang terpengaruh oleh penggunaan DMS:
1. Digitalisasi Dokumen dan Pengelolaan Arsip Elektronik
Solusi manajemen dokumen digital memberikan banyak keuntungan dibandingkan dengan format kertas, termasuk dalam hal fleksibilitas lokasi pengguna.
Misalnya, pengguna dapat mengakses dokumen dari perangkat apapun asalkan terhubung ke Internet.
Hal ini memudahkan pekerjaan, mengingat banyak industri sekarang mempekerjakan tim remote di berbagai lokasi.
Sejalan dengan itu, sistem DMS memungkinkan pengguna untuk mengubah dokumen PDF atau format lainnya menjadi informasi yang lebih cerdas dan dapat diakses oleh kolega.
Dengan menggunakan teknologi OCR AI dan fungsi dasar DMS, dokumen dapat dengan mudah diubah menjadi data yang dapat diakses oleh orang lain.
2. Berbagi Dokumen dengan Klien, Sub Kontraktor & Mitra
Dalam dunia konstruksi, terdapat banyaknya pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek konstruksi, seperti pengembang, kontraktor, konsultan, pihak pemerintah, dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, suatu perusahaan konstruksi membutuhkan alat yang tepat untuk memfasilitasi kolaborasi antar pemangku kepentingan. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan berbagi dokumen.
Berbagi dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa alat dan platform, seperti email, aplikasi kolaborasi online, atau sistem manajemen dokumen proyek.
Dalam berbagi dokumen, penting untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan yang terlibat, sehingga dapat mempercepat proses pembuatan keputusan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.
Sejalan dengan itu, digitalisasi dokumen perusahaan menghasilkan pembagian yang lebih mudah dan aman dengan pemangku kepentingan eksternal (kontraktor utama, sub kontraktor, agen, dll..).
