Mengenal Robotic Process Automation, Tren, dan Manfaatnya

Di dunia yang semakin terhubung secara digital, teknologi Robotic Process Automation (RPA) telah muncul sebagai solusi inovatif yang menarik perhatian banyak perusahaan.

RPA memungkinkan otomasi dari berbagai tugas dan proses bisnis menggunakan robot perangkat lunak atau “bot”.

Dalam hal ini, berarti bahwa tugas-tugas yang dulunya memerlukan intervensi manusia dapat diotomatiskan. Memungkinkan perusahaan untuk menghemat waktu, sumber daya, dan biaya, termasuk mengurangi biaya tidak terlihat di proses Account Payable yang sering terjadi akibat human error atau keterlambatan input data.

Dengan RPA, perusahaan dapat mengotomatiskan pekerjaan yang repetitif dan monoton, seperti pengolahan data, entri data manual pada proses AP, atau tugas administratif lainnya.

Tentu saja, hal tersebut memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang memerlukan pemikiran kreatif dan strategis, sementara RPA mengambil alih pekerjaan yang bersifat rutin.

Definisi Robotic Process Automation Yang Mengubah Cara Bisnis Beroperasi

Robotic Process Automation adalah teknologi yang memudahkan pembuatan, penerapan, dan pengelolaan robot untuk otomatisasi proses bisnis yang dilakukan oleh manusia. Selain mendukung efisiensi operasional, RPA untuk konektivitas lintas sistem juga memungkinkan integrasi yang lebih mulus antar aplikasi atau platform yang sebelumnya berjalan secara terpisah.

Dengan RPA, peran manusia terhadap pekerjaan manual yang bersifat repetitif dapat dikurangi, sehingga memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas strategis yang membutuhkan kreativitas.

Selain itu, implementasi Robotic Process Automation juga membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dalam hal ini, organisasi dapat mempercepat proses yang rutin dan memakan waktu, mengurangi error yang terjadi dalam proses tersebut dan mengurangi waktu yang dihabiskan dalam proses bisnis yang memakan waktu serta meningkatkan akurasi.

RPA juga memiliki manfaat lain, seperti kemampuan untuk memberikan waktu yang lebih banyak pada karyawan untuk melakukan tugas yang lebih penting dan meningkatkan produktivitas di seluruh bidang-bidang.

Bayangkan sebuah “robot” virtual yang bekerja di komputer Anda, meniru tindakan manusia dalam berinteraksi dengan aplikasi dan sistem digital. Robot ini bukanlah robot fisik, melainkan program komputer yang dirancang untuk melakukan tugas-tugas seperti:

• Membuka aplikasi
• Masuk ke sistem
• Menyalin dan menempel data
• Mengisi formulir
• Mengekstrak informasi
• Mengirim email

Semua ini dilakukan dengan cepat, akurat, dan tanpa henti, 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Fokusnya adalah pada tugas-tugas administratif yang membosankan dan memakan waktu.

Sebagai contoh penerapan, bayangkan sebuah tim keuangan yang setiap hari harus mengunduh laporan dari berbagai sistem, menyatukan data, dan kemudian mengunggahnya ke sistem akuntansi. Tugas ini repetitif, rentan kesalahan manusia, dan memakan waktu berjam-jam. Dengan RPA, sebuah bot bisa diprogram untuk melakukan seluruh rangkaian tugas tersebut dalam hitungan menit, membebaskan karyawan untuk fokus pada analisis dan tugas strategis lainnya.

Tren Robotic Process Automation, Alasan Perusahaan Beralih ke Otomasi

Perusahaan mulai menyadari bahwa otomatisasi bukan sekadar pilihan, melainkan kebutuhan strategis. Salah satu manfaat utamanya yaitu pengelolaan dokumen digital dengan bantuan RPA, yang memungkinkan proses administrasi berjalan lebih cepat dan akurat. Selain itu, RPA mampu mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan.

Lebih lanjut, alasan utama perusahaan beralih ke otomasi adalah untuk mengurangi human error, terutama dalam tugas-tugas repetitif. Tak hanya itu, RPA juga membantu mengatasi beban kerja monoton dan berulang yang sering membebani tim operasional.

Dengan RPA, perusahaan dapat mempercepat proses bisnis dan mengurangi keterlambatan yang berdampak pada kepuasan pelanggan. Dengan manfaat-manfaat ini, tak heran jika RPA menjadi teknologi yang kian diminati dalam mendukung transformasi digital perusahaan.

1. Mengurangi Human Error

Manusia rentan terhadap kesalahan, apalagi saat berhadapan dengan tugas yang repetitif dan membosankan. Satu kesalahan kecil dalam entri data atau perhitungan bisa berujung pada kerugian besar. Robot RPA, di sisi lain, menjalankan instruksi dengan presisi 100%, menghilangkan risiko kesalahan manusia dan memastikan akurasi data.

2. Mengatasi Beban Kerja Monoton dan Berulang

Banyak karyawan menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk melakukan tugas-tugas yang membosankan dan berulang, seperti entri data, rekonsiliasi, atau pembuatan laporan rutin. Ini tidak hanya menurunkan moral karyawan tetapi juga menghambat mereka untuk melakukan pekerjaan yang lebih strategis dan bernilai tinggi. RPA mengambil alih tugas-tugas ini, membebaskan karyawan untuk berinovasi dan berpikir kreatif.

3. Mempercepat Proses Bisnis dan Mengurangi Keterlambatan

Proses manual seringkali lambat dan terhambat oleh jam kerja manusia atau kendala geografis. RPA dapat bekerja tanpa henti, memproses volume data yang besar dalam waktu singkat. Hal ini secara signifikan mengurangi waktu siklus proses bisnis, mempercepat respons terhadap pelanggan, dan memungkinkan perusahaan untuk lebih gesit dalam menghadapi dinamika pasar.

Perbandingan Robotic Process Automation dan AI untuk Efisiensi Operasional

Robotic Process Automation dan Artificial Intelligence (AI) seringkali dianggap serupa karena keduanya berfokus pada otomatisasi. Namun, penting untuk memahami bahwa keduanya memiliki peran dan fungsi yang berbeda dalam konteks efisiensi operasional.

RPA dirancang untuk menangani tugas-tugas yang bersifat berulang dan berbasis aturan, sementara AI berperan dalam pengambilan keputusan yang kompleks berbasis data. Dalam konteks ini, integrasi RPA dengan pengenalan teknologi IDP (Intelligent Document Processing) menjadi solusi unggulan untuk mengotomatiskan pengolahan dokumen yang tidak terstruktur.

Selain itu, RPA bekerja dengan baik dalam lingkungan yang stabil dan terstruktur, sedangkan AI unggul dalam adaptasi terhadap data baru. Karena itu, kombinasi keduanya mampu memberikan nilai tambah signifikan bagi operasional perusahaan. Akhirnya, memahami perbandingan ini membantu bisnis memilih teknologi yang paling sesuai dengan kebutuhan otomasi mereka.

Robotic Process Automation:

• Aturan: Berbasis aturan dan proses yang terdefinisi dengan jelas.
• Interaksi: Meniru interaksi manusia dengan sistem digital (klik, ketik, salin-tempel).
• Belajar: Tidak belajar dari data atau pengalaman. Melakukan apa yang diprogramkan saja.
• Contoh: Mengisi formulir, memproses faktur standar, memindahkan file.

AI (Artificial Intelligence):

• Kognitif: Mampu meniru kecerdasan manusia seperti belajar, penalaran, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan.
• Data: Belajar dari data dan pola untuk membuat keputusan atau prediksi.
• Adaptasi: Mampu beradaptasi dan berkembang seiring waktu.
• Contoh: Pengenalan suara, pemrosesan bahasa alami (NLP), analisis sentimen, prediksi pasar.

Jadi, mana yang cocok untuk bisnis Anda? Tergantung pada kebutuhan. Jika Anda memiliki banyak tugas repetitif yang berbasis aturan dan bervolume tinggi, RPA adalah pilihan yang tepat. Jika Anda membutuhkan sistem yang dapat belajar dari data, membuat keputusan kompleks, atau memahami konteks yang tidak terstruktur, maka AI atau kombinasi keduanya mungkin lebih sesuai. Seringkali, RPA dan AI bekerja sama untuk mencapai otomatisasi yang lebih cerdas dan komprehensif (Intelligent Automation).

Pertumbuhan Robotic Process Automation di Indonesia dan Dampaknya bagi Industri

Tren RPA di Indonesia terus menunjukkan peningkatan yang signifikan dalam beberapa tahun terakhir. Berbagai sektor seperti perbankan, manufaktur, telekomunikasi, hingga layanan kesehatan mulai mengadopsi teknologi ini untuk mendorong efisiensi dan inovasi. Selain itu, berdasarkan data pertumbuhan adopsi RPA perusahaan besar, terlihat bahwa implementasi RPA telah menjadi strategi utama dalam mendukung transformasi digital.

Kebutuhan untuk mengurangi biaya operasional dan meningkatkan kualitas layanan menjadi faktor utama yang mendorong percepatan adopsi RPA. Tak hanya itu, dorongan dari pemerintah untuk mempercepat digitalisasi di sektor publik dan swasta turut memperkuat ekosistem RPA di Indonesia.

RPA tidak hanya akan digunakan sebagai alat otomatisasi, tetapi juga sebagai pendorong inovasi bisnis. Dengan demikian, perusahaan dapat merancang ulang proses mereka agar lebih fleksibel dan kompetitif dalam menghadapi tantangan industri masa depan.

1. Perbankan

Bank ternama otomatiskan KYC (Know Your Customer) dan deteksi fraud, memangkas waktu verifikasi dari jam ke menit.

2. E-commerce

Startup logistik gunakan RPA untuk lacak 10.000+ pesanan/hari tanpa human error.

3. Manufaktur

Pabrik otomotif integrasikan RPA dengan IoT untuk real-time inventory, kurangi stockout hingga 70%.

Pemerintah juga mulai adopsi RPA untuk layanan publik – Kemenkeu melaporkan efisiensi anggaran Rp 1,2 triliun pada 2024 berkat otomasi.

10 Tugas Repetitif yang Bisa Diotomatisasi dengan RPA

Dalam era otomatisasi, banyak perusahaan mulai memanfaatkan teknologi Robotic Process Automation untuk menangani tugas-tugas yang berulang dan membosankan. Teknologi ini memungkinkan Digital Worker atau robot perangkat lunak bekerja secara otomatis menjalankan proses-proses rutin yang sebelumnya dilakukan manusia.

Ini dia daftar pekerjaan “robot-friendly” yang bisa Anda liberasikan hari juga:

1. Ekstraksi data dari email/form

Robot bisa membaca email pelanggan, ekstrak info penting (nama, order ID), dan input ke CRM secara otomatis.

2. Rekonsiliasi laporan keuangan

Bandinkan 1000+ baris data antar sistem dalam hitungan detik. Perusahaan retail laporkan akurasi 99,9% setelah implementasi.

3. Onboarding karyawan (isi data sistem)

Dari input data ke HRIS, buat akun email, sampai setup payroll – semua berjalan otomatis saat kontrak ditandatangani.

4. Pemrosesan pesanan pelanggan

RPA terima order dari marketplace, update inventori, kirim notifikasi ke gudang, dan generate invoice tanpa sentuhan manusia.

5. Generate laporan rutin

Laporan harian/mingguan/bulanan yang biasanya makan jam kerja bisa jadi otomatis dengan single click.

6. Verifikasi data pelanggan

Cek kelengkapan dokumen, validasi alamat email/nomor HP, dan lacak ketidaksesuaian data secara real-time.

7. Pemutakhiran database

Sinkronkan data pelanggan, produk, atau supplier di 5+ sistem berbeda dalam satu eksekusi.

8. Pengiriman notifikasi otomatis

Kirim reminder pembayaran, konfirmasi pengiriman, atau survey kepuasan via email/WhatsApp terjadwal.

9. Monitoring compliance

Lacak kedaluwarsa sertifikat, lisensi, atau perjanjian dengan alert otomatis 30 hari sebelumnya.

10. Backup data berkala

Amankan data kritis dari server, cloud, atau aplikasi sesuai jadwal tanpa risiko lupa.

Kesimpulan

RPA bukan sekadar tren – tapi solusi konkret mengatasi inefisiensi operasional. Mulailah dengan otomasi 1-2 tugas repetitif di tim Anda, dan saksikan transformasi produktivitasnya!