Tren Otomatisasi AP Yang Mempercepat Pembayaran Vendor
Otomasi sedang diperkenalkan ke dalam fungsi Account Payable (AP). Ini berarti proses otomatisasi mulai diterapkan pada aktivitas-aktivitas yang terkait dengan pengelolaan pembayaran hutang perusahaan.
Sebuah fungsi yang masih banyak dilakukan secara manual di banyak perusahaan. Dalam hal ini, menunjukkan bahwa meskipun beberapa perusahaan sudah menggunakan teknologi, banyak yang masih mengelola AP secara manual.
Teknologi baru, seperti kecerdasan buatan (AI), memungkinkan otomatisasi pemrosesan Invoice dan aktivitas inti AP lainnya.
Ini berarti teknologi AI dan inovasi lainnya digunakan untuk mengotomatiskan proses-proses penting dalam pengelolaan AP.
Tentunya, teknologi membantu departemen AP mengurangi jumlah pekerjaan manual yang berulang dan menghemat waktu serta uang perusahaan.
Ini menunjukkan bahwa dengan menggunakan teknologi baru seperti OCR AI, departemen AP dapat menjadi lebih efisien, mengurangi pekerjaan yang tidak perlu, dan akhirnya menghemat sumber daya perusahaan.
Sejalan dengan itu, departemen AP sedang memperketat proses mereka dan menggunakan teknologi AP Automation yang lebih canggih tidak hanya untuk melakukan pembayaran, tetapi juga untuk melindungi perusahaan dari penipuan faktur.
Secara signifikan, 3 tren berikut mengindikasikan bahwa ada beberapa perkembangan dalam praktik dan teknologi yang digunakan oleh departemen AP untuk meningkatkan cara mereka mengelola pembayaran vendor.
1. Beralih dari AP Manual ke Cara yang Lebih Modern dan Otomatis
Di masa lalu, departemen AP (Accounts Payable) sebagian besar berbasis kertas, dengan faktur dari vendor datang melalui pos dan pembayaran dilakukan melalui cek cetak.
Proses manual ini tidak hanya melibatkan banyak dokumen, tetapi juga memerlukan tindakan fisik untuk komunikasi terkait pembayaran.
Selama periode ini, departemen AP harus melacak faktur, memvalidasi, dan menjadwalkan pembayaran secara manual.
Untuk memvalidasi faktur, departemen harus mencocokkannya dengan pesanan pembelian.
Proses yang membosankan ini memerlukan banyak waktu dan usaha, membuat alur kerja menjadi lambat.
Selain itu, melacak jejak dokumen faktur dan pembayaran merupakan tugas yang menakutkan. Juga sulit untuk menentukan departemen atau karyawan yang bertanggung jawab jika terjadi masalah atau ketidaksesuaian dalam proses.
Karena itu, departemen sering kehilangan diskon pembayaran awal atau dikenakan biaya keterlambatan pembayaran.
Komunikasi fisik mengenai pembayaran juga merupakan tugas yang melibatkan banyak pekerjaan manual.
Jika ada ketidaksesuaian dalam faktur, departemen harus mengirim surat fisik atau menelepon untuk mengatasi masalah tersebut.
Komunikasi ini harus terjadi di dalam departemen AP atau dengan vendor, membuatnya sangat penting untuk memiliki catatan percakapan yang tepat untuk referensi di masa depan.
Dengan kemajuan teknologi, proses manual yang terlibat dalam Account Payable hampir menjadi usang.
Bisnis sekarang memiliki akses ke Account Payable Automation Software yang mengotomatiskan sebagian besar alur kerja departemen AP.
Solusi otomatis dapat menangani validasi faktur, pencetakan cek, dan penjadwalan pembayaran, membuat seluruh proses menjadi lebih lancar.
2. Remote Work Meningkatkan Kebutuhan AP Otomatis
Kerja jarak jauh (remote work) telah membawa kebutuhan yang meningkat untuk mengotomatisasi Accounts Payable guna meningkatkan efisiensi, terutama dalam lingkungan kerja yang terdistribusi.
Seiring semakin banyaknya bisnis yang mengadopsi kebijakan kerja jarak jauh, proses tradisional validasi faktur manual dan penjadwalan pembayaran, yang sering melibatkan banyak dokumen, terbukti kurang ideal.
Dengan karyawan dan departemen yang bekerja dari lokasi terpisah menjadi lebih menantang untuk melacak faktur dan pembayaran, yang menyebabkan keterlambatan dan kesalahan dalam proses tersebut.
AP Automation Software telah menjadi solusi untuk mengatasi masalah ini. Dalam hal ini, penggunaan perangkat lunak memungkinkan bisnis memproses faktur dalam lingkungan berbasis Cloud tanpa kertas.
Ini menciptakan lokasi terpusat dimana karyawan dapat mengakses dan meninjau faktur, serta menangani pemrosesan pembayaran.
Selain itu, solusi Account Payable otomatis memantau pemrosesan faktur dan riwayat pembayaran melalui dasbor, analitik, dan alat otomatis lainnya.
Ini memungkinkan pelacakan informasi historis yang mudah terkait faktur atau vendor tertentu, seperti persetujuan faktur, status pembayaran, dan garis waktu pembayaran.
Dengan otomatisasi AP, bisnis juga dapat menyediakan alat komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik untuk karyawan jarak jauh.
Alat komunikasi elektronik menyediakan infrastruktur yang diperlukan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi mengenai status faktur dan pembayaran.
Dengan ini, seluruh tim dapat tetap pada halaman yang sama, dan tetap diperbarui tentang status pembayaran tagihan, sehingga masalah dapat diselesaikan lebih cepat dan pada akhirnya, pembayaran diterima lebih cepat.
Selain itu, otomatisasi Account Payable meningkatkan manajemen arus kas yang dapat merugikan operasi bisnis.
Memiliki proses AP yang terkelola dengan baik juga meningkatkan kemampuan untuk menganggarkan dan membuat proyeksi keuangan yang akurat.
Dengan otomatisasi proses rutin, staf juga dapat fokus pada aktivitas yang lebih bernilai tambah, seperti menangkap diskon pembayaran awal dan meninjau pengeluaran untuk peluang penghematan biaya.
3. Sistem ERP dan AP Digabungkan
Ketika sistem Accounts Payable tidak terintegrasi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) di sebuah perusahaan, data mungkin perlu dimasukkan dua kali.
Dalam hal ini, berarti informasi harus dimasukkan secara manual ke kedua sistem, yang dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan dan potensi kesalahan.
Untungnya, mengintegrasikan sistem ERP dengan perangkat lunak akuntansi sekarang menjadi praktik terbaik untuk mengotomatisasi dan mengurangi kehilangan dokumen pada proses AP.
Salah satu manfaat utama dari mengintegrasikan sistem ERP dengan AP yaitu menciptakan satu sumber di mana semua informasi keuangan tersedia dan dapat diakses oleh individu yang berwenang.
Ini menyederhanakan banyak hal dan menghilangkan kebutuhan untuk menduplikasi dokumen atau entri data keuangan.
Selain mengurangi risiko kesalahan, integrasi sistem memungkinkan pembuatan laporan yang disesuaikan dan visualisasi data, yang mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
Dengan kemampuan untuk mengotomatisasi fungsi Account Payable, perusahaan dapat melacak pembayaran dan anggaran, serta memiliki kontrol yang lebih baik atas pengeluaran perusahaan.
Integrasi sistem ERP dengan perangkat lunak yang mengelola Account Payable juga memungkinkan otomatisasi kantor dalam banyak proses bisnis, seperti pencocokan dokumen antara pesanan pembelian dan faktur secara otomatis.
Ini lebih meningkatkan efisiensi dengan mengurangi ruang lingkup intervensi manual dan beban kerja, sehingga menghemat waktu dan uang.
Selain itu, integrasi ERP dengan perangkat lunak AP menyederhanakan komunikasi antar departemen dan meningkatkan visibilitas dan transparansi informasi keuangan secara keseluruhan.
Tentu saja, ini mendukung kolaborasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam organisasi, serta mengurangi gesekan dan keterlambatan dalam persetujuan dan pembayaran faktur.
Secara keseluruhan, sangat disarankan bagi bisnis untuk mengintegrasikan sistem ERP dengan perangkat lunak AP untuk mengotomatisasi proses AP mereka, karena hal ini dapat mengurangi potensi kesalahan dan duplikasi serta meningkatkan efisiensi.
Mengintegrasikan sistem-sistem ini membantu mengoptimalkan proses alur kerja, meningkatkan komunikasi, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih cerdas.
Ini menciptakan ekosistem keuangan yang efisien dan kokoh dalam organisasi untuk pertumbuhan dan kesuksesan di masa depan.