Perangkat Lunak Sistem Manajemen Dokumen untuk Akuntan
Akuntansi merupakan salah satu bidang bisnis yang sangat bergantung pada dokumentasi yang bersifat akurat dan sistematis.
Dalam hal ini, bisnis akuntansi melibatkan berbagai proses yang berkaitan dengan pencatatan, pengolahan, dan pelaporan informasi mengenai keuangan perusahaan.
Ringkasnya, setiap transaksi keuangan didokumentasikan dalam berbagai bentuk seperti invoice, kwitansi, bukti transfer, buku besar, hingga laporan keuangan.
Dokumentasi setiap transaksi keuangan sangat penting dalam bisnis akuntansi, karena merupakan dasar dalam menyusun laporan keuangan perusahaan.
Pada waktu yang sama, laporan ini digunakan sebagai alat pengukur performa bisnis dalam periode tertentu, sehingga membantu investor atau pemilik bisnis dalam membuat keputusan strategis.
Dokumentasi transaksi keuangan tidak hanya membantu penyusunan laporan keuangan tetapi juga dapat digunakan sebagai alat pelacakan dan audit untuk mendeteksi terjadinya fraud (kecurangan).
Dengan nyata, dokumentasi dalam bidang akuntansi menuntut perusahaan mencari solusi yang efektif untuk mengoptimalkan proses tersebut.
Oleh karena itu, penggunaan Document Management System (DMS) menjadi solusi yang efektif dalam mengelola dokumen keuangan.
Khususnya, DMS memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan semua dokumen keuangan dalam platform yang terpusat.
Mengapa Akuntan Membutuhkan DMS Yang Dapat Diandalkan?
Document Management System yang berkualitas untuk akuntansi harus dapat memberikan kemudahan dalam mengelola dokumen keuangan perusahaan.
Salah satu fitur penting dalam sistem manajemen dokumen yaitu kemampuan untuk melakukan pencarian dokumen yang cepat dan akurat.
Dalam hal ini, keberadaan OCR AI menjadi penting dalam meningkatkan kualitas sistem manajemen dokumen Akuntansi.
Fitur pencarian yang didukung oleh OCR AI memungkinkan sistem manajemen dokumen untuk memproses dokumen dengan mesin pembaca karakters.
OCR AI pada sistem manajemen dokumen bukan hanya merupakan fitur pencarian dokumen, tetapi juga membantu dalam mempercepat akses ke dokumen keuangan.
Sejalan dengan itu, dokumen keuangan merupakan informasi yang sangat sensitif bagi bisnis, sehingga perlindungan data menjadi suatu hal yang sangat penting.
DMS harus dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih, seperti akses yang terbatas, kontrol “who access the documents” dan metode enkripsi data sehingga data yang terdokumentasi dalam DMS dijamin keamanannya.
Secara umum, penggunaan DMS dalam bidang akuntansi harus mudah dan dapat diakses oleh seluruh staf dengan mudah.
DMS harus dapat digunakan oleh pengguna tanpa memerlukan waktu yang lama untuk pelatihan.
Selain itu, DMS juga harus dapat terintegrasi dengan perangkat lunak yang telah digunakan oleh perusahaan seperti sistem akuntansi, ERP seperti Xero, Pandle, QuickBooks, Zoho Books, dan lain-lain.
DMS Software Yang Aman Untuk Akuntan
Document Management System merupakan solusi perangkat lunak yang secara efektif mengelola, memantau, dan memelihara dokumen digital dan fisik dalam perusahaan.
DMS memiliki waktu aktif sebesar 99,97%, artinya, DMS dapat diakses oleh pengguna hampir sepanjang waktu selama 1 tahun (365 hari) dengan hanya memiliki waktu non-aktif sebesar 0,03%.
Hal ini menunjukkan bahwa DMS sangat handal dan tentunya akan sangat membantu akuntan dalam pekerjaan sehari-hari.
Pada situasi ini, penggunaan solusi cloud untuk DMS yaitu keamanan data. DMS yang dirancang untuk solusi cloud menyimpan data di pusat data terkelola yang sangat aman.
Tentu saja, pusat data menerapkan keamanan fisik dan teknologi informasi yang ketat dengan firewall, sandi, enkripsi, dan tindakan pengamanan lainnya untuk melindungi data dari pencurian, kehilangan atau bahkan bencana alam.
Hal ini sangat penting karena data digital penting dan berharga dari perusahaan atau organisasi harus dilindungi dengan cara terbaik.
Selain itu, DMS dapat membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien dan produktif.
DMS memungkinkan pengguna untuk mengatur dan mengakses dokumen digital atau fisik dari satu tempat, bahkan ketika pengguna tidak berada di kantor.
Akses cepat dan mudah ke dokumen tugas dan perencanaan membuat proses lebih efisien dan bahkan dapat menyelamatkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan lain yang memerlukan prioritas lebih tinggi.
