Mengenal Digitalisasi Dokumen Serta 6 Manfaatnya

Seiring perkembangan teknologi yang pesat, semakin banyak bisnis yang mengadopsi sistem digital untuk mengelola informasi mereka.

Digitalisasi dokumen menjadi salah satu langkah penting dalam transformasi ini. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengapa digitalisasi dokumen sangat penting dan bagaimana proses ini dapat membawa manfaat besar bagi perusahaan Anda.

Seperti yang sudah dijelaskan, banyak bisnis masih bergantung pada dokumen fisik yang sulit diakses, rawan hilang, dan memakan banyak ruang penyimpanan.

Dalam dunia yang serba cepat, tantangan ini dapat menghambat efisiensi operasional. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan harus mencari dokumen penting di tumpukan kertas, waktu yang terbuang bisa sangat signifikan.

Selain itu, risiko kerusakan atau kehilangan dokumen fisik dapat menyebabkan masalah hukum yang serius. Oleh karena itu, mencari solusi untuk masalah ini menjadi sangat krusial.

Bayangkan jika perusahaan Anda kehilangan dokumen penting yang berkaitan dengan kontrak dengan klien atau perjanjian kerjasama.

Kerugian finansial dan reputasi yang bisa ditimbulkan adalah sesuatu yang tidak bisa dianggap sepele.

Ditambah lagi, proses manual dalam pengelolaan dokumen sering kali membuat karyawan merasa frustasi dan tidak produktif.

Di sinilah pentingnya untuk beralih ke sistem digital yang lebih efisien. Dengan digitalisasi dokumen, Anda dapat menghindari segala kerumitan ini dan meningkatkan produktivitas tim Anda.

Apa Itu Digitalisasi Dokumen?

Digitalisasi dokumen adalah proses mengonversi data fisik menjadi format virtual. Ini berarti bahwa semua dokumen yang sebelumnya ada dalam bentuk kertas—seperti kontrak, laporan, dan catatan—dapat diubah menjadi format digital yang mudah diakses.

Proses ini dapat dilakukan secara manual, di mana dokumen dipindai dan disimpan satu per satu, atau dengan menggunakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengotomatiskan proses tersebut.

Dengan adanya digitalisasi, bisnis dari berbagai sektor—mulai dari firma hukum hingga toko kelontong—dapat melacak dokumen mereka dengan cara yang lebih jelas, aman, dan kolaboratif.

Misalnya, firma hukum dapat dengan mudah menemukan dokumen kasus yang relevan, sementara toko kelontong dapat mengelola inventaris mereka dengan lebih efisien. Melalui digitalisasi, informasi menjadi lebih terorganisir dan mudah diakses.

Bayangkan jika semua dokumen penting perusahaan Anda bisa diakses dalam hitungan detik, tanpa harus menggali tumpukan kertas yang berantakan.

Selain itu, dengan menggunakan teknologi Document Management System, Anda dapat memastikan bahwa setiap dokumen terjaga keamanannya dan hanya dapat diakses oleh orang-orang yang berwenang. Sistem ini tidak hanya memudahkan pencarian dokumen, tetapi juga meningkatkan kolaborasi di dalam tim.

Lebih dari itu, digitalisasi dokumen dapat membantu Anda mengurangi biaya operasional. Dengan mengurangi penggunaan kertas, perusahaan Anda dapat menghemat biaya pencetakan dan penyimpanan.

Mengapa menghabiskan banyak waktu dan uang untuk mengelola dokumen fisik ketika Anda dapat memiliki semua informasi yang Anda butuhkan di ujung jari Anda?

Jika Anda tertarik untuk memulai proses digitalisasi dokumen, langkah pertama yang harus dilakukan yaitu memilih penyedia OCR yang tepat untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital.

Cari perangkat lunak OCR yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda, dan pastikan untuk melibatkan tim dalam proses transisi agar semuanya berjalan lancar.

Setelah Anda memilih sistem yang tepat, Anda dapat mulai mengkonversi dokumen fisik menjadi format digital.

Pastikan untuk melibatkan semua anggota tim dalam pelatihan mengenai penggunaan sistem manajemen dokumen.

Dengan demikian, mereka dapat memanfaatkan semua fitur yang ditawarkan dan meningkatkan efisiensi kerja.

Manfaat Digitalisasi Dokumen untuk Bisnis

Digitalisasi tidak hanya mengubah cara dokumen dibuat dan disimpan, tetapi juga memengaruhi bagaimana dokumen tersebut diakses dan digunakan.

Dengan beralih ke dokumentasi digital, Anda akan menemukan bahwa proses bisnis menjadi lebih efisien.

Misalnya, menggunakan software sistem manajemen dokumen untuk akuntan memungkinkan tim Anda untuk menyimpan, mengelola, dan menemukan informasi dengan cepat, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pencarian dokumen.

Berikut adalah 6 cara di mana dokumentasi digital dapat memberikan manfaat bagi bisnis:

1. Aksesibilitas di Seluruh Organisasi

Dalam sistem dokumentasi analog, file penting sering kali terjebak di dalam lemari arsip di bawah meja atau di fasilitas penyimpanan besar yang sulit diakses.

Meskipun dapat diakses, sistem ini sering kali terorganisir secara sembarangan. Namun, dengan digitalisasi dokumen, semua masalah ini lenyap.

Dokumen dapat dipindai dan diimpor ke dalam database terpusat yang dapat diatur dengan cara yang jelas dan intuitif, sehingga memudahkan akses dari mana saja di dunia.

Dengan perangkat lunak dokumentasi yang tepat, tim dapat dengan mudah mencari dokumen atau istilah yang mereka butuhkan tanpa harus menyortir tumpukan kertas di lokasi pusat.

2. Menghemat Biaya

Proses pembuatan, notarisasi, pengarsipan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen kertas membutuhkan banyak energi, waktu, dan tenaga kerja. Semua ini dapat menghabiskan banyak uang.

Meskipun digitalisasi dokumen organisasi Anda mungkin memerlukan investasi awal, pada akhirnya Anda akan menghemat biaya untuk pencetakan, pengeluaran kertas, biaya penyimpanan, serta biaya administrasi dan keamanan.

Digitalisasi data lebih efisien dan terstruktur, sehingga dapat menghemat uang dalam jangka panjang.

3. Meningkatkan Keamanan

Kemungkinan besar, banyak data yang disimpan oleh organisasi Anda bersifat sensitif. Anda tidak dapat mengizinkan dokumen jatuh ke tangan yang salah.

Sayangnya, dokumentasi kertas membuka organisasi terhadap berbagai bentuk pelanggaran data. Jika perusahaan hanya mengandalkan salinan kertas untuk menjalankan bisnis, setiap pelanggaran data bisa menjadi bencana.

Untungnya, digitalisasi dokumen memungkinkan organisasi Anda untuk mengonsolidasikan data di satu lokasi digital yang aman.

4. Melindungi dari Kerusakan atau Kehilangan Data

Dokumentasi kertas rentan terhadap berbagai jenis kerusakan. Dokumen lama bisa memudar, robek, atau bahkan hancur. Tulisan bisa menjadi tidak terbaca.

File kertas selalu berisiko hilang atau rusak karena kelalaian atau bencana seperti kebakaran atau banjir.

Sebagian besar perusahaan SaaS yang mengkhususkan diri dalam digitalisasi dokumen memanfaatkan sistem berbasis cloud yang memiliki backup berkala, memastikan bahwa dokumen Anda diarsipkan, diperbarui, dilindungi kata sandi, dan disimpan di lokasi yang aman.

5. Mendorong Kolaborasi

Dengan dokumen yang terpusat di lokasi digital yang dapat dicari secara online, lebih dari satu orang dapat menemukan, menggunakan, dan memodifikasi dokumen secara bersamaan.

Alih-alih teronggok di fasilitas penyimpanan atau lemari arsip, dokumen mendapatkan kehidupan baru.

Tim yang berada di lokasi berbeda dan lintas departemen dapat memanfaatkan data yang disediakan dalam pekerjaan mereka saat ini.

Hal ini mendorong orang-orang di seluruh organisasi untuk mengakses dokumen yang mereka butuhkan lebih sering dan berbagi serta berkolaborasi pada dokumen tersebut sesuai kebutuhan.

6. Integrasi yang Mulus dengan Sistem Organisasi Lain

Digitalisasi dokumen hanyalah langkah awal menuju menciptakan proses yang dapat mengubah cara Anda menyimpan, mengakses, dan memanfaatkan kekuatan data di organisasi Anda.

Setelah mendigitalisasi dokumen Anda, Anda dapat membuat sistem untuk mengintegrasikan dokumen ke dalam database yang mudah diatur dan dicari.

Integrasikan database tersebut dengan perangkat lunak lain yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis, dan Anda akan memiliki semua data di ujung jari Anda.

Cara Mengelola Dokumen yang Sudah Didigitalisasi

Setelah Anda berhasil mendigitalisasi dokumen di tempat kerja, langkah selanjutnya adalah memiliki sistem untuk mengelola dokumen tersebut.

Hal ini bertujuan untuk memastikan Anda dapat mengatur, mengakses, memodifikasi, dan menyimpan data dengan cara yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Berikut adalah 5 hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda membuat sistem manajemen dokumen untuk mengorganisir dokumen yang telah didigitalisasi.

1. Pilih Mitra yang Tepat

Jika Anda memiliki tumpukan dokumen yang ingin didigitalisasi atau memperkirakan akan ada aliran dokumen yang reguler untuk ditambahkan ke sistem digital, mungkin lebih mudah untuk mengontrak layanan ini daripada melakukannya secara internal.

Namun, mempercayakan data selama bertahun-tahun kepada orang lain bukanlah hal yang sepele. Oleh karena itu, pastikan Anda menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan ini. Sebelum bekerja sama dengan mitra, lakukan pemeriksaan untuk memastikan mereka menawarkan solusi yang sesuai untuk bisnis Anda.

Misalnya, jika Anda adalah organisasi manajemen kekayaan, Anda mungkin memiliki kebutuhan khusus terkait privasi klien. Atau mungkin Anda adalah firma hukum yang memerlukan orang yang dapat menangani materi sensitif dengan hati-hati.

Pastikan mitra Anda memiliki pengalaman, mampu menjelaskan bagaimana layanan mereka sesuai dengan kebutuhan Anda, dan bersikap kreatif dalam mengatasi tantangan.

2. Temukan Solusi Cloud yang Tepat

Selain solusi yang disesuaikan untuk kebutuhan digitalisasi, Anda juga memerlukan solusi yang serupa untuk mengelola dokumen yang telah didigitalisasi. Banyak perusahaan menawarkan sistem manajemen berbasis cloud.

Oleh karena itu, penting untuk menentukan kebutuhan data yang paling penting bagi organisasi Anda.

Apakah Anda lebih menghargai sistem intuitif yang mudah dipahami oleh karyawan? Fungsi pencarian yang kuat untuk memastikan kemudahan dalam mengambil data? Atau antarmuka kolaboratif? Siapkan daftar keinginan dan pastikan semua kebutuhan Anda terpenuhi.

3. Otomasi Sistem Manajemen Dokumen Anda

Meskipun data sudah didigitalisasi, data tersebut tetap dapat terisolasi dan menjadi tidak berguna tanpa input dan pengindeksan yang tepat.

Oleh karena itu, berinvestasi dalam perangkat lunak otomatisasi yang menyinkronkan, mengindeks, dan mengintegrasikan data saat masuk ke dalam sistem sangatlah penting.

Hal ini menjaga agar semuanya tetap terkini dan terhubung tanpa memerlukan tenaga kerja yang tidak perlu.

4. Amankan Penyimpanan File Anda

Digitalisasi sangat penting untuk penggunaan harian file dan data, tetapi mempertahankan salinan kertas dari dokumen tertentu tetap penting dalam beberapa keadaan.

Untuk menjaga agar dokumen kertas ini tetap aman, investasikan dalam opsi penyimpanan di lokasi yang berbeda dari tempat kerja utama Anda, dan pastikan fasilitas ini aman, terkontrol suhu, dan tahan api.

Ini menciptakan perlindungan ganda jika terjadi pelanggaran data atau masalah dengan file digital Anda.

5. Manfaatkan Platform Notarisasi Online

Untuk mengubah dokumen yang telah didigitalisasi menjadi pengalaman digital yang menyeluruh, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak notarisasi yang memungkinkan notarisasi secara online.

Hal ini memungkinkan pelanggan Anda untuk menjalani seluruh pengalaman transaksi — mulai dari membeli mobil hingga mengatur kotak pos virtual — dalam satu perjalanan online yang mulus.